W odniesieniu do inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Góra Świętej Małgorzaty przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2019 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
− zaniechano wydania zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz ustalenia jej planu (harmonogramu) przez Wójta Gminy, czym naruszono § 7 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej;
− przeprowadzenie w dniu 31 grudnia 2019 roku spisu z natury rzeczowych składników aktywów obrotowych przez dwóch członków zespołu spisowego, bez udziału osoby materialnie odpowiedzialnej. Powyższe nie spełniało wymogu § 9 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej, w którym określono, że w przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie i nie wyznaczyła innej osoby zastępującej jej podczas spisu, zespół spisowy musi składać się z co najmniej trzech osób;
− na arkuszach spisowych oznaczonych numerami 1/2019, 2/2019 i 3/2019 nie umieszczano klauzuli „spis zakończono na poz.”, co było wymagane przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi;
− w zakresie udokumentowania czynności rozliczeniowych oraz poinwentaryzacyjnych stwierdzono m.in. brak sprawozdania zespołu spisowego dotyczącego przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym oraz protokołu końcowego z inwentaryzacji, przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2019 roku. Powyższe stanowiło naruszenie art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych;
− czynności inwentaryzacyjne w odniesieniu do gruntów ograniczono do sporządzenia w dniu 15 stycznia 2020 roku protokołu, w którym wskazano, że saldo jest realne i ustalone prawidłowo. Do przedmiotowego dokumentu załączono wygenerowane z ewidencji analitycznej prowadzonej dla środków trwałych, protokoły weryfikacji 11:3 oraz 11:7 – według stanu na dzień 31 grudnia 2019 roku, na których pracownik merytoryczny potwierdził zgodność salda ww. składników z mieniem komunalnym Gminy Góra Świętej Małgorzaty. Wskazane protokoły specyfikowały jedynie pojedyncze działki, bez wskazania dokumentów źródłowych na podstawie których Gmina stała się ich właścicielem. Powyższe nie spełniało wymogu art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. powiązania zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi i udokumentowania wykonanych czynności inwentaryzacyjnych;
− z inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych sporządzono w dniu 15 stycznia 2020 roku protokół weryfikacyjny, z treści którego wynikało, że saldo ww. aktywów jest realne i ustalone prawidłowo, załączając do niego jedynie wydruki wygenerowane z programu „Środki trwałe”, które przedstawiały stan zwiększeń oraz zmniejszeń majątku Gminy wraz z informacją o stanie umorzenia za okres od dnia 1 stycznia 2019 roku do dnia 31 grudnia 2019 roku, a także zestawienie pn. „Obroty Zakupów i zmian” za ww. okres, co nie spełniało wymogu art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. powiązania zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi i udokumentowania wykonanych czynności inwentaryzacyjnych oraz wymogu określonego w § 11 ust. 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej, w którym określono, że weryfikacja wartości niematerialnych i prawnych polega na porównaniu składników aktywów z posiadanymi umowami licencyjnymi, fakturami, sprawdzeniu poprawności wyceny, przyjętych stawek amortyzacji, prawa do korzystania i dalszej przydatności;
− protokół z przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w budowie metodą weryfikacji sporządzony w dniu 15 stycznia 2020 roku nie potwierdzał prawidłowo przeprowadzonych czynności w tym zakresie, co było wymagane art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Czynności weryfikacyjne ograniczono do stwierdzenia, że salda ww. kont są realne i ustalone prawidłowo, załączając do przedmiotowego protokołu zestawienie pn. „Stany zadań Wg Kont-roboczy”, sporządzone za okres od dnia 1 stycznia 2019 roku do dnia 31 grudnia 2019 roku, wygenerowane z programu „Księgowość Budżetowa”, które odzwierciedlało jedynie stan ewidencji księgowej. Ponadto, powyżej opisane czynności w zakresie inwentaryzacji środków trwałych w budowie nie spełniały wymogu wynikającego z § 11 ust. 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej, w którym wskazano, że weryfikacja środków trwałych w budowie polega na analizie zaewidencjonowanych kosztów pod kątem prawdopodobieństwa zaksięgowanych kwot z możliwym stanem zaawansowania budowy, sprawdzeniu z umowami, kosztorysami a w razie potrzeby dokonania oglądu placu budowy.
