1.
Wprowadzona zarządzeniem nr 51/2008 Burmistrza Rzgowa z dnia 17 października 2008 roku instrukcja inwentaryzacyjna zawierała zapisy niezgodne z uregulowaniami wynikającymi z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
Natomiast w pkt 3 i 4 powyższej instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, że „…spis z natury polega na rzeczywistym ustaleniu ilości składników majątkowych w zależności od rodzaju i wpisania ich do oddzielnych arkuszy spisu z natury. Spisami tymi należy objąć: a) środki pieniężne – gotówkę w kasie oraz papiery wartościowe – corocznie na koniec roku; b) zapasy materiałów – corocznie na koniec roku, a na terenie strzeżonym raz na 2 lata; c) rzeczowe składniki majątkowe: środki trwałe; pozostałe środki trwałe; wartości niematerialne i prawne – corocznie w obiektach niestrzeżonych lub co 4 lata w obiektach strzeżonych; inwestycje w toku – corocznie.
Zatem, zawarte w instrukcji inwentaryzacyjnej zapisy dotyczące spisu z natury nie odpowiadały regulacjom określonym w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, gdyż wartości niematerialne, jak i inwestycje w toku, nie mieszczą się w kategorii aktywów, o których mowa we wskazanej normie. Biorąc powyższe pod uwagę – wartości niematerialne i prawne, oraz inwestycje w toku należy inwentaryzować metodą weryfikacji poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Jednocześnie stwierdzono, że terminy inwentaryzacji, określone w przedmiotowej instrukcji obejmują wyłącznie aktywa inwentaryzowane spisem z natury, natomiast instrukcja ta nie odnosi się do terminów w jakich należy inwentaryzować pozostałe aktywa, nie wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, jak np. aktywa na rachunkach bankowych, grunty, środki trwałe do których dostęp jest utrudniony, etc.
2.
Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 roku przeprowadzono metodą spisu z natury, co dokumentowały arkusze spisu z natury od nr strony 160 do nr strony 177, na których ujęto oprogramowania i licencje. Powyższe naruszało art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jak również postanowienia § 4 pkt 3 zarządzenia nr 269/2023 Burmistrza Rzgowa z dnia 29 grudnia 2023 roku. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Natomiast, zgodnie z § 4 pkt 3 i 4 zarządzenia nr 269/2023 – inwentaryzację środków trwałych w budowie, środków trwałych, do których dostęp był utrudniony, wartości niematerialnych i prawnych, należności i zobowiązań oraz gruntów – należało dokonać w drodze porównania stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych (w drodze weryfikacji odpowiednich dokumentów z zapisami w księgach rachunkowych).
Zatem inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych, do których należą m.in. licencje i oprogramowania, należy inwentaryzować metodą weryfikacji, tj. poprzez porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, a następnie należy dokonać weryfikacji wartości tych składników i właściwie udokumentować.
3.
Inwentaryzację środków trwałych trudno dostępnych oglądowi wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 roku przeprowadzono metodą spisu z natury, co dokumentują arkusze spisu z natury od nr strony 1 do nr strony 32.
Inwentaryzacją w drodze spisu z natury objęto całą grupę II Klasyfikacji Środków Trwałych, w tym środki trwałe trudno dostępne oglądowi, gdzie na arkuszach spisu z natury ujęto również wodociągi, przyłącza wodnokanalizacyjne, przyłącza wodociągowe, kanalizację (sanitarną), sieci kanalizacyjne, sieci wodociągowe, drogi, chodniki, nawierzchnie asfaltowe – które to środki trwałe ze względu na ich dostępność, jak i techniczne utrudnienia w obmiarze, należy inwentaryzować poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, a następnie dokonać weryfikacji wartości tych składników, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Powyższe naruszało także § 4 pkt 3 zarządzenia nr 269/2023 Burmistrza Rzgowa z dnia 29 grudnia 2023 roku.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż powyższa nieprawidłowość stwierdzona została również w trakcie kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Łodzi w okresie od dnia 21 września 2020 roku do dnia 6 listopada 2020 roku, w wyniku czego pismem WK-602/7/2021 z dnia 2 lutego 2021 roku sformułowany został wniosek pokontrolny, w którym zalecono, aby środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, inwentaryzować zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, czyli drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Powyższe wskazuje na brak wykonania zalecenia pokontrolnego.
4.
Metodą weryfikacji zinwentaryzowano aktywa i pasywa odzwierciedlone na poszczególnych kontach analitycznych organu otwartych do kont syntetycznych: 133, 134, 135, 140, 222, 223, 224, 240, 260, 901, 902, 903, 904, 909, 960, 961, 991 i 992, a także saldach poszczególnych kont analitycznych Urzędu otwartych do kont syntetycznych: 080, 141, 201, 221, 222. 223, 224, 225, 229, 231, 234, 240, 245, 290, 401, 402, 403, 404, 405, 409, 720, 750, 751, 760, 800, 810, 851, 860. W protokołach z inwentaryzacji nie odniesiono się do dokumentów źródłowych, na podstawie, których stwierdzono prawidłowość poszczególnych sald analitycznych. Ograniczenie czynności inwetaryzacyjnych jedynie do wskazania wartości stanu salda Wn i Ma poszczególnych kont analitycznych, czy też nazwy zadania inwestycyjnego w zakresie konta 080, a także stwierdzenia prawidłowości sald, nie spełniało wymogów art. 27 ust. 1 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Należy zauważyć, że zgodnie z regułami wynikającymi z powyższych norm ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie inwentaryzacji polega na porównaniu zgodności stanu wynikającego z dokumentacji źródłowej ze stanem ewidencyjnym, a następnie dokonanie udokumentowania przeprowadzonych czynności. Natomiast jednostka, w dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie weryfikacji, nie wskazała nawet przykładowego rodzaju dokumentów w oparciu, o które dokonała weryfikacji wartości poszczególnych kont organu i Urzędu, czy chociażby przykładowego wyspecyfikowania kilku dokumentów będących podstawą dokonania weryfikacji.
5.
Inwentaryzacja środków trwałych w budowie (konto 080) przeprowadzona metodą weryfikacji wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 roku wykazała zaewidencjonowanie nakładów finansowych na zadania inwestycyjne rozpoczęte w latach 2008-2023. Należy zauważyć, iż saldo konta 080 po stronie Wn wskazuje na koszty inwestycji niezakończonych. Protokół z weryfikacji konta 080 wskazuje na inwestycje rozpoczęte nawet w latach 2008-2010, które do dnia 31 grudnia 2023 roku nie zostały zakończone. Uwzględniając zasady ewidencji na koncie 080, tj. kosztów środków trwałych w budowie – należy zauważyć, że nie powinny się za nim znajdować koszty inwestycji, które z różnych powodów nie zostały zrealizowane, bądź zaprzestane czy wstrzymane. Kierownik jednostki winien na bieżąco i systematycznie dokonywać inwentaryzacji takich zadań i podejmować decyzję o ich realizacji w przyszłości bądź wyksięgowaniu w ciężar funduszu jednostki. Zatem, w sytuacji gdy zadania nie są realizowane należałoby dokonać odpisu z ewidencji kosztów inwestycji niepodjętych czy też zaniechanych dokonując urealnienia kosztów inwestycji w toku.
Źródło: https://bip.lodz.rio.gov.pl/artykul/241/3220/m-gm-rzgow-kontrola-kompleksowa-przeprowadzona-przez-rio-w-lodzi-zakonczona-w-2024r
