Urząd Gminy nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego – zakupione materiały odnoszone w koszty działalności, co odpowiada metodzie ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych przewidzianej w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Przy wyborze metody odpisywania materiałów w koszty w momencie zakupu należy dokonać wyceny stwierdzonego drogą inwentaryzacji zapasu tych składników na dzień bilansowy i ujęcia jego wartości w księgach z jednoczesną korektą kosztów. Nie stwierdzono wykonania tych obowiązków. Z art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzację materiałów ujmowanych w ten sposób należy przeprowadzić drogą spisu z natury corocznie, na dzień 31 grudnia. Kontrola wykazała, że inwentaryzacji paliwa drogą spisu nie przeprowadzono ani na koniec 2021 r. ani na koniec 2020 r. W przepisach wewnętrznych Urzędu nie zapisano, że można odstąpić od inwentaryzacji tego składnika majątkowego (zapis taki należy uznać za dopuszczalny w okolicznościach uzasadniających powołanie się na zasadę istotności – art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Z wyjaśnienia w sprawie przyczyn nieprzeprowadzenia inwentaryzacji paliwa drogą spisu z natury wynika, że (…) została przeprowadzona wewnętrzna inwentaryzacja przez pracownika merytorycznego. Do wyjaśnienia zostało załączone zestawienie sporządzone przez pracownika zatytułowane „roczne rozl. paliwa 2021”, z którego wynika stan początkowy paliwa dla każdego z aut, ilość zakupionych litrów paliwa, zużycie według norm oraz stan końcowy paliwa w litrach wynoszący 526,36 l bez wskazania rodzaju paliwa. Nie zmienia to jednakże faktu, że nie zinwentaryzowano paliwa drogą spisu z natury i nie ujęto wartości zapasu na dzień bilansowy w księgach rachunkowych z jednoczesną korektą kosztów, jak tego wymagają przywołane wyżej przepisy ustawy o rachunkowości.
https://bip.bialystok.rio.gov.pl/kategorie/177-2022/artykuly/234-wystapienia-pokontrolne-2022
