W praktyce inwentaryzacji rozrachunków jednym z częściej stosowanych uproszczeń jest rezygnacja z wysyłania potwierdzeń sald zerowych. Jak wynika z przedstawionego zapisu instrukcji (na potrzeby publikacji nazwa jednostki została utajniona), jednostka przyjmuje zasadę, że salda takie nie podlegają potwierdzeniu drogą uzyskania odpowiedzi od kontrahenta, a ich prawidłowość ustala się poprzez weryfikację danych księgowych z dokumentami źródłowymi. Dodatkowo wskazuje się, że w przypadku zerowych należności i zobowiązań*, na których występowały obroty, stosuje się porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z dokumentacją.
Takie podejście jest zrozumiałe z punktu widzenia organizacyjnego – ogranicza liczbę wysyłanych potwierdzeń i zmniejsza obciążenie administracyjne. Nie oznacza jednak pełnej dowolności. Kluczowe znaczenie ma tutaj stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości, które wprowadza istotne zastrzeżenie do omawianego uproszczenia. Zgodnie z nim jednostka powinna uzgadniać z kontrahentem także salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły z nim istotne – pod względem wartości lub częstotliwości – obroty.
W praktyce – zdaniem Komitetu Standardów Rachunkowości – oznacza to, że samo kryterium „saldo = 0” nie może być jedyną podstawą odstąpienia od potwierdzenia. Saldo zerowe może bowiem wynikać z dużej liczby transakcji, kompensat lub rozliczeń cząstkowych, a tym samym wiązać się z podwyższonym ryzykiem błędu. Brak potwierdzenia w takich przypadkach ogranicza wiarygodność przeprowadzonej inwentaryzacji. Dlatego podejście zgodne z KSR powinno mieć charakter selektywny – dopuszcza uproszczenie, ale nakazuje jego stosowanie z uwzględnieniem zasady istotności.
Jeszcze bardziej rygorystyczne podejście prezentują Regionalne Izby Obrachunkowe. W praktyce kontrolnej RIO podkreśla się, że obowiązek inwentaryzacji wynikający z ustawy o rachunkowości obejmuje wszystkie składniki aktywów i pasywów, niezależnie od ich salda. Oznacza to, że również pozycje zerowe wymagają przeprowadzenia odpowiednich czynności inwentaryzacyjnych. Sama rezygnacja z wysyłki potwierdzeń – bez rzetelnej procedury alternatywnej – może zostać uznana za naruszenie przepisów.
Nie oznacza to jednak, że każdorazowo konieczne jest potwierdzanie wszystkich zerowych sald. RIO dopuszczają stosowanie różnych metod inwentaryzacji, pod warunkiem że zapewniają one wiarygodne ustalenie stanu rozrachunków. Kluczowe jest więc odpowiednie udokumentowanie weryfikacji oraz uzasadnienie przyjętych uproszczeń.
W konsekwencji zapis przedstawiony w instrukcji wymaga doprecyzowania. Powinien on przewidywać nie tylko ogólną zasadę niewysyłania potwierdzeń sald zerowych, ale także wyjątki wynikające z istotności obrotów oraz ryzyka błędów. Brak takiego zróżnicowania może prowadzić do zakwestionowania prawidłowości inwentaryzacji.
* Zobowiązania – w myśl przepisów ustawy o rachunkowości – zawsze są inwentaryzowane metodą weryfikacji z odpowiednimi dokumentami
Piotr Rybicki
