„Arkusze spisu z natury są szczególnymi drukami, które nie są zaliczane do druków ścisłego zarachowania w okresie ich przechowywania w Ministerstwie przed ich ocechowaniem. Cechowanie tych druków następuje bezpośrednio przed inwentaryzacją w przypadku stosowania druków papierowych i polega na komisyjnym ponumerowaniu druków oraz ujęciu ich przychodu w księdze druków ścisłego zarachowania. Druki można wydawać tylko przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub innym osobom upoważnionym, zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną”.
Piotr Rybicki
Przytoczony fragment instrukcji dobrze ilustruje zjawisko, które od lat można obserwować w wielu regulacjach wewnętrznych jednostek sektora finansów publicznych – swoiste sentymentalne przywiązanie do pojęcia druków ścisłego zarachowania. Jest to przywiązanie na tyle silne, że nawet wtedy, gdy autorzy instrukcji mają świadomość braku obowiązku ich formalnego prowadzenia (obowiązek ten przecież nie istnieje w przepisach powszechnie obowiązujących już od 1991 roku), starają się zachować samą konstrukcję pojęciową, tworząc rozwiązania hybrydowe, nie do końca logiczne z punktu widzenia systemowego.
W analizowanym zapisie widać wyraźną próbę pogodzenia dwóch porządków: z jednej strony świadomości, że arkusze spisu z natury nie są drukami ścisłego zarachowania w sensie formalnym, z drugiej – potrzeby „ocalenia” tej kategorii poprzez wprowadzenie momentu ich ocechowania tuż przed inwentaryzacją. W efekcie powstaje konstrukcja, która bardziej przypomina kompromis mentalny niż rozwiązanie wynikające z realnych potrzeb organizacyjnych czy obowiązujących regulacji.
Takie podejście bywa zrozumiałe psychologicznie – pojęcie druków ścisłego zarachowania przez dekady funkcjonowało jako symbol kontroli, bezpieczeństwa i porządku dokumentacyjnego. Jednak współczesne realia organizacyjne, rozwój systemów informatycznych oraz zmiana filozofii zarządzania kontrolą wewnętrzną powodują, że utrzymywanie tej terminologii wyłącznie „z przyzwyczajenia” nie tylko nie zwiększa bezpieczeństwa procesu inwentaryzacji, ale może wręcz wprowadzać niepotrzebne komplikacje interpretacyjne.
Warto więc zauważyć, że odpowiedzialność za prawidłowy obieg arkuszy spisowych nie wynika z ich kwalifikowania jako druków ścisłego zarachowania, lecz z dobrze zaprojektowanych procedur inwentaryzacyjnych i kontroli wewnętrznej. To właśnie one – a nie historyczna terminologia – stanowią dziś realny fundament bezpieczeństwa dokumentacyjnego jednostki. Dlatego zamiast utrwalać pojęcia o charakterze reliktowym, bardziej racjonalne wydaje się budowanie instrukcji w oparciu o aktualne standardy organizacyjne i funkcjonalne podejście do kontroli procesu inwentaryzacji.
Zróbmy w końcu krok, prawdziwy krok, w stronę e-inwentaryzacji!
