Piotr Rybicki
Przez lata digitalizacja inwentaryzacji była zapowiedzią przyszłości, która „nadejdzie wkrótce”. Pojawiała się w strategiach, prezentacjach vendorów i planach transformacji cyfrowej, ale w praktyce nadal królowały arkusze Excel, papierowe arkusze spisowe i ręczne uzgadnianie różnic. Rok 2026 ma jednak realną szansę stać się momentem przełomowym – nie dlatego, że technologia nagle się pojawiła, lecz dlatego, że dojrzały zarówno narzędzia, jak i potrzeby organizacji.
Po pierwsze, zmienił się kontekst regulacyjny i organizacyjny. Rosnąca presja na jakość danych, audytowalność procesów oraz spójność informacji finansowych sprawia, że inwentaryzacja przestaje być traktowana jako coroczny obowiązek, a zaczyna być elementem ciągłego zarządzania majątkiem. W tym modelu papier i rozwiązania doraźne po prostu nie działają. Digitalizacja staje się warunkiem utrzymania kontroli, a nie dodatkiem „jeśli starczy czasu”.
Po drugie, technologia w końcu dogoniła praktykę. Mobilne aplikacje spisowe, kody QR i RFID, integracja z systemami ERP i FK, automatyczne protokoły różnic czy centralne repozytoria dokumentów nie są już drogimi eksperymentami, lecz sprawdzonym standardem. Coraz częściej dostępne są też rozwiązania „szyte pod rachunkowość”, a nie wyłącznie pod logistykę czy magazyn. To istotna zmiana – inwentaryzacja to proces księgowy, a nie tylko operacyjny.
Po trzecie, zmienia się podejście ludzi. Kolejne roczniki pracowników nie akceptują pracy polegającej na ręcznym przepisywaniu numerów inwentarzowych i podpisywaniu kilkuset arkuszy. Jednocześnie doświadczeni księgowi coraz wyraźniej widzą, że digitalizacja nie odbiera kontroli, lecz ją wzmacnia: każdy ruch jest śladem w systemie, każda decyzja ma kontekst, a uzgodnienia można przeprowadzać szybciej i spokojniej.
Rok 2026 nie oznacza, że wszystkie jednostki nagle staną się w pełni cyfrowe. Oznacza natomiast koniec etapu „czy warto?” i początek etapu „jak to zrobić mądrze”. Digitalizacja inwentaryzacji przestaje być projektem innowacyjnym, a staje się elementem dobrej praktyki rachunkowości. I właśnie dlatego można powiedzieć, że w końcu nadchodzi – nie jako rewolucja, lecz jako długo oczekiwana normalność.
W odpowiedzi na te zmiany realizowane przeze mnie szkolenia z inwentaryzacji w 2026 roku będą konsekwentnie nakierunkowane na e-inwentaryzację: od interpretacji przepisów w realiach cyfrowych, przez organizację spisu z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, po praktyczne aspekty dokumentowania, rozliczania różnic i współpracy z audytorem w środowisku elektronicznym. Celem będzie nie tylko „obsługa systemu”, lecz świadome przejście z papierowej inwentaryzacji do nowoczesnego, ciągłego i bezpiecznego procesu.
Od 2026 roku, wszystkie moje szkolenia zamknięte z inwentaryzacji, będą ukierunkowane na jej digitalizację.
Zapraszam do współpracy!
Piotr Rybicki
/zdjęcie AI/
