„Należy jednak zaznaczyć, że w latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe inwentaryzuje się metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości.” To niewinne zdanie – opublikowane na stronach Ministerstwa Finansów, w ramach odpowiedzi na pytania w sekcji rachunkowość budżetowa, najprawdopdobniej spowoduje liczne perturbacje i ryzyko ogromnych nieprawidłowości.
Powyższy cytat pochodzi z wyjaśnień do pytania pt. „Czy w roku, w którym nie przypada termin inwentaryzacji środków trwałych na terenie strzeżonym, należy dokonać inwentaryzacji tych środków w formie weryfikacji?” (niestety nie podano daty publikacji tegoż wyjaśnienia). I nie byłoby w tym nic nadzwyczajnego gdyby…
Weryfikacja z odpowiednimi dokumentami – czyli co?
Systematycznie od kilku lat Regionalne Izby Obrachunkowe stoją na stanowisku, że weryfikacja z odpowiednimi dokumentami – jako trzecia z metod inwentaryzacji – nie jest tylko ślepym wskazaniem zgodności salda końcowego, ale wymaga znacznie więcej pracy. Przykładów można mnożyć. Oto trzy – z ostatniego roku.
RIO w Poznaniu w połowie 2020 roku wskazywała, że „(…) w protokołach weryfikacji sald kont ksiąg rachunkowych poza stwierdzeniem „Saldo danego konta wynika z zapisów udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Jest realne i prawidłowe” nie wskazano na podstawie jakich dokumentów dokonano weryfikacji, ani nie podano innych informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia wyników inwentaryzacji (…)” (pisownia oryginalna).
RIO Kielce we wrześniu 2020 roku wskazała, że „Do protokołu załączono wydruk zestawienia obrotów i sald (…) który nie wskazuje, co było przedmiotem inwentaryzacji, co porównano, z jakimi dowodami źródłowymi, jakie zapisy były przedmiotem weryfikacji.”
RIO Łódź na początku 2021 roku wskazała, że „dokumentacja w zakresie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych nie odnosiła się do żadnych dowodów źródłowych, na podstawie których dokonano ujęcia aktywów w księgach rachunkowych (faktury, rachunki, dowody OT, protokoły przekazania, umowy), czego wymaga metoda inwentaryzacji jaką jest weryfikacja”
Co to oznacza w praktyce?
Nierzetelna inwentaryzacja w drodze weryfikacji z odpowiedniemu dokumentami środków trwałych (i co oczywiste również pozostałych środków trwałych) powoduje ogromne ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez kierowników jednostek budżetowych.
Sposób inwentaryzacji metodą weryfikacji z odpowiedniemu dokumentami wydaje się ugruntowany (i zresztą słuszny), a wskazywanie że w roku w którym nieprzeprowadzono spisu z natury – z uwagi na co 4-teni jej tryb – obowiązkowo należy przeprowadzić weryfikację – wydaje się „wsadzeniem jednostki na minę”.
Przesłanie
Jak sobie Ministerstwo Finansów wyobraża weryfikację z odpowiednimi dokumentami (źródłowymi) w przypadku kilkudziesięciu tysięcy środków trwałych – tego nie wiem. Ministerstwo Finansów nie musi – my – jednostki budżetowe – musimy. Bo RIO tylko zacierają ręce na nasze nieprawidłowości. A w tym przypadku wyjaśnienie Ministerstwa Finansów nie pozostawia żadnych złudzeń.
Piotr Rybicki
