Kontrola realizacji obowiązków w zakresie inwentaryzacji, wynikających z instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej dla ZOES oraz jednostek obsługiwanych, stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości przyjętej przez ZOES, a także przepisów ustawy o rachunkowości, wykazała, że:
a) nie sporządzono wymaganego postanowieniami pkt 32 instrukcji inwentaryzacyjnej sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji, która miała miejsce w dniach 21 grudnia 2020 r. – 5 stycznia 2021 r. Zgodnie z treścią tego punktu, po zakończeniu inwentaryzacji zespół spisowy zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania, którego wzór określony został w załączniku nr 5 do instrukcji. Ponadto okazana kontrolującemu dokumentacja z przebiegu inwentaryzacji nie zawierała oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych, których wzór określa załącznik nr 4 do instrukcji – str. 148-149 protokołu kontroli;
b) nie okazano dokumentacji świadczącej o przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji na dzień 31 grudnia 2023 r. w ZOES i Szkole Podstawowej w Białobrzegach. Stwierdzono, że na koniec roku w ewidencji ZOES ujęte były m.in. zobowiązania na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w wysokości 3.884,95 zł oraz na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w wysokości 15.099,63 zł, a w ewidencji Szkoły zobowiązania na koncie 201 w wysokości 3.827,70 zł. Do kompetencji głównego księgowego należy m.in. zapewnienie przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów, które nie są objęte spisem z natury ani potwierdzeniem sald, tj. pozostałych aktywów i pasywów, poprzez weryfikację stanów księgowych z dokumentacją. Z kolei do kompetencji Pana Dyrektora należy m.in. wydawanie wewnętrznych przepisów dotyczących inwentaryzacji, w tym zarządzeń wewnętrznych w sprawie jej przeprowadzenia. W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż (…) przyczyną braku przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji na dzień 31 grudnia 2023r było przeoczenie. Powyższa inwentaryzacja zostanie przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2024r. Wyjaśnienie potwierdza zatem naruszenie obowiązku z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy – str. 150 i 152-153 protokołu kontroli;
c) inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych w Szkole Podstawowej w Białobrzegach według stanu na 31 grudnia 2022 r. została udokumentowana na arkuszu spisu z natury. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, wartości niematerialne i prawne powinny być inwentaryzowane poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikację wartości tych składników majątkowych;
d) w wyniku przeprowadzonego na dzień 31 grudnia 2022 r. spisu z natury środków trwałych w Szkole Podstawowej w Białobrzegach nie stwierdzono obecności traktora OM84 o wartości 11.999 zł oraz placu zabaw o wartości 20.000 zł, które zostały przyjęte do ewidencji w grudniu 2022 r. i były ujęte w ewidencji księgowej według stanu na koniec roku. Kontrolującemu nie przedstawiono protokołu różnic inwentaryzacyjnych, który zgodnie z pkt 54 instrukcji inwentaryzacyjnej powinien być sporządzony na podstawie porównania rzeczywistego stanu składników majątku ze stanem ewidencyjnym. Weryfikacją różnic powinna zająć się komisja inwentaryzacyjna. Stwierdzono również, że ówczesna główna księgowa nie dokonała ustalenia różnic inwentaryzacyjnych ani nie zgłosiła ich do komisji inwentaryzacyjnej, co stanowi naruszenie obowiązujących procedur inwentaryzacyjnych. Opisany stan faktyczny wskazuje, że naruszono przepisy art. 27 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, zaś ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji – str. 152 protokołu kontroli.
