1. Stwierdzono brak udokumentowania przeprowadzenia na dzień 31 grudnia 2018 roku inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych w postaci protokołu z przeprowadzonej weryfikacji danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi, podpisanego przez upoważnionych pracowników Urzędu. Według ewidencji księgowej konta 020 – wartości niematerialne i prawne, na dzień 31 grudnia 2018 roku saldo Wn konta wyrażało wartość 81.112,53 zł. Zaniechanie to stanowiło naruszenie art. 27 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
2. Stwierdzono brak przeprowadzenia na dzień 31 grudnia 2018 roku inwentaryzacji, metodą potwierdzenia sald: środków pieniężnych na rachunkach bankowych, należności, zobowiązań oraz powierzonych innym jednostkom własnych składników majątkowych. Metoda ta polega na uzyskaniu pisemnej informacji o stanie ww. składników w księgach rachunkowych kontrahentów jednostki oraz ustaleniu i wyjaśnieniu różnic. Stan rozrachunków z odbiorcami oraz wszelkich innych należności i zobowiązań uzgadnia się przez wysłanie zawiadomienia o wysokości salda i wykazu pozycji składającej się na to saldo i uzyskanie potwierdzenia. Kontrolującym przedstawiono potwierdzenie sald środków finansowych na rachunku bankowym z datą wpływu do Urzędu Gminy 16 stycznia 2019 roku. Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – środki trwałe do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2 ustawy, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z powyższego wynika zatem, że w przypadku braku możliwości uzgodnienia sald kont bilansowych z przyczyn niezależnych od jednostki kontrolowanej, ich inwentaryzację należało przeprowadzić drogą weryfikacji danych, czyli poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
3. Na podstawie arkuszy spisu z natury, w których ujęto środki trwałe objęte ewidencją konta 011 stwierdzono, że spisem z natury objęto wszystkie środki trwałe, w tym grunty oraz środki trwałe trudno dostępne oglądowi, a mianowicie takie jak: sieci wodociągowe, kanalizacyjne, pompy głębinowe, pompy zatapialne. Wskazuje to, że inwentaryzację ww. środków trwałych przeprowadzono niezgodnie z metodą wskazaną w art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy, który stanowi, że inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
4. Stwierdzono, że arkusze spisu z natury z inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2018 roku stanowiły wydruki komputerowe zawierające wszystkie dane spisywanych składników majątkowych, a mianowicie takie jak: symbol – nr inwentarzowy, nazwę przedmiotu spisywanego, ilość, cenę jednostkową, wartość oraz wartość ogółem wszystkich ujętych w danym arkuszu składników majątkowych. W odniesieniu do powyższego wskazać należy, iż sformułowanie arkusz spisu z natury wskazuje jednoznacznie, że poszczególne pozycje ujęte w arkuszu spisu z natury powinny być wypełniane przez zespoły spisowe bezpośrednio w czasie dokonywania czynności inwentaryzacyjnych (spisowych). Należy zauważyć również, że inwentaryzacja służy do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, rozliczenia ewentualnych różnic, ochrony majątku jednostki oraz rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek a także dokonania oceny realności posiadanych aktywów i źródeł ich finansowania. Sposób udokumentowania spisu z natury na dzień 31 grudnia 2018 roku nasuwa wątpliwości co do rzetelności ustalenia rzeczywistego stanu majątku Gminy Radomsko.
