Na stronach Ministerstwa Finansów opublikowano projekt stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.
Poniżej pkt 8 – dotyczący inwentryzacji rozrachunków z kontrahentami. Pełna treść projektu na stronie MF (link)
Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami (pkt 8)
Inwentaryzacja rozrachunków w walucie polskiej
Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami drogą uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).
Ustawa nakłada na jednostkę obowiązek zastosowania metody potwierdzenia sald jedynie do należności od kontrahentów. W tym celu, jednostka jako wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednakże wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań).
Jednostka nie stosuje metody potwierdzenia sald do inwentaryzacji należności:
– spornych i wątpliwych,
– od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
– z tytułów publicznoprawnych.
Wymienione należności jednostka inwentaryzuje metodą porównania danych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).
Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami jednostka dokonuje ich przeglądu w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane – w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).
Jednostka uzgadnia z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, ustaloną zgodnie z pkt 5 Stanowiska, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie ), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.
W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta.
W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki.
Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub wolumenu obroty z tym kontrahentem.
Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności metodą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego, mając przy tym na względzie potrzebę zapewnienia kontrahentowi odpowiedniego czasu na odesłanie odpowiedzi.
Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej jednostka uznaje, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych i przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).
Ustawa nie zezwala na stosowanie przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia stanu wzajemnych rozrachunków z kontrahentami klauzuli, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie wartości wierzytelności wyspecyfikowanych na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia stanu wzajemnych rozrachunków, nawet, gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.
W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy wartościami księgowymi a wartościami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka wyjaśnia, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ujmuje je – jeżeli uznaje korekty salda za zasadne – w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.
Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej
Jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.
