W wyniku analizy zapisów w arkuszach spisu z natury stwierdzono, że środki trwałe objęte ewidencją konta 011, podlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury, zostały zinwentaryzowane w oparciu o ewidencję środków trwałych, czego potwierdzeniem jest podział spisanych środków trwałych zarówno na grupy rodzajowe, jak i pod względem ich ewidencji księgowej (podział na środki trwałe objęte ewidencją konta 011 i 013). Poza tym, wszystkie dane dotyczące spisywanych środków trwałych, takie jak: liczba porządkowa, numer inwentarzowy, nazwa przedmiotu spisywanego, jednostka miary, ilość i wartość zapisane zostały przez jedną osobę, co wskazuje, że wpisu do arkuszy spisu z natury dokonano na podstawie ewidencji analitycznej środków trwałych.
Na podstawie protokołu weryfikacji salda konta 011, grupa 0 – grunty, na dzień 31 grudnia 2019 roku, stwierdzono że inwentaryzacja gruntów przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2019 roku obejmowała jedynie weryfikację obrotów na tym koncie w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2019 roku. Oznacza to, że na dzień 31 grudnia 2019 roku inwentaryzacją nie objęto gruntów o wartości – 5.028.350,60 zł. Stanowiło to naruszenie art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a także aktywów i pasywów
niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2 ustawy, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z powołanego przepisu wynika zatem, że wszystkie grunty stanowiące własność jednostki winny być zinwentaryzowane na ostatni dzień roku obrotowego co najmniej raz w ciągu czterech lat. Poza tym wskazać należy, że weryfikacja to metoda inwentaryzacji polegająca na porównaniu zapisów ewidencji księgowej z dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W trakcie weryfikacji stwierdza się realną wartość i kompletność ujęcia składników majątkowych; w przypadku gruntów – w trakcie weryfikacji sprawdza się, czy jednostka dysponuje dokumentami stwierdzającymi jej prawny tytuł do gruntu o danej powierzchni i lokalizacji oraz czy w księgach wartość gruntu wykazana jest w prawidłowej wielkości. Oznacza to, że weryfikacja obejmuje składniki majątkowe (w badanym przypadku grunty) figurujące na stanie majątkowym, z wyłączeniem zbytych, czyli sprzedanych, nieodpłatnie przekazanych.
Stwierdzono, że w skład zespołu spisowego do przeprowadzenia inwentaryzacji majątku powołani zostali pracownicy Urzędu Gminy ponoszący materialną odpowiedzialność za spisywane składniki majątkowe. Naruszało to zasady ustalone w obowiązującej w jednostce Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, gdzie w § 13 pkt 4 zapisano, że – zespół spisowy musi się składać co najmniej z dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku. Skład zespołów spisowych ustala przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
Należy zauważyć, ze celem inwentaryzacji jest m.in. rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie.
