Nieprawidłowo przeprowadzono inwentaryzację środków pieniężnych według stanu na dzień 31 grudnia 2023 r., poprzez zaniechanie powiązania otrzymanego potwierdzenia z banku stanu środków na rachunkach bankowych z ewidencją księgową organu oraz zaniechano udokumentowania przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji aktywów przeprowadzonej drogą potwierdzenia sald, wynikających z salda konta 133 „Rachunek budżetu”.
Powyższym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 2 i art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r., poz. 120 z późn. zm.).
Przeprowadzając inwentaryzację aktywów drogą uzgodnień sald środków na rachunkach bankowych, udokumentowano jedynie częściowo wykonane czynności inwentaryzacyjne i wyniki inwentaryzacji. Przedstawiono potwierdzenia sald z banku oraz wcześniejsze wydruki z ewidencji księgowej z dnia 9 stycznia 2024 r., na których zamieszczono adnotacje i podpisy, jednak nie sporządzono wydruków dla kont zerowych z ksiąg rachunkowych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. z dnia 12 stycznia 2024 r.
Zgodnie z przepisami art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości, na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów
Inwentaryzację przeprowadzono na podstawie zarządzenia Nr OR.120.0057.2023 Wójta Gminy Pawłowice z dnia 24 października 2023 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji na 2023 r., stanowiącym załącznik Nr 1 do ww. zarządzenia, środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych należy przeprowadzić w drodze uzyskania potwierdzenia sald od banków w terminie od 2 do 15 stycznia 2024 r. poprzez pisemne uzgodnienie sald wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 r. przez pracowników Referatu Księgowości i Budżetu wg zakresu czynności.
W myśl zapisów Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Pawłowice stanowiącej załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr Or 0152/389/2010 Wójta Gminy Pawłowice z dnia 27 sierpnia 2010 r. (bez zm. do dnia kontroli), metoda uzgadniania sald to potwierdzenie prawidłowości stanów tych aktywów przez bank. W ww. instrukcji nie został wskazany sposób udokumentowania inwentaryzacji przeprowadzanej metodą potwierdzenia sald na rachunkach bankowych oraz jej rozliczenia.
Zgodnie z wyjaśnieniami Głównego Księgowego Urzędu, wygenerowane przez bank potwierdzenie salda zawiera wszystkie konta bankowe czynne, również te o stanach zerowych, które w roku 2023 nie miały żadnych obrotów. Przedłożone wydruki dotyczą kont bankowych (także zerowych), które posiadały obroty w 2023 roku, czyli mają odzwierciedlenie w odpowiednim koncie księgowym. Dla pozostałych rachunków bankowych ze stanem zerowym z powodu braku obrotów w 2023 roku nie można wygenerować wydruku konta księgowego 133. Referat Księgowości i Budżetu sam z własnej inicjatywy nie zakłada, ani nie zamyka rachunków bankowych. Każda operacja założenia i zamknięcia rachunku bankowego jest na wyraźne wskazanie osoby merytorycznie prowadzącej zadanie. W najbliższym czasie Referat Księgowości i Budżetu zwróci się do osób merytorycznie odpowiedzialnych za realizację zadań (projektów) z zapytaniem o dalszą zasadność posiadania otwartych niektórych kont bankowych.
Z ewidencji księgowej konta 133 nie wynikały salda zerowe dla 38 rachunków bankowych wskazanych przez bank. Brak było analityki do zerowych rachunków sald.
Źródło: https://riokatowice.bip.net.pl/?a=20901
