/na zdjęciu: „klasyczne” środki trwałe/
Teren strzeżony lub nie – oto jest pytanie
Niby oczywista rzecz, ale… rodzi naprawdę masę wątpliwości…
Rozpocznijmy od zapisów ustawy o rachunkowości (art. 26/3/3), które określają, że inwentaryzację środków trwałych (innych niż nieruchomości – bo te można każdorazowo raz w ciągu 4 lat) znajdujących się na terenie strzeżonym można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat. Jeżeli natomiast środek trwały nie znajduje się na terenie strzeżony można (należy) go zinwentaryzować pomiędzy 1 października, a 15 stycznia następnego roku (art. 26/3/1). Tyle przepis.
Oznacza to, że jeżeli środek trwały (ale również pozostały środek trwały!) znajduje się na terenie strzeżonym to możemy przeprowadzić jego inwentaryzację w dowolnym dniu w ciągu 4 lat (a ponieważ inwentaryzację przeprowadzany co do zasady na ostatni dzień roku obrotowego – to mówimy o 4 latach kalendarzowych). Środek trwały nieznajdujący się na terenie strzeżonym już takiego prawa nie uzyskuje – musi zostać zinwentaryzowany corocznie.
Czym jest teren strzeżony… niestety nie wiadomo. Przepisy (żadne) nie posiadają formalnej definicji tego pojęcia. Niektórzy sugerują posiłkowanie się definicją „strzeżonego składowiska” (zawartą w stanowisku KSR w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów), ale to podejście wydaje się nieuzasadnione – gdyby przyjąć ją za definicję przyporządkowaną środkom trwałym to prawdopodobnie żaden środek trwały nie spełni tych warunków, bo strzeżone składowisko to „dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne)„.
Oczywiście każda jednostka sama definiuje czym w jej przypadku jest teren strzeżony dokonując odpowiednich zapisów w swoich wewnętrznych regulacjach (nie polecam jednak kopiowania „owych regulacji” z innych jednostek, bo wtedy w „naszej” instrukcji inwentaryzacyjnej jest definicja terenu strzeżonego innej jednostki!). Ale to rozwiązanie też nie ułatwia sprawy.
Można bowiem wyróżnić kilka przypadków i każdy z nich wymaga odrębnego zastanowienia się jak z nimi postępować:
- „klasyczne” środki trwałe nie znajdujące się na terenie strzeżonym, co wynika z ich specyfiki lub warunków ich użytkowania – głównie składniki znajdujące się na terenie otwartym (jak przykładowe ławki „do opalania” ze zdjęcia)
- środki trwałe „nocujące” w jednostce, ale w ciągu dnia użytkowane przez pracowników, również poza jednostką, prowadzony jest ich rejestr wydań i zwrotów (np. samochód służbowy, narzędzia techniczne)
- środki trwałe oddane („powierzone„) pracownikom na stałe użytkowanie, w tym przypadku można jeszcze wyrównać podgrupę z przypisaną, lub nie, odpowiedzialnością materialną (np. telefon, tablet)
Oczywiście z uwagi na brak ustawowej definicji środków trwałych – trudno wskazać jednoznaczną odpowiedź i wskazać „bezpieczne” rozwiązanie. Można oczywiście spojrzeć na wszystko poprzez cel inwentaryzacji (tj. okresowe uzgodnienie stanu faktycznego z ewidencją księgową), ale on (ten cel) w zasadzie w przypadku jednostek sektora finansów publicznych nie jest brany pod uwagę przez nikogo na poważnie. Oczywiście patrząc na cel inwentaryzacji – należało by się zastanowić – w każdym przypadku – jakie jest rozwiązanie optymalne (odpowiednie) i je wybrać, ale… to dyskusja nie na ten moment… Bo jak wskazywałem – nikt celu inwentaryzacji nie traktuje poważnie.
Wracając do meritum:
- „klasyczne” środki trwałe – bez żadnych wątpliwości trzeba inwentaryzować corocznie,
- dla środków trwałych „nocujących” z prowadzonym rejestrem – wydaje się dopuszczalne spisywanie raz w ciągu 4 lat,
- dla „powierzonych” – spis coroczny, w przypadku ewentualnych trudności w faktycznym spisie z natury (np. z uwagi na gabaryty) można w wyjątkowych sytuacjach posiłkować się np. fotoinwentaryzacją lub inną formą uproszczonego spisu.
Swoimi refleksjami podzielił się z Wami Piotr Rybicki
