Księgi rachunkowe za 2022 r. i 2023 r. nie przedstawiały wiernie i rzetelnie sytuacji majątkowej i finansowej Zespołu oraz nie uwzględniały podstawowych zasad rachunkowości – ewidencja środków trwałych nie była prowadzona na bieżąco, czego efektem było wykazanie w bilansie za 2022 r. danych niezgodnych ze stanem faktycznym. Nie zachowano również ciągłości sald w zakresie ewidencji księgowej pozostałych środków trwałych, co spowodowało wystąpienie różnic pomiędzy bilansem zamknięcia konta 013 w 2022 r., a bilansem jego otwarcia w 2023 r. W 2021 r. i 2022 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji wymaganej przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, natomiast inwentaryzacja w 2023 r. została przeprowadzona nierzetelnie, a jej wyniki nie zostały zatwierdzone przez dyrektora. Nie wyjaśniono również stwierdzonych w jej trakcie różnic
W latach 2021-2022 zaniechano obowiązkowego zinwentaryzowania środków trwałych pozostających w dyspozycji Zespołu:
a) nie przeprowadzono wymaganej czteroletniej inwentaryzacji na ostatni dzień roku 2021 lub 2022, z powodu niezarządzenia jej przez dyrektora i niepowierzenia pracownikom obowiązków w tym zakresie. Obowiązków tych nie powierzono pracownikom również w odniesieniu do przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień 2023 r. wyposażenia w Kijaszkowie i w internacie w Łobżenicy. Nieprzeprowadzenie tego rodzaju inwentaryzacji było niezgodne z art. 26 uor.
Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Wicedyrektor ds. wychowawczych, działający pod nieobecność dyrektora, nie potrafił wyjaśnić ww. zaniechania. Dodał jednak, że nieprzeprowadzenie inwentaryzacji na koniec 2023 r. w Kijaszkowie było najprawdopodobniej spowodowane wyłączeniem budynku z użytku.
Były dyrektor S. Dec zeznał, że „powodem niezarządzenia przez niego obowiązkowej raz na 4 lata inwentaryzacji na ostatni dzień 2022 r. „było nierozliczenie inwentaryzacji przeprowadzonej we wrześniu 2022 r. Zarządziłem przeprowadzenie inwentaryzacji doraźnej metodą spisu z natury budynków w Łobżenicy i w Kijaszkowie we wrześniu 2022 r. Inwentaryzacja ta nie została jednak ostatecznie rozliczona ze względu na oczekiwanie na wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie za powierzony majątek, m.in. […]. Do wyjaśnienia pozostawała różnica między księgami a spisem. Osoby, które za to odpowiadały miały złożyć wyjaśnienia. Te osoby się ociągały, była obstrukcja ze strony p. Rybackiego. Protokół nie był przeze mnie podpisany, ponieważ czekałem na złożenie wyjaśnień przez pracowników odnośnie mienia, którego brakowało. Przyznaję, że to moje zaniechanie, ale było to związane z niezakończeniem i nierozliczeniem wcześniejszej inwentaryzacji.”.
b) nie przeprowadzono na ostatni dzień roku 2021 i 2022 inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji tych składników.
Główna księgowa wyjaśniła, że nie przeprowadzono ww. inwentaryzacji „z uwagi na fakt, że większość dokumentów trzeba było najpierw „znaleźć” i poukładać chronologicznie. Dokumentacja od wielu lat była prowadzona w sposób chaotyczny.”
Inwentaryzację środków trwałych na koniec 2023 r. przeprowadzono z naruszeniem przepisów art. 27 ust 1 uor, tj. w sposób nierzetelny i wadliwy lub w składzie niezgodnym z zarządzonym przez dyrektora oraz zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury mienia znajdującego się w budynku w Kijaszkowie. I tak:
a) dyrektor nie powołał komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia zarządzonej drogą spisu z natury inwentaryzacji środków trwałych na koniec 2023 r., mimo obowiązku wynikającego z instrukcji inwentaryzacyjnej (stanowiącej załącznik do polityki rachunkowości z 2022 r.).
Wicedyrektor ds. wychowawczych, działający pod nieobecność dyrektora, nie potrafił wyjaśnić ww. zaniechania.
b) nie przeprowadzono w wymaganym w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor terminie, inwentaryzacji wyposażenia w budynku administracyjno-szkolnym wg stanu na 31 grudnia 2023 r.
Wicedyrektor ds. wychowawczych, działający pod nieobecność dyrektora, wyjaśnił, że „inwentaryzacji nie zrealizowano w związku z wieloletnimi brakami i zaniedbaniami w tymże zakresie.”.
c) spisu wyposażenia warsztatów szkolnych dokonał zespół spisowy w skład którego wchodziły osoby niewyznaczone przez dyrektora do tej czynności.
Wicedyrektor ds. wychowawczych, działający pod nieobecność dyrektora, nie potrafił podać przyczyny ww. nieprawidłowości.
d) inwentaryzację środków trwałych w budynku MOS w Kijaszkowie przeprowadzono drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami i weryfikacji tych składników, zamiast metodą spisu z natury. W Arkuszach spisu z natury środków trwałych w Kijaszkowie wyspecyfikowano bowiem: tablicę interaktywną, obieraczkę do ziemniaków, suszarkę bębnową, atlas olimp, podczas gdy w toku oględzin przeprowadzonych przez NIK 9 stycznia 2024 r., w budynku w Kijaszkowie nie było ww. rzeczy. Dodatkowo, oględziny wykazały dwa piece węglowe, a na arkuszach spisu z natury wyszczególniony był tylko jeden piec. Niestwierdzenie różnic pomiędzy stanem inwentarzowym a stanem faktycznym świadczy o nierzetelnym przeprowadzeniu inwentaryzacji ww. składników.
Wicedyrektor ds. wychowawczych, działający pod nieobecność dyrektora, wyjaśnił, że nie przeprowadzono inwentaryzacji w budynku w Kijaszkowie, z powodu wyłączenia budynku z użytkowania.
e) w ewidencji księgowej Zespołu ujęto pod datą 29 grudnia 2023 r. nadwyżkę środków trwałych w wysokości 8 tys. zł (na koncie 011) oraz niedobory pozostałych środków trwałych w wysokości 16,9 tys. zł (na koncie 013) stwierdzone w wyniku inwentaryzacji warsztatów szkolnych i hali sportowej, pomimo, że dyrektor nie podjął decyzji w sprawie księgowego ujęcia różnic, spisania ich w koszty czy obciążenia osób winnych za niedobory. Było to niezgodne z regulacją określoną w Instrukcji inwentaryzacyjnej ZPW.
Główna księgowa wyjaśniła, że Dyrektor „nie nalegał na przedstawienie wyników inwentaryzacji przed dniem 05.02.2024 (od tego dnia absencja dyrektora – dopisek kontrolera NIK). Ponadto, wyjaśniła, że powodem ujęcia na kontach 011 i 013 wyników inwentaryzacji podyktowane było oczekiwaniem na decyzję Dyrektora. Księgowanie przebiegało poprzez konto 240-06 Rozliczenie niedoborów i nadwyżek. Kolejny zapis księgowy miał być zgodny z decyzją kierownika jednostki, tj. uznanie niedoborów jako zawinione, a nadwyżek środków trwałych w zależności od przyczyn jego powstania. Zatem kolejny zapis księgowy powinien przebiegać na przykład zapisem 240-06/761 czy 240-06/760, w celu rozliczenia konta 240-06 Rozliczenie niedoborów i nadwyżek.”.
W ocenie NIK, powyższe wyjaśnienia potwierdzają jedynie fakt nieprzeprowadzenia inwentaryzacji za 2023 r. w ustawowym terminie, tj. do 15 stycznia 2024 r., gdyż kierownik jednostki nie podjął decyzji w sprawie księgowego ujęcia stwierdzonych różnic.
Źródło: https://www.nik.gov.pl/kontrole/I/23/004/LPO/ (ZESPÓŁ PLACÓWEK WYCHOWAWCZYCH W ŁOBŻENICY)
W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Starosta nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 93 ust. 1 pkt 7 uondfp, polegającego na złożeniu zawiadomienia o ujawnionych naruszeniach dyscypliny finansów publicznych przez osobę pełniącą obowiązki dyrektora Zespołu, które dotyczyły:
b. czynu określonego w art. 18 ust. 1 uondfp, polegającego na nieprzeprowadzeniu przez dyrektora Zespołu inwentaryzacji mienia tej jednostki w 2021 r. i w 2022 r., pomimo obowiązku wynikającego z art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 7 uondfp organ założycielski jednostki sektora finansów publicznych ma obowiązek złożenia niezwłocznie – do właściwego rzecznika – zawiadomienia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
W odniesieniu do czynu opisanego w pkt b) Wicestarosta nie wyjaśnił braku działań w związku z nieprzeprowadzeniem inwentaryzacji w 2021 r., a w sprawie braku inwentaryzacji za 2022 r. wskazał, że po konsultacji ze Skarbnikiem Powiatu Pilskiego uznał, że można odstąpić od zawiadamiania rzecznika dyscypliny finansów publicznych, gdyż spis kontrolny – który dyrektor ZPW uruchomił zarządzeniem nr 22/2022 z 5 września 2022 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – można uznać za wystarczające ustalenie stanu majątku jednostki.
NIK wskazuje, że ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych nakłada na organ założycielski prawny obowiązek złożenia zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych. Natomiast ocena stopnia szkodliwości dla finansów publicznych czynów stanowiących naruszenie dyscypliny finansów publicznych należy do wyłącznej właściwości rzecznika, do którego kierowane jest zawiadomienie. Zawiadomienie, do którego złożenia zobowiązany był organ prowadzący Zespół, nie stwierdza faktu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, a jedynie inicjuje postępowanie, do prowadzenia którego właściwy jest rzecznik.
Źródło: https://www.nik.gov.pl/kontrole/I/23/004/LPO/ (STAROSTWO POWIATOWE W PILE)
