Piotr Rybicki
W dobie cyfryzacji coraz więcej jednostek inwestuje w tzw. cyfrowe bunkry – rozbudowane środowiska bezpieczeństwa danych obejmujące serwerownie, sprzęt IT, systemy backupowe oraz specjalistyczne oprogramowanie. W praktyce biznesowej i księgowej pojawia się jednak kluczowe pytanie:
czy cyfrowy bunkier można zaklasyfikować jako środek trwały?
Odpowiedź brzmi: tak i nie jednocześnie. Wynika to z faktu, że cyfrowy bunkier nie jest pojedynczym składnikiem majątku, lecz zestawem elementów o różnym charakterze, z których część stanowi środki trwałe, a część – nie.
Co może być środkiem trwałym w cyfrowym bunkrze?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, środkiem trwałym jest rzeczowy składnik majątku, kompletny, zdatny do użytku i przewidziany do wykorzystywania przez okres dłuższy niż rok. Tym samym, w ramach cyfrowego bunkra do środków trwałych zaliczamy przede wszystkim część fizyczną.
1. Sprzęt IT
Do środków trwałych należą m.in.:
- serwery,
- macierze dyskowe,
- urządzenia sieciowe,
- systemy chłodzenia,
- zasilacze awaryjne (UPS),
- szafy RACK,
- sensory, kamery oraz inne systemy zabezpieczeń.
Wszystkie te elementy mają postać materialną i posiadają własną funkcjonalność, co umożliwia ich klasyfikację w odpowiednich grupach KŚT, np. 491 (zespoły komputerowe).
2. Fizyczna infrastruktura serwerowni
Jeśli cyfrowy bunkier obejmuje również elementy budowlane, takie jak:
- serwerownie,
- data roomy,
- specjalistyczne zabezpieczenia budowlane,
to mogą one stanowić środki trwałe jako nieruchomości lub inwestycje w obcych środkach trwałych.
W praktyce oznacza to, że wszystko, co fizyczne – czyli “twarda” część bunkra – co do zasady kwalifikuje się jako środek trwały.
Co nie jest środkiem trwałym w cyfrowym bunkrze?
Cyfrowy bunkier to jednak nie tylko infrastruktura sprzętowa. Dużą część jego funkcjonalności stanowią elementy niematerialne, które pod względem rachunkowym podlegają innym zasadom.
1. Oprogramowanie w modelu SaaS
Jeśli firma korzysta z usług chmurowych (np. systemów backupu, cyberbezpieczeństwa czy archiwizacji), to takie oprogramowanie:
- nie jest własnością firmy,
- nie spełnia definicji środka trwałego,
- jest ujmowane jako koszt usługi, a nie inwestycja w majątek.
Dotyczy to szczególnie platform w modelu subskrypcyjnym, które są świadczone na zasadzie dostępu, a nie zakupu.
2. Licencje czasowe i licencje długoterminowe
Licencje wykorzystywane w ramach cyfrowego bunkra mogą być rozliczane na dwa sposoby – jako wartości niematerialne i prawne (WNiP) lub jako koszty bieżące. O sposobie ujęcia decydują konkretne warunki.
Kiedy licencje można zaliczyć do WNiP?
Licencje – także czasowe – mogą zostać uznane za wartości niematerialne i prawne, jeśli spełniają łącznie następujące warunki:
- są nabyte odpłatnie od zewnętrznego podmiotu,
- przysługują na okres dłuższy niż 12 miesięcy,
- przedsiębiorstwo posiada nad nimi kontrolę i prawo do użytkowania,
- licencja ma charakter majątkowy (jest „prawem”),
- będą wykorzystywane w działalności gospodarczej,
- mają przewidywaną ekonomiczną użyteczność dłuższą niż rok.
W takim przypadku licencje stanowią WNiP i podlegają amortyzacji.
Licencje do 1 roku – zawsze koszty
Licencje udzielone na okres poniżej 12 miesięcy:
- nie mogą być uznane za WNiP,
- nie podlegają amortyzacji,
- ujmuje się je bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej.
Dotyczy to m.in. rocznych licencji bezpieczeństwa, licencji backupowych czy subskrypcji aplikacji.
3. Usługi towarzyszące
W skład cyfrowego bunkra mogą wchodzić także różnego rodzaju usługi, takie jak:
- konfiguracja,
- serwis,
- utrzymanie,
- aktualizacje,
- zarządzanie infrastrukturą,
- audyty bezpieczeństwa.
Usługi te nie stanowią środków trwałych i są ujmowane jako typowe koszty operacyjne.
4. Chmura prywatna lub publiczna jako usługa
Coraz częściej infrastruktura cyfrowego bunkra działa częściowo lub całkowicie w chmurze publicznej, prywatnej lub hybrydowej. W takim modelu:
- firma nie nabywa sprzętu,
- nie ma własności infrastruktury,
- płaci wyłącznie za usługę, np. w modelu abonamentowym.
Oznacza to, że elementy bunkra funkcjonujące w chmurze nie mogą być uznane za środki trwałe.
Podsumowanie: cyfrowy bunkier to konstrukcja hybrydowa
Cyfrowy bunkier jest specyficznym rozwiązaniem łączącym:
- elementy materialne (sprzęt i infrastrukturę) – kwalifikujące się jako środki trwałe,
- elementy niematerialne – ujmowane jako:
- wartości niematerialne i prawne (np. licencje długoterminowe),
- koszty usług (np. SaaS, chmura, outsourcing),
- koszty operacyjne (konfiguracja, serwis, utrzymanie).
Dlatego każda inwestycja w cyfrowy bunkier wymaga rozbicia jej na poszczególne składniki i odrębnej oceny księgowej. Nie istnieje jeden ogólny sposób klasyfikacji – cyfrowy bunkier to struktura hybrydowa, łącząca aktywa trwałe, wartości niematerialne i koszty bieżące.
