Zarządzeniem nr 67/2022 z dnia 1 grudnia 2022 roku w sprawie powołania Komisji Inwentaryzacyjnej i Zespołu Spisowego, Wójt Gminy Nowy Kawęczyn zdecydował o przeprowadzeniu inwentaryzacji pełnej składników majątku, według stanu na dzień 31 grudnia 2022 roku. Na podstawie dokumentów źródłowych z przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono następujące nieprawidłowości:
– w przedmiotowym zarządzeniu kierownik jednostki wydał dyspozycję przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych zawężając ją tylko do jednej metody, tj. „spis z natury”, wskazując obiekty, w których znajdowały się składniki majątkowe oraz rodzaje składników podlagających spisowi cyt. „1) środki trwałe (w tym budynki, budowle, środki transportowe, maszyny i urządzenia)”, co naruszało art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Ponadto, według pkt 2 rozdziału VII obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej – inwentaryzacja w drodze weryfikacji stanu ewidencji dotyczy między innymi gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych;
– w arkuszach spisowych zaniechano wskazania numeru inwentarzowego spisywanego składnika majątku, co wpływa na etap rozliczenia inwentaryzacji;
– stwierdzono przypadki niewłaściwego określenia nazwy środka trwałego np.: na arkuszu spisowym nr 45/2022 pod pozycją 59 w nazwie przedmiotu spisywanego wskazano „Przebudowa drogi dojazdowej do pól we wsi Dzwonkowice na odcinku 1100 mb” szt. 1, wartość 167.523,80 zł, natomiast pod pozycją 84 ww. arkusza w nazwie przedmiotu spisywanego wskazano „Wymiana lamp oświetleniowych z żarowych na sadowe w miejsc. Psary” szt. 1, wartość 23.296,20 zł, pod pozycją 87 wskazano „Odnowienie rowów przydrożnych i remont dojazdów przy drodze w miejsc. Raducz” szt. 1, wartość 48.462,00 zł”. Wskazane w ww. arkuszu spisowym nazwy środków trwałych były tożsame z nazwami składników jakie ujęto w ewidencji analitycznej środków trwałych, co mogło wskazywać, że powielono je z analitycznej ewidencji księgowej. Tym bardziej, że spis z natury wymienionych środków trwałych jest obiektywnie niemożliwy. Należy poza tym przypomnieć, że zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości – ilekroć w ustawie jest mowa o: środkach trwałych – rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Powyższą nieprawidłowość stwierdzono także w odniesieniu do innych składników majątku zarejestrowanych w arkuszu spisowym nr 43/2022 pod pozycjami 7, 10-26; w arkuszu spisowym nr 44/2022 pod pozycją 48; w arkuszu spisowym nr 45/2022 pod pozycjami 60-62, 69-78, 80-83, 85-86; w arkuszu spisowym nr 46/2022 pod pozycjami 88-111, w arkuszu spisowym nr 48/2022 pod pozycjami 161-162, 173;
– środki trwałe trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony (wodociągi, studnie, drogi, oświetlenie uliczne, szambo, sieci kanalizacyjne, oczyszczalnie ścieków) oraz grunty zinwentaryzowano metodą „spisu z natury”, co dokumentowały arkusze spisowe od nr 43/2022 do nr 48/2022, co naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;
– na arkuszach spisu z natury nr 49/2022 i nr 50/2022 ujęto licencje i programy komputerowe, co naruszało art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym wartości niematerialne i prawne inwentaryzuje się metodą weryfikacji;
– zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji kasy na dzień 31 grudnia 2022 roku, co było wymagane decyzją kierownika jednostki oraz art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Według powołanych przepisów – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
– zaniechano inwentaryzacji należności z tytułu rozrachunków cywilnoprawnych, które powinno być zinwentaryzowane metoda potwierdzenia salda, zgodnie z wymogiem określonym w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności, z zastrzeżeniem pkt 3 – drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Odnotowane na dzień 31 grudnia 2022 roku saldo należności z tytułu czynszu najmu i dzierżawy składników majątkowych, na kontach analitycznych najemców/dzierżawców, prowadzących księgi rachunkowe, wynosiło: konto analityczne do konta 221 – 30023 (Towerlink Poland Sp. z o.o. Warszawa) – kwota 3.471,79 zł; konto analityczne do konta 221 – 30024 (Orange Polska S.A. Warszawa) – kwota 745,25 zł. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości – termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
– protokół z dnia 31 grudnia 2022 roku z przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych metodą weryfikacji, zawierał jedynie informację o saldzie konta 011 – środki trwałe, z uwzględnieniem sald odnotowanych na kontach analitycznych w tym 011-2 – środki trwałe – grunty. Zespół weryfikacyjny stwierdził cyt. „saldo konta 011 jest realne i prawidłowo ustalone”. Ograniczenie czynności inwetaryzacyjnych do stwierdzenia zgodności stanu kont analitycznych ze stanem konta syntetycznego nie spełniało wymogów określonych art. 26 ust.1 pkt 3 i art. 27 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi – jednostki przeprowadzają inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
Należy przy tym wskazać, że dokumentem źródłowym stanowiącym podstawę władania danym gruntem może być: akt notarialny, decyzja, umowa darowizny, orzeczenie sądu itp.
Stwierdzone powyżej naruszenia i nieprawidłowości podają w wątpliwość staranność, prawidłowość i dokładność przeprowadzonych prac inwetaryzacyjnych. Powyższe naruszało § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zgodnie z którym – inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.
Powyższą nieprawidłowość stwierdzono także w odniesieniu do inwentaryzacji aktywów i pasywów odzwierciedlanych na kontach: 020 – Wartości niematerialne i prawne, 080 – Środki trwałe w budowie (inwestycje), 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 225 – Rozrachunki z budżetami, 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 240 – Pozostałe rozrachunki (w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Nowym Kawęczynie);
– w dokumentacji przedłożonej do kontroli stwierdzono brak zestawienia obrotów i sald według stanu dzień 31 grudnia 2022 roku z ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy w Nowym Kawęczynie oraz z ksiąg rachunkowych Gminy Nowy Kawęczyn. Należy wskazać, że zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jak również z instrukcją inwentaryzacyjną – dane w tym zakresie były niezbędne do ustalenia zgodności stanu aktywów i pasywów ustalonych na podstawie czynności inwentaryzacyjnych (spis z natury, weryfikacja, potwierdzenie sald) ze stanem księgowym. Na prośbę kontrolujących przedstawiono zestawienie obrotów i sald ww. ksiąg rachunkowych według stanu na dzień 31 grudnia 2022 roku;
– zaniechano zinwentaryzowania aktywów i pasywów odzwierciedlanych na kontach w księgach rachunkowych Gminy Nowy Kawęczyn (organ), tj.: konto 134 – Kredyty bankowe, strona Ma – 1.677.594,12 zł; konto 224 – Rozrachunki z budżetami, strona Ma – 156.323,58 zł; konto 240 – Pozostałe rozrachunki, strona Ma – 96,21 zł; konto 245 – Sumy do wyjaśnienia, strona Ma – 34,00 zł, co naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;
– zaniechano zinwentaryzowania aktywów odzwierciedlanych na koncie 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, na dzień 31 grudnia 2022 roku, w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Nowym Kawęczynie, strona Wn – w kwocie 1.411.045,13 zł, co naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
