Piotr Rybicki
Inwentaryzacja majątku IT to jedno z kluczowych zadań w jednostkach budżetowych – od szkół i uczelni, przez urzędy gmin i powiatów, po szpitale. Choć proces ten może wydawać się prosty, w praktyce napotyka szereg wyzwań, które wpływają zarówno na efektywność pracy, jak i na prawidłowe zarządzanie finansami jednostki. Majątek IT obejmuje nie tylko sprzęt komputerowy, serwery, macierze dyskowe, urządzenia sieciowe, zasilacze awaryjne czy kable, ale także licencje oprogramowania, subskrypcje SaaS/PaaS i rozwiązania chmurowe.
Jednym z podstawowych problemów jest rozproszenie majątku IT. W jednostkach budżetowych sprzęt i oprogramowanie użytkowane są w różnych lokalizacjach: laptopy nauczycieli w szkołach, terminale w urzędach gminnych, serwery w piwnicach lub w lokalnych serwerowniach. Brak centralnego nadzoru powoduje, że część sprzętu „znika” z dokumentacji, a jego identyfikacja staje się czasochłonna i kosztowna. Podobna sytuacja dotyczy licencji oprogramowania – różne działy mogą niezależnie kupować subskrypcje, co prowadzi do powielania kosztów i utrudnia rozliczenia budżetowe. W szkołach np. jedna subskrypcja platformy edukacyjnej może być przypisana do kilku działów, co rodzi ryzyko nadpłacania.
Kolejnym wyzwaniem jest różnorodność sprzętu i konfiguracji. Jednostki budżetowe często dysponują urządzeniami o bardzo różnym wieku i parametrach – od nowoczesnych laptopów i serwerów po starsze stacje robocze, które wciąż są w użyciu. Zróżnicowane modele UPS-ów, PDU i switchy utrudniają nie tylko spis sprzętu, ale także jego monitorowanie i planowanie konserwacji. W przypadku awarii trudno jest szybko określić, które urządzenie wymaga serwisu i jakie komponenty są kompatybilne. Przykładem może być urząd gminy, w którym jeden serwer obsługuje zarówno system ewidencji mieszkańców, jak i system podatkowy – w dokumentacji figuruje jako „serwer zapasowy”, co powoduje zamieszanie przy planowaniu modernizacji.
Inwentaryzacja licencji oprogramowania stanowi osobne wyzwanie i wymaga szczególnej uwagi. W jednostkach budżetowych mamy do czynienia zarówno z licencjami klasycznymi (jednorazowy zakup, instalacja lokalna), jak i subskrypcyjnymi modelami SaaS/PaaS. Licencje SaaS i PaaS wymagają ciągłego monitorowania, ponieważ płatności są cykliczne, a subskrypcje mogą odnawiać się automatycznie, niezależnie od faktycznego wykorzystania. Brak centralnego nadzoru powoduje, że jednostki często płacą za nieużywane konta lub posiadają niewłaściwą liczbę licencji przypisaną do pracowników. Z kolei licencje klasyczne wymagają przechowywania dokumentów zakupu i kluczy aktywacyjnych – ich zagubienie utrudnia audyty i weryfikację zgodności z przepisami prawa. W szkołach, gdzie nauczyciele korzystają z platform edukacyjnych na prywatnych laptopach, konieczne jest dokładne sprawdzenie przypisań licencji, aby uniknąć sytuacji, w której subskrypcja jest aktywna, ale nieużywana.
Nie mniej istotne jest utrzymanie aktualności dokumentacji majątku IT. Inwentaryzacja sporządzana jedynie raz w roku szybko staje się nieaktualna, zwłaszcza w jednostkach, w których sprzęt jest przenoszony między pracownikami, wypożyczany lub używany sezonowo. Brak aktualnych danych utrudnia przygotowanie rzetelnych sprawozdań finansowych, planowanie wymiany sprzętu czy audytów licencji. W praktyce oznacza to, że urząd lub szkoła może nie wiedzieć, które urządzenia wymagają modernizacji, ile licencji faktycznie jest wykorzystywanych i gdzie pojawiają się luki w bezpieczeństwie.
Dodatkowym problemem jest brak standaryzacji procesów inwentaryzacyjnych. W wielu jednostkach nie istnieją jednoznaczne procedury oznaczania sprzętu, aktualizacji danych w systemie czy kontroli wykorzystania licencji. Skutkuje to chaosem informacyjnym, opóźnieniami w sprawozdawczości i trudnościami w podejmowaniu decyzji dotyczących modernizacji infrastruktury IT. Brak standaryzacji może również zwiększać ryzyko nieprawidłowego rozliczenia wydatków budżetowych – np. zapłaty za podwójne licencje lub brak dokumentacji dla sprzętu zakupionego z dotacji.
Rozwiązaniem tych problemów są standaryzacja, automatyzacja i integracja procesów. Oznaczanie sprzętu tagami lub QR-kodami, korzystanie z narzędzi ITAM i CMDB, regularne audyty licencji i subskrypcji oraz współpraca działów IT, finansów i kadr znacząco poprawiają przejrzystość majątku IT. Regularne przeglądy licencji SaaS pozwalają wyłączyć nieużywane subskrypcje, a kontrola przypisań licencji klasycznych zapobiega problemom podczas audytów. W praktyce oznacza to, że jednostka budżetowa może efektywnie zarządzać zarówno sprzętem, jak i oprogramowaniem, minimalizując koszty i zwiększając bezpieczeństwo danych.
Podsumowując, inwentaryzacja majątku IT w jednostkach budżetowych jest procesem wymagającym, ale niezbędnym. Rozproszenie zasobów, różnorodność sprzętu, zarządzanie licencjami oraz brak standaryzacji to najczęstsze wyzwania. Ich minimalizacja wymaga świadomego i systematycznego podejścia, opartego na procedurach, automatyzacji oraz ścisłej współpracy między działami IT, finansów i kadr. Tylko wtedy jednostki mogą zapewnić przejrzystość, kontrolę wydatków i ciągłość działania systemów IT, niezbędną do sprawnego funkcjonowania administracji publicznej czy placówek edukacyjnych.
