Piotr Rybicki
Współczesny świat coraz częściej funkcjonuje w warunkach permanentnej niepewności. Wojna za wschodnią granicą Polski, narastające napięcia geopolityczne, zagrożenia energetyczne, cyberataki oraz zerwane łańcuchy dostaw sprawiają, że bezpieczeństwo przestaje być pojęciem abstrakcyjnym. Dotyczy ono już nie tylko państw i sił zbrojnych, lecz także instytucji publicznych, samorządów oraz przedsiębiorstw. W tym kontekście inwentaryzacja – zazwyczaj postrzegana jako rutynowy i uciążliwy obowiązek księgowy – nabiera znaczenia strategicznego.
Podstawowym warunkiem skutecznego zarządzania, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, jest rzetelna wiedza o posiadanych zasobach. Nie można chronić, zabezpieczać ani racjonalnie wykorzystywać majątku, jeżeli nie ma się pewności, czym faktycznie się dysponuje. Dotyczy to zarówno środków trwałych, zapasów materiałowych, infrastruktury technicznej, jak i zasobów o charakterze kluczowym z punktu widzenia ciągłości działania. Inwentaryzacja powinna odpowiadać na fundamentalne pytania: co posiadam, gdzie się to znajduje, w jakim jest stanie oraz czy rzeczywiście istnieje.
Tymczasem praktyka pokazuje, że w wielu jednostkach inwentaryzacja została sprowadzona do czynności czysto formalnej. Kontrola koncentruje się przede wszystkim na kompletności dokumentacji, terminowości przeprowadzenia spisu, liczbie podpisów na arkuszach oraz poprawności protokołów rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Kluczowym kryterium oceny staje się to, czy „dokumenty się zgadzają”, a nie to, czy stan ewidencyjny odpowiada stanowi faktycznemu. W efekcie sens inwentaryzacji ulega wypaczeniu, a sama czynność zamienia się w administracyjny rytuał.
Należy wyraźnie podkreślić, że podstawowym celem inwentaryzacji nie jest poprawność papierów, lecz realna weryfikacja majątku. Jest to narzędzie sprawdzenia rzeczywistego stanu zasobów, a nie jedynie potwierdzenie zapisów księgowych. Jeżeli w dokumentacji wszystko się zgadza, ale faktycznie brakuje sprzętu, zapasy są przeterminowane, a kluczowe środki trwałe nie nadają się do użycia, to inwentaryzacja nie spełniła swojej roli – niezależnie od tego, jak starannie została udokumentowana.
W warunkach zagrożeń wojennych i kryzysowych takie podejście staje się szczególnie niebezpieczne. Brak rzetelnej wiedzy o zasobach może prowadzić do błędnych decyzji, niewłaściwej alokacji środków, a nawet do utraty zdolności reagowania w sytuacjach nadzwyczajnych. Państwo, instytucja czy przedsiębiorstwo, które nie wie, czym faktycznie dysponuje, traci elementarną zdolność zarządzania i budowania odporności.
Warto również zauważyć, że ani obowiązujące obecnie przepisy, ani dominująca praktyka kontrolna nie stawiają inwentaryzacji w kontekście bezpieczeństwa. Regulacje koncentrują się głównie na aspektach formalnych, a działania kontrolne oceniają przede wszystkim zgodność procedur z wymaganiami dokumentacyjnymi. Brakuje natomiast spojrzenia na inwentaryzację jako element systemu bezpieczeństwa – narzędzie zarządcze wspierające ciągłość działania i odporność organizacyjną.
W tym miejscu warto postawić proste, lecz fundamentalne pytanie: czy z tak przeprowadzanej, formalnej inwentaryzacji rzeczywiście cokolwiek wiemy? A jeśli odpowiedź na to pytanie jest negatywna, to należy zapytać dalej – po co ją w ogóle przeprowadzamy?
Być może najwyższy czas zmienić podejście do inwentaryzacji: z obowiązku realizowanego „dla kontroli” na narzędzie realnie wspierające zarządzanie i bezpieczeństwo. Dopiero wtedy inwentaryzacja przestanie być czynnością odtwórczą, a stanie się jednym z filarów świadomego, odpowiedzialnego i odpornego systemu zarządzania w niepewnych czasach.
Od 2026 roku we wszystkich szkolenia zamkniętych z inwentaryzacji wprowadzam element bezpieczeństwa w kontekście w jednostkach budżetowych.
Piotr Rybicki
