Na przestrzeni lat utarł się pogląd, że zakończenie czynności związanych z potwierdzeniami sald powinno się odbyć do 15 stycznia następnego roku.
Wskazuje tak między innymi KR RIO w swojej kontroli koordynowanej z 2016 roku publikując, m.in. że „Określony w art. 26 ust. 3 pkt 3 uor termin zakończenia inwentaryzacji składników aktywów, wskazany jako 15 dzień następnego roku, często mylnie jest interpretowany jako termin zakończenia inwentaryzacji obejmującego rozliczenie jej wyników. Termin ten dotyczy jedynie zakończenia inwentaryzacji aktywów, w stosunku do których ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość przeprowadzenia prac między początkiem ostatniego kwartału roku a właśnie 15 dniem roku następnego (tj. czynności, które kończą się protokołem inwentaryzacyjnym).”
Podobnie MF w wyjaśnieniu z 2020 roku wskazało o konieczności zakończenia prac do 15 stycznia: „Mając powyższe na uwadze należy podkreślić, że wskazane w art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy ułatwienie polegające na rozpoczęciu inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do dnia 15 dnia następnego roku, dotyczą dwóch z trzech metod przeprowadzania inwentaryzacji, tj. spisu z natury i potwierdzenia salda.” – co jest zacytowaniem wprost tekstu ustawy o rachunkowości.
Pogląd taki jest również podnoszony wielokrotnie w wystąpieniach pokontrolnych np. w kontroli z 2021 (RIO Łódź): „Przyjmując termin marcowy jako zasadny dla sporządzenia protokołu z rozliczenia inwentaryzacji, kontrolowany posłużył się uproszczeniem przyjmując, że rozliczenie inwentaryzacji oraz rozliczenie wyniku inwentaryzacji w księgach rachunkowych to pojęcia tożsame, a dochowanie terminu 15 dniowego po dniu bilansowym zostaje spełnione w momencie zakończenia prac zespołu spisowego. Praca zespołu spisowego nie może być jednak postrzegana jako inwentaryzacja, nie spełnia bowiem wszystkich przesłanek ustawowych, aby nadać jej takie miano. Zespół spisowy dokonuje, jak wynika to z jego nazwy, spisu – nie wyceniając spisanych składników, ani też tym bardziej nie dokonuje ich porównania ze stanem księgowym. Przeprowadzenie spisu to czynność inwentaryzacyjna, podobnie jak uzyskanie potwierdzenia salda od kontrahentów, porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości, a nawet ustalenie różnic pomiędzy stanem faktycznym i księgowym, kończąc na fizycznym sporządzeniu protokołu z inwentaryzacji. Z pominięciem jedynie wyjaśnienia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji oraz odniesienia ich (rozliczania) w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przeprowadzono inwentaryzację, co może być dokonane najpóźniej do 24-25 marca następnego roku.”
Odnajdziemy również podobny pogląd w wyjaśnieniach (RIO Olsztyn; 2023) – pytanie dotyczyło granicznego terminu zakończenia inwentaryzacji: „Wobec powyższego, w ocenie Izby granicznym terminem zakończenia inwentaryzacji przeprowadzanej dwiema metodami tj.; drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald jest 15 stycznia”.
Dlatego zatem pogląd ten jest nieprawidłowy? Wytłumaczenie jest bardzo proste.
Przepisy w zakresie inwentaryzacji dają możliwość dokonania potwierdzenia sald w jednym z trzech terminów: wg stanu na 31 października, 30 listopada lub 31 grudnia – i to kierownik jednostki dokonuje wyboru terminu.
Wybierając dowolny z terminów i dokonując wysyłki potwierdzeń sald – jednostka nie ma żadnych narzędzi prawnych, które mogą „przymusić” kontrahenta nie tylko do odesłania salda w określonym terminie, ani też do odesłania go w ogóle (co się przecież też czasami dzieje). Trudno zatem czynić zarzut nieprawidłowego postepowania wysyłającemu potwierdzenie salda skoro nie posiada on żadnej formy „nacisku” na wierzyciela (ale ważna uwaga – brak możliwości wyegzekwowania odesłania potwierdzenia salda nie oznacza, że kontrahent nie ma takiego obowiązku!).
Ponadto – jeżeli kierownik jednostki wybrał 31 grudnia jako dzień pozyskania potwierdzeń sald to oczywistym jest… że do 15 stycznia nie ma żadnych szans ich wysłać, nie mówić o pozyskaniu odpowiedzi. Skoro powszechnym jest, że dokumenty z poprzedniego miesiąca wpływają jeszcze w kolejnym miesiącu (często nawet 20-25 dnia) to nieprawidłowością by było wysłanie potwierdzeń sald do 15 stycznia, bo to by oznaczało wysyłkę niezweryfikowanych sald.
A zatem…
Oczekiwanie, że potwierdzenia sald „wrócą” się do 15 stycznia – i zakończą protokołem – być może ma swoje uzasadnienie w wykładni językowej przepisów, ale w żaden sposób nie broni się praktyką. Zresztą oczekiwanie, że potwierdzenia sald muszą zakończyć się do 15 stycznia może płynąć tylko od osób, które nigdy potwierdzeń sald nie przeprowadzały. Bo gdyby przeprowadzały to o tym wszystkim co napisałem powyżej przecież by wiedziały!
Piotr Rybicki
Ad vocem
Usłyszałem kiedyś argument, że przecież można wybrać koniec października jako termin na który zostaną dokonane potwierdzenia sald – a wtedy na pewno jednostka zdąży do 15 stycznia. To oczywiście prawda, natomiast gdyby rzeczywiście taki był zamysł ustawodawcy to… uniemożliwił by dokonywanie potwierdzeń sald na 30 listopada lub 31 grudnia – a tego nie zrobił. A zatem oczekiwanie, że jednostka będzie dokonywała pewnych czynności w okrojonym terminie – wydaje się już całkiem irracjonalne.
Ad vocem 2
Całkowicie nielogiczny jest również pogląd, że w wyniku braku otrzymania potwierdzenia salda w terminie do 15 stycznia – musimy przeprowadzić jego inwentaryzację metodą weryfikacji z odpowiednimi dokumentami. Owszem stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości wyraziło taki pogląd, ale… tylko w przypadku gdy „jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych”. Trudno za taką „uzasadnioną” przyczynę uznać fakt, że potwierdzenie salda przyszło, ale… po 15 stycznia.
