Weryfikacja z odpowiednimi dokumentami na początku nowego roku (polemika)
Choć inwentaryzacją w jednostkach budżetowych zajmuję się już kilkanaście lat, i w tym czasie przeprowadziłem z tego zakresu ponad 300 szkoleń, dodatkowo mam uprawnienia biegłego rewidenta, to nie potrafię wyjść z podziwu jak to jest możliwe, by weryfikacji z odpowiednimi dokumentami można dokonać już 8 styczna następnego roku.
Oto cytat z protokołu kontroli RIO: „W dniu 8.01.2016r. przeprowadzono inwentaryzację aktywów i pasywów w drodze weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami – protokół sporządzony 8.01.2016r. – salda objętych weryfikacją aktywów i pasywów uznano za realne i prawidłowe”.
Spróbujemy sobie zatem prześledzić co działo się do 8 stycznia.
Po pierwsze musiał zakończy się rok, a zatem musiał minąć 31 grudnia. Zapewne również musiał minąć 1 stycznia – gdyż to ustawowo dzień wolny od pracy. Pomiędzy 1 a 8 stycznia na pewno był też weekend, a zatem kolejne dwa dni ustawowo wolne. Oznacza to, że wszystkie czynności związane z weryfikacją kont podlegających weryfikacji (wszystkich kont, a nie jest ich przecież mało) musiały zostać wykonane w ciągu 5 dni roboczych.
Jakie to czynności:
– zarejestrowanie wszystkich dokumentów dotyczących ubiegłego roku, również tych dotyczących 31 grudnia, a które zostały wysłane przez kontrahentów np. na początku stycznia,
– dokonanie oceny merytorycznej, formalnej i rachunkowej wszystkich dokumentów, również tych z grudnia,
– dokonanie przeglądu zgodności wszystkich sald z odpowiednimi dokumentami (na tym w końcu polega porównanie z odpowiednimi dokumentami) przez powołany do tego zespół i sporządzenie z tych prac odpowiednich protokołów,
– przejrzenie dokumentacji przez głównego księgowego i przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a także dokonanie innych czynności wymaganych przepisami instrukcji.
Gdyby jednak jednostce budżetowej udało się to zrobić w tym czasie (co w przypadku mniejszych jest wykonalne) to co z dokumentami otrzymanymi przez jednostkę po 8 stycznia? Czy to, że prawidłowość rozliczeń potwierdził kontrolujący oznacza, że już żaden dokument dotyczący „starego roku” nie pojawia się w jednostce po tej dacie.
Doświadczenie empiryczne pokazuje, że nie jest to możliwe.
Jak to zatem jest z tą weryfikacją (podobno) wymaganą przepisami do 15 stycznia następnego roku?
