W arkuszach spisu z natury nie wypełniano kolumny „KTM-symbol indeksu”. Skarbnik Gminy złożyła w dniu 16 lipca 2024 roku na tę okoliczność następujące wyjaśnienie: W 2023 roku podjęto decyzję o usprawnieniu prowadzonej inwentaryzacji metodą spisu z natury poprzez wprowadzenie kodów i automatycznych czytników. Decyzja ta podyktowana była m.in. faktem, że na niektórych środkach trwałych (i pozostałych środkach trwałych) oznaczenia są niewyraźne lub brak jest takich oznaczeń. Do końca 2023 roku nie udało się przeprowadzić w pełni „elektronizacji” inwentaryzacji. Dlatego też na arkuszach brak jest symbolu inwentarzowego. Co do zasady nazwy środków trwałych zlokalizowane w poszczególnych pomieszczeniach pozwalały na ich powiązanie z odpowiednimi pozycjami zawartymi w księdze inwentarzowej.
W arkuszach spisowych, na stronach 37-38, stwierdzono naruszenie reguł formalno – proceduralnych podczas przeprowadzania spisu z natury związanych z dokumentowaniem składników spisywanego majątku w poszczególnych pozycjach spisowych i ich identyfikacji. Na ww. arkuszach spisowych stwierdzono braki w zakresie wykazania cech, symboli lub numerów inwentarzowych spisywanych składników majątkowych, pozwalających na ich indywidualną identyfikację i wycenę, co w znacznym stopniu zaburza istotę prowadzonej weryfikacji, a co za tym idzie rzetelność procesu inwetaryzacyjnego w ramach przyjętej i stosowanej metody.
Powyższe wynikało z faktu, że przyjmowano na stan zespoły składników majątkowych zakupionych w ramach zadań inwestycyjnych, księgowanych jako jeden środek trwały, takich jak: siłownia zewnętrzna, czy plac zabaw. W jednostce nieprawidłowo inwentaryzowano tego typu zbiorcze środki trwałe, które mimo, że zostały zakupione (wytworzone) w ramach jednego zadania, np. plac zabaw, to każdy z jego składników stanowił odrębny środek trwały, zatem w taki sposób należało wprowadzić je do ewidencji. Powołując się na konkretny przykład, środek trwały wprowadzony pod nazwą Plac zabaw i siłownia w Brójcach nie jest możliwy do zidentyfikowania. Można zidentyfikować jedynie poszczególne części tego środka trwałego. Przy zastosowanym przez kontrolowanego opisie nie ma realnej możliwości ujawnienia takiego środka podczas spisu. Powoduje to także ryzyko zdekompletowania składnika o jego poszczególne elementy, ponieważ nie posiadają one indywidualnych numerów pozwalających na ich identyfikację. Identyfikacja taka byłaby możliwa, gdyby każda część środka trwałego była oznaczona innym numerem inwentarzowym, np. środek trwały o numerze 0229/290/013, a poszczególne jego części składowe o numerach: 0229/290/013/1, 0229/290/013/2 itd., tak aby można było zidentyfikować i wycenić zarówno zbiorczy środek trwały, jak i indywidualnie każdy ze środków trwałych wchodzących w jego skład. Szczególnie, że istnieje możliwość ich odłączenia bez utraty funkcjonalności środka trwałego. Zatem, inwentaryzację w powyższym zakresie należy uznać za nieskuteczną w wyniku zastosowania niewłaściwej metody, gdyż w przypadku oznaczenia zbiorczego środka trwałego jednym numerem inwentarzowym, w sytuacji gdy jest możliwość odłączenia bez utraty funkcjonalności poszczególnych środków trwałych, spis traci sens, ponieważ zespół spisowy nie jest w stanie zweryfikować kompletności zbiorczego środka trwałego. Dokonanie spisu bez możliwości identyfikacji spisywanego składnika stanowi zaprzeczenie idei inwentaryzacji, której podstawowym celem jest nie tylko sprawdzenie stanu ilościowego ale także rzeczowego. Innymi słowy oprócz nieprawidłowości związanych ze sposobem prowadzenia spisu, powodem powstania uchybień jest sposób przyjmowania składników majątkowych na stan środków trwałych.
