Ponad 2.000 gmin zawarło, lub zawrze w najbliższym czasie, umowy na sprzedaż węgla dla swoich mieszkańców. Niewątpliwie nie sprzedany na 31 grudnia 2022 roku węgiel będzie podlegał inwentaryzacji. Jak należy ją prawidłowo wykonać?
Warto na początku zaznaczyć, że by móc coś sprzedać (w tym przypadku węgiel) w pierwszej kolejności musi „to coś” znajdować się na ewidencji księgowej (w tym przypadku na magazynie). A zatem zakupiony przez gminę węgiel, niezależnie od tego gdzie będzie składowany do momentu sprzedaży, powinien znajdować się na stanie magazynowym (tj. w ewidencji księgowej na koncie 330). Dopiero po wystawieniu faktury sprzedaży przez gminę, będzie mogło zostać zaksięgowane zmniejszenie stanu magazynowego o sprzedaną ilość węgla. Oznacza to że na dzień 31 grudnia 2022 roku taki węgiel może znajdować się na magazynie i będzie podlegał inwentaryzacji.
Gminy nie mają zasobów osobowych i materialnych by osobiście prowadzić sprzedaż węgla. Oznacza to, że w praktyce odbywać to się będzie prawdopodobnie z pośrednictwem wyspecjalizowanego składu węgla. I takim przypadkiem zajmę się na początku. Co taki stan oznacza dla inwentaryzacji?
Zastosowanie w tym przypadku będą miały zapisy art. 26 ust 1, pkt 2 oraz art. 26, ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości.
W myśl pierwszej z regulacji obowiązkowe jest potwierdzenie (przez gminę) salda powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów (w tym przypadku węgla).
Art. 26 ust 1, pkt 2 Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację (…) powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą (…) uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
W przypadku, gdyby uzyskanie potwierdzenie salda nie było możliwe z przyczyn uzasadnionych, możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji węgla trzecią z metod inwentaryzacji, a zatem porównaniem z odpowiednimi dokumentami źródłowymi.
Art. 26 ust 1, pkt 3 Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację (…) aktywów (…) jeżeli (…) ich (…) uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Natomiast skład węgla nie musi przeprowadzić inwentaryzacją drogą spisu z natury węgla (i powiadamiać gminę o wynikach spisu), co wynika bezpośrednio z art. 26, ust. 2 ustawy o rachunkowości – pod warunkiem świadczenia przez skład węgla usług składowania.
Art. 26, ust. 2 Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Natomiast gdyby węgiel po zakupie znajdował się na magazynie będącym własnością lub wynajętym przez gminę – taki zapas podlega inwentaryzacji na zasadach ogólnych (a zatem corocznie lub co 2 lata, zależnie od spełnienia warunków określonych w art. 26, ust. 3, pkt 2 i wewnętrznych regulacji).
Tyle przepis…
Jakie rozwiązanie przyniesie praktyka? Czas pokaże.
Korzystania z obcych składowisk nie jest w praktyce zjawiskiem nietypowym, jednorazowym. Wręcz przeciwnie – w wielu działalnościach towar „nie przechodzi” fizycznie przez magazyn jednostki, która go sprzedaje. Sposób podejścia do inwentaryzacji takich składników jest nam dobrze znany.
Czy tak samo należy podejść do inwentaryzacji węgla w jst? Okoliczności są oczywiście inne niż w przypadku jednostki, która taki sposób sprzedaży swoich towarów prowadzi w sposób systematyczny. W przypadku jst mamy do czynienia z sytuacją wyjątkową (i mamy nadzieję, że jednorazową), a dodatkowo trudną do przewidzenia i zaplanowania, również pod względem organizacyjnym. Wydaje się, zatem, że inwentaryzacja nie powinna być kluczową sprawą, ale… czas pokaże jak będzie w praktyce.
Piotr Rybicki
Ad vocem. Przeglądając różne publikacje o (wielu potencjalnych) sposobach księgowania węgla w jst, niewykluczone, że owy węgiel nie będzie wykazywany jako zapas. Wtedy prawdopodobnie nie będzie podlegał inwentaryzacji…
