Stwierdzono naruszenie reguł formalno – proceduralnych w zakresie spisu z natury, związanych z dokumentowaniem składników spisywanego majątku w poszczególnych pozycjach spisowych i ich identyfikacji na podstawie numerów inwentarzowych. W wyniku kontroli przeprowadzonej co do arkuszy spisowych, stwierdzono braki w zakresie wykazania w tych arkuszach cech, symboli lub numerów inwentarzowych spisywanych składników majątkowych, pozwalających na ich indywidualną identyfikację i wycenę, co w znacznym stopniu zaburza istotę prowadzonej weryfikacji, a co za tym idzie rzetelność procesu inwetaryzacyjnego w ramach przyjętej i stosowanej metody. Powyższe wynikało z faktu, iż przyjmowano na stan zespoły składników majątkowych zakupionych w ramach zadań inwestycyjnych, księgowanych jako jeden środek trwały, takich jak: infrastruktura sportowo – rekreacyjna, czy plac zabaw. W jednostce nieprawidłowo inwentaryzowano tego typu zbiorcze środki trwałe, które mimo, że zakupione w ramach jednego zadania np. plac zabaw, to każdy z jego składników stanowił odrębny środek trwały, więc w taki sposób należało wprowadzić je do ewidencji.
Przykładowo, środek trwały o nr 0229/290/013 wprowadzony pod nazwą Siłownia zewnętrzna SP Izabelów, nie jest możliwy do zidentyfikowania bowiem osoby spisujące nie mogły znać numeru inwentarzowego siłowni zewnętrznej, gdyż nie ma możliwości oznaczenia nim trwale siłowni jako takiej. Oznaczyć numerami inwentarzowymi można jedynie poszczególne części zbiorczego środka trwałego. Przy zastosowanym przez kontrolowanego opisie nie ma realnej możliwości ujawnienia takiego środka podczas spisu. Powoduje to także ryzyko zdekompletowania składnika o jego poszczególne elementy, ponieważ nie posiadają one indywidualnych numerów pozwalających na ich identyfikację. Identyfikacja taka byłaby możliwa, gdyby każda część składowa środka trwałego zbiorczego była oznaczona innym numerem inwentarzowym, np. zbiorczy środek trwały o numerze 0229/290/013, a poszczególne jego części składowe o numerach: 0229/290/013/1, 0229/290/013/2 itd., tak aby można było zidentyfikować i wycenić zarówno zbiorczy środek trwały, jak i indywidualnie każdy ze środków trwałych wchodzących w jego skład. Szczególnie, że istnieje możliwość ich odłączenia bez utraty funkcjonalności środka trwałego. Zatem inwentaryzację w powyższym zakresie należy uznać za nieskuteczną w wyniku zastosowania niewłaściwej metody, gdyż w przypadku oznaczenia zbiorczego środka trwałego jednym numerem inwentarzowym w sytuacji gdy jest możliwość odłączenia bez utraty funkcjonalności poszczególnych części, zespół spisowy nie jest w stanie zweryfikować kompletności zbiorczego środka trwałego. Podstawowym celem inwentaryzacji jest nie tylko sprawdzenie stanu ilościowego ale także rzeczowego.
