Kontrola wykazała, iż ostatnią pełną inwentaryzację majątku trwałego przeprowadzono w 2023 r., na podstawie zarządzenia Nr 519/23 byłego Wójta Gminy Narew z dnia 11 grudnia 2023 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. W wyniku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że nie wszystkie środki trwałe zinwentaryzowano w drodze spisu z natury, mimo takiego obowiązku. Część składników majątkowych ujęto wyłącznie w formie wykazów – arkusze spisu z natury obejmowały tylko pomieszczenia Urzędu Gminy lub poszczególne jednostki (np. OSP). Po zakończeniu inwentaryzacji składników majątkowych sporządzano m.in. protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Wynika z niego, że zinwentaryzowano środki trwałe w formie spisu z natury o wartości 7.778.826,84 zł oraz pozostałe środki trwałe 834.684,90 zł. Z protokołu wynika, że nie stwierdzono różnic ani nadwyżek inwentaryzacyjnych. Należy wskazać, iż w podanej kwocie znajdowała się wartość majątku nie objętego dokumentacją świadczącą o przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą spisu z natury, lecz sporządzonymi „wykazami”. Ustalono, iż w formie spisu z natury nie udokumentowano inwentaryzacji składników takich jak:
a) budynki ujęte w wykazie środków trwałych (konto 011-2) – 2.602.368,02 zł,
b) kotły i maszyny energetyczne – (011-4) – 636.628,57 zł,
c) maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne (grupa V konto 011-8) – 232.492,02 zł,
d) środki transportu (grupa V konto 011-6) – 1.907.441,67 zł.
Wymienione składniki zostały ujęte w wykazach podpisanych przez byłego Wójta Andrzeja Pleskowicza i przewodniczącą komisji inwentaryzacyjnej. Wykazy zawierały lokalizację, numer inwentarzowy, nazwę, ilość i wartość. Wymienione składniki powinny być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury, jak to wynika z przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o rachunkowości. Obowiązujące w Urzędzie Gminy przepisy wewnętrzne określające zasady przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji określają m.in., że inwentaryzację w drodze spisu z natury przeprowadza się na arkuszach spisu z natury, zaś do jej przeprowadzenia właściwe są zespoły spisowe. Wykazy sporządzono także dla środków trwałych znajdujących się w OSP, „gospodarce komunalnej”, oczyszczalni i świetlicach. Wykazy te zawierały lokalizację, nazwę, ilość i wartość, a niektóre numery fabryczne. Zgodnie z zarządzeniem Wójta z dnia 11 grudnia 2023 r. inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych miał przeprowadzić zespół spisowy w składzie wymienionym w protokole kontroli. Poprzednią pełną inwentaryzację majątku trwałego przeprowadzono w 2019 r. Przewodnicząca komisji inwentaryzacyjnej wyjaśniła, iż Dokonano inwentaryzacji części majątku trwałego na wykazach w formie elektronicznej. Przez niedopatrzenie formularze przygotowane do spisu nie posiadały charakteru arkusza spisu z natury. Pośpiech i nawarstwienie się obowiązków wynikających z zakresu czynności i przypadających na koniec roku oraz braki kadrowe spowodowały powyższe uchybienia formalne. Spis został przeprowadzony rzetelnie, nie dokonano go na odpowiednich arkuszach. Powstałe omyłki nie powtórzą się. Źródło: https://bip.bialystok.rio.gov.pl/kategorie/249-2024/artykuly/317-wystapienia-pokontrolne-2024?lang=PL
