Sposób postepowania z paliwem w samochodach osobowych, na koniec roku, od lat budzi liczne niepotrzebne emocje i tworzy wątpliwości, których nie powinno być.
W wystąpieniach pokontrolnych znajdujemy zarówno wystąpienia nakazujące spisywać z natury paliwo znajdujące się w samochodach („Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji zapasów paliwa w jednostkach Ochotniczej Straży Pożarnej z terenu gminy na ostatni dzień 2021 r. o wartości 896,82 zł oraz na ostatni dzień 2023 r. o wartości 1.584,04 zł (lata objęte kontrolą), czym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (…). W myśl art. 26 ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem art. 26 ust. 1 pkt 3 tej ustawy, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic” RIO Gdańsk/2025), jak i pozwalające jednostkom odstąpić od takowego spisu („W przepisach wewnętrznych Urzędu nie zapisano, że można odstąpić od inwentaryzacji tego składnika majątkowego (zapis taki należy uznać za dopuszczalny w okolicznościach uzasadniających powołanie się na zasadę istotności – art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości” RIO Białystok/2023).
Niestety w rozwianiu wątpliwości nie pomagają zapisy KSR 16 (z 2025 roku), który w pkt 10.10 wskazuje: „Ujmowanie materiałów na dzień ich zakupu bezpośrednio w kosztach bieżącej działalności (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy) jest uzasadnione w przypadku materiałów, które nie są lub nie mogą być przyjmowane na stan magazynowy z uwagi na brak możliwości technicznych (na przykład zatankowane paliwo do samochodów) lub niecelowość ich przyjmowania na stan (na przykład zakupione materiały biurowe, jeżeli ich wartość nie jest istotna). Nie oznacza to jednak rezygnacji z kontroli tych materiałów, gdyż przykładowo zużycie paliwa można kontrolować na podstawie kart drogowych. Podstawowym kryterium uzasadniającym stosowanie tego uproszczenia jest znaczenie materiałów objętych uproszczeniem dla działalności jednostki oraz eliminacja pracochłonności związanej z ich ewidencją. Na przykład nie zaleca się stosowania tego rozwiązania w odniesieniu do podstawowych materiałów produkcyjnych (surowców) w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Uproszczenie to nie pozwala na uzyskanie bieżącej informacji o stanie (wartości) istniejącego fizycznie zapasu materiałów lub towarów, jeżeli nie przeprowadzi się spisu z natury tych składników oraz ich wyceny. Takie rozwiązanie przyjęte przez jednostkę powinno być połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.”.
Osobiście nie mam wątpliwości, które rozwiązanie jest prawidłowe.
Piotr Rybicki
