Metodą spisu z natury przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych, druków ścisłego zarachowania i materiałów według stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku. Ustalono, że:
– na niektórych arkuszach spisu z natury nie wypełniono wszystkich rubryk i wierszy, pozostawiano przerwy w zapisach (np. arkusz spisu nr 16/2018, 28/2018, 53/2018, 68/2018),
– na większości arkuszy spisu z natury nie odnotowano daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu,
w § 15 pkt 1 Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w gminie Działoszyn wskazano, że zespół spisowy dokonuje spisu z natury na „Arkuszu spisu…” wypełniając czytelnie wszystkie rubryki zgodnie z jego treścią w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej,
– na arkuszach nie umieszczono klauzuli „spis zakończono na poz…”. Zgodnie z uregulowaniem zawartym w części IV § 15 ww. Instrukcji, bezpośrednio pod ostatnią pozycją na arkuszu spisowym należy zamieścić klauzulę o treści „spis zakończono na poz….”. Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza należy skreślić. Brak klauzuli o ww. treści umożliwia dokonanie dodatkowych zapisów po zakończeniu spisu,
– stwierdzono przypadki niewłaściwego nanoszenia poprawek, tj. cyfra na cyfrze (np. arkusz spisu z natury 50/2018, 53/2018, 73/2018), poprzez użycie korektora zamiast poprzez skreślenie i zaparafowanie (np. arkusz spisu nr 29/2018), skreślenie bez zaparafowania (np. arkusz spisu z natury nr 46/2018, 47/2018, 91/2018). Stosownie do § 15 pkt 2 ww. Instrukcji – błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak aby pozostały one czytelne. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę (osoby) dokonującą spisu z natury i opatrzone datą. Błędy powstałe np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności.
