QR w KSeF, czyli czy na pewno jesteś bezpieczny?

Autor: Piotr Rybicki

Już od 1 lutego 2026 r. księgowi, ale nie tylko, będą posługiwali się kodem QR. Wraz z KSeF stanie się on nieodzownym elementem codziennej pracy!

Kod QR (Quick Response) to dwuwymiarowy kod graficzny, który można zeskanować aparatem w smartfonie lub specjalnym czytnikiem. Po zeskanowaniu kod przekierowuje do zapisanej w nim informacji. Czarne i białe kwadraty ułożone w siatce są odczytywane przez urządzenie, które zamienia je na dane. Kod QR może zawierać następujące dane: link do strony internetowej, tekst, numer telefonu, adres e-mail, dane do płatności, dane logowania do Wi-Fi.

Oznacza to, że w momencie zeskanowania kodu QR – tenże przekieruje nas od do… oby do faktury. Czy zatem w Państwa jednostce planowane jest wdrożenie procedur bezpieczeństwa uniemożliwiające użycie kodu kierującego do nieprawidłowej strony. Czyli czy, jako jednostka budżetowa, nie będzie narażona na ryzyko wyłudzeń.

Czy zatem klikniesz w kod QR?

/kod prowadzi do strony inwentaryzacja.info.pl/

Jak będzie działał kod QR w KSeF

1. Co zawiera kod QR
   • Kod QR będzie zawierał unikalny numer faktury KSeF („numer KSeF e-Faktury”).
   • Oprócz numeru faktury, kod zawiera też: datę wystawienia faktury, NIP sprzedawcy oraz wyróżnik faktury.
   • Kod QR będzie w standardzie graficznym ISO/IEC 18004:2015.
   • Kod QR to graficzna reprezentacja linku do faktury w systemie KSeF, dzięki czemu po zeskanowaniu możliwe będzie pobranie faktury z KSeF bez logowania.
2. Tryby faktur i kody QR
   • Faktury wystawiane „online” w KSeF:
     • Na wizualizacji (np. PDF faktury), kod QR jest umieszczony i prowadzi do faktury w KSeF.
     • Pod kodem QR ma być napis z numerem KSeF faktury.
     • Tylko jeden kod QR w tym przypadku.
   • Faktury offline (np. gdy system KSeF jest niedostępny, tryb „offline24” lub awaryjny):
     • W momencie wystawiania faktury offline, na wizualizacji (np. papierowej) będą dwa kody QR:
       1. Kod „OFFLINE” — link do faktury.
       2. Kod „CERTYFIKAT” — potwierdza autentyczność wystawcy i integralność faktury (wymaga certyfikatu KSeF).
     • Po przesłaniu faktury do KSeF (czyli gdy faktura offline zostanie już zapisania w KSeF), zostanie tylko jeden kod QR (numer KSeF).
3. Weryfikacja faktury przez QR
   • Po zeskanowaniu takiego kodu QR, użytkownik (np. nabywca) będzie mógł szybko sprawdzić, czy taka faktura rzeczywiście istnieje w KSeF.
   • System pokaże podstawowe dane identyfikujące fakturę (np. numer, datę).
   • Jeśli chce pobrać pełną fakturę, może być potrzebne podanie dodatkowych danych (“dostępowych”), zgodnie z rozporządzeniem KSeF.
4. Certyfikaty KSeF
   • Do generowania kodu „CERTYFIKAT” potrzebny będzie certyfikat KSeF (tzw. typu 2).
   • Certyfikaty te służą m.in. do potwierdzania tożsamości wystawcy faktury offline i zapewnienia, że kod „CERTYFIKAT” jest ważny.
5. Cel QR w KSeF
   • Ułatwienie weryfikacji autentyczności faktur — nabywca nie musi logować się do KSeF, żeby sprawdzić, czy faktura jest zarejestrowana w systemie.
   • Możliwość szybkiego dostępu do wizualizacji faktury (np. pliku PDF) poprzez QR — wygodne przy fakturach przesyłanych PDF-em lub drukowanych.
   • W trybach offline kod QR (CERTYFIKAT) daje dodatkowe zabezpieczenie – potwierdza, że faktura faktycznie pochodzi od danego wystawcy i nie była zmieniona.
6. Czy kod QR będzie obowiązkowy?
   • Nie zawsze – kod QR jest wymagany gdy faktura jest udostępniana nabywcy w formie wizualizacji (np. PDF, papier) lub w sposób uzgodniony spoza systemu KSeF.
   • W przypadku faktur offline (przed przesłaniem do KSeF) – są dwa kody QR (OFFLINE + CERTYFIKAT).
   • W fakturach online (gdy nabywca odbiera fakturę przez KSeF) QR kod to przede wszystkim ułatwienie, a nie zawsze obowiązek.
   • Ministerstwo Finansów rekomenduje stosowanie kodu QR, szczególnie przy wysyłce poza KSeF.