Piotr Rybicki
Każdego roku w kalendarzu służb finansowo-księgowych jest kilka dat szczególnych. Jedną z nich jest 26 marca – dzień, który w praktyce oznacza symboliczne zamknięcie procesu inwentaryzacji za poprzedni rok obrotowy. To moment, w którym – mówiąc obrazowo – można pożegnać inwentaryzację i skupić się na dalszych etapach sprawozdawczości finansowej.
Nie jest to data przypadkowa. Wynika ona z przepisów ustawy o rachunkowości i ma bezpośredni związek z obowiązkiem sporządzenia zestawienia obrotów i sald księgi głównej w terminie do 85 dnia po dniu bilansowym. A skoro tak – to do tego momentu powinny zostać wyjaśnione i rozliczone wszystkie różnice inwentaryzacyjne ujawnione w toku spisów z natury, potwierdzeń sald oraz weryfikacji z odpowiednimi dokumentami.
Inwentaryzacja to nie tylko spis z natury
W praktyce bardzo często spotykamy się z uproszczonym podejściem do inwentaryzacji. Nadal zdarza się utożsamianie jej wyłącznie ze spisem z natury lub zakończeniem pracy zespołów spisowych. Tymczasem inwentaryzacja to proces znacznie szerszy.
Obejmuje on nie tylko ustalenie stanu faktycznego składników majątkowych, ale również:
- porównanie stanu rzeczywistego ze stanem księgowym,
- ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
- ich wyjaśnienie,
- oraz ostateczne rozliczenie w księgach rachunkowych.
Dopiero wykonanie wszystkich tych czynności pozwala mówić o zakończeniu inwentaryzacji w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. Sam spis z natury jest jedynie jednym z elementów całego procesu – ważnym, ale nie decydującym o jego finalizacji.
15 stycznia to nie koniec inwentaryzacji
W wielu jednostkach nadal funkcjonuje przekonanie, że kluczową datą kończącą inwentaryzację jest 15 stycznia. Wynika ono z literalnego odczytania przepisów dotyczących zakończenia spisów składników aktywów przeprowadzanych metodą spisu z natury.
W rzeczywistości termin ten odnosi się wyłącznie do zakończenia czynności spisowych. Nie oznacza on zakończenia całego procesu inwentaryzacji, który obejmuje również etap analityczny i księgowy. Rozliczenie różnic oraz ujęcie ich skutków w księgach rachunkowych musi nastąpić później – właśnie przed upływem 85 dnia po dniu bilansowym.
Dlaczego właśnie 26 marca?
Termin 26 marca ma charakter praktyczny i systemowy. Skoro ustawodawca wymaga sporządzenia zestawienia obrotów i sald księgi głównej do 85 dnia po dniu bilansowym, to wcześniej należy:
- ustalić różnice inwentaryzacyjne,
- wyjaśnić ich przyczyny,
- zatwierdzić wyniki inwentaryzacji,
- oraz ująć je w księgach rachunkowych.
Bez wykonania tych czynności nie jest możliwe rzetelne przygotowanie danych stanowiących podstawę sporządzenia sprawozdania finansowego. Inwentaryzacja nie jest więc formalnością – jest fundamentem wiarygodności sprawozdawczości.
Ostatni moment dla księgowości
W praktyce oznacza to, że druga połowa marca to był dla wielu jednostek czasem intensywnej pracy analitycznej. To właśnie wtedy służby księgowe:
- weryfikują protokoły różnic inwentaryzacyjnych,
- analizują przyczyny niedoborów i nadwyżek,
- przygotowują dokumentację rozliczeniową,
- oraz wprowadzają odpowiednie zapisy do ksiąg rachunkowych.
Warto podkreślić, że rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych nie jest czynnością techniczną. To proces wymagający wiedzy, doświadczenia i odpowiedzialności – ponieważ wpływa bezpośrednio na wynik finansowy jednostki oraz rzetelność prezentowanych danych.
26 marca – symboliczne zamknięcie procesu
Można więc powiedzieć, że 26 marca jest datą symboliczną. Oznacza zakończenie procesu, który w wielu jednostkach rozpoczyna się już jesienią poprzedniego roku.
To moment, w którym:
- kończą się prace związane z rozliczeniem różnic,
- zamykany jest etap inwentaryzacyjny,
- a organizacja wchodzi w fazę finalizacji sprawozdania finansowego.
Dlatego właśnie 26 marca można traktować jako dzień, w którym żegnamy inwentaryzację – przynajmniej w ujęciu rocznym.
A jednocześnie jest to dobry (idealny!) moment, aby zacząć myśleć o kolejnej.
/zdjęcie AI)
