W przypadku środka trwałego „Ulica Nowa w Sokolnikach (Zagórze)” przyjętego do użytkowania na podstawie dowodu OT nr 98/ŚT/2022 z dnia 30 grudnia 2022 na kwotę 356.036,66 zł, sporządzono protokół końcowego odbioru robót dla przedmiotowego zadania w dniu 28 października 2022 roku, jednak faktura za nadzór inwestorski została wystawiona dopiero z dniem 15 grudnia 2022 roku.
Ustawa o rachunkowości nie określa momentu przyjęcia środka trwałego do używania. W oparciu o definicję środka trwałego, wynikającą z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, powinno się tego dokonać wtedy, gdy środek trwały jest kompletny, zdatny do użytku i jednostka może rozpocząć jego użytkowanie na własne potrzeby.
W celu uznania składnika majątku za środek trwały należy wykazać, iż spełnia on jednocześnie ogólne warunki uznania za składnik aktywów, określone w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości oraz szczegółowe warunki wynikające z definicji środka trwałego, określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 tej ustawy. Ustalenia wymaga m.in. czy dany składnik aktywów w dniu przyjęcia jest kompletny i zdatny do użytkowania, a zarazem spełnia wymogi prawne lub specyficzne wymogi ustanowione przez jednostkę warunkujące dopuszczenie go do użytkowania, co potwierdzać powinny stosowne dokumenty.
Zdatność do użytkowania powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem odbioru, ewentualnie po przeprowadzeniu stosownych prób.
Odbiór drogi został dokonany w dniu 28 października 2022 roku, co świadczy o tym, że środek trwały jest zdatny do użytkowania i kompletny. Środki trwałe wprowadza się do ewidencji bilansowej w ich wartości początkowej. Wartością początkową nowo wybudowanego środka trwałego będzie koszt jego wytworzenia stosownie do art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości. Nakłady ponoszone na środek trwały przed przyjęciem tego środka do używania, składające się na jego wartość początkową, księguje się na koncie 080 – środki trwałe w budowie. Następnie, pod datą oddania środka trwałego do używania, wprowadza się go w wartości początkowej do ewidencji środków trwałych, poprzez przeksięgowanie wszystkich kosztów zgromadzonych na koncie 080, na konto 011 – środki trwałe. Dokumentem sporządzanym w celu wprowadzenia środka trwałego do używania jest dowód „OT – Przyjęcie środka trwałego”.
Jeżeli faktury dokumentujące koszty związane z budową środka trwałego wpłynęły do jednostki po przyjęciu tego środka trwałego do używania, to jego wartość początkową jednostka powinna skorygować w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym te faktury otrzymała. Można tego dokonać zapisem: Wn 011 – środki trwałe, Ma 300 – rozliczenie zakupu lub 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. Korekcie podlegać będą również dokonane do tego czasu odpisy amortyzacyjne.
Należy zatem uznać, że czekanie z wprowadzeniem do ewidencji kompletnego i zdatnego do użytku środka trwałego do czasu otrzymania ostatniej faktury, nie jest poprawnym działaniem, gdyż jak wskazano w przypadku późniejszego otrzymania dokumentu mającego wpływ na wartość początkową środka trwałego dokonuje się korekty tej wartości.
