Prezydenci miast, burmistrzowie, wójtowie, jako kierownicy jednostki, są zobligowani do przeprowadzenia corocznej inwentaryzacji i z tytułu jej nieprzeprowadzenia lub przeprowadzenia w sposób nieprawidłowy mogą podlegać odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Obowiązek ten dotyczy również pozostałych jednostek budżetowych i ich kierowników.
- Odpowiedzialność za inwentaryzację wynika za zapisów o rachunkowości, natomiast potencjalne sankcje z ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
- W 2020 roku – według informacji prezentowanych przez Główną Komisję Orzekającą – 8,7 proc. naruszeń dyscypliny finansów publicznych dotyczyło inwentaryzacji.
- W praktyce źródłem największej liczby nieprawidłowości są błędnie napisane instrukcje i zarządzania w sprawie inwentaryzacji.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika wprost z przepisów ustawy o rachunkowości i dotyczy jednostek samorządu terytorialnego i pozostałych jednostek budżetowych. Oznacza to, że muszą one corocznie przeprowadzać inwentaryzację. Kierownicy tych jednostek odpowiadają za jej rzetelne i prawidłowe przeprowadzenie.
Dzieje się tak również w przypadku jednostek, w których wyodrębniono odrębną komórkę zajmującą się inwentaryzacją – kierownik jednostki, a zatem prezydent, burmistrz, wójt, dyrektor nie mogą zdjąć z siebie odpowiedzialności za inwentaryzację. Nawet w przypadku gdy – na mocy stosownej umowy – przekażą zadania z nią związane innej osobie – odpowiadają za nadzór.
Odpowiedzialność za inwentaryzację wynika z za zapisów o rachunkowości, natomiast potencjalne sankcje z ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wskazano w niej, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 18, pkt 1 z ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).
W 2020 roku – według informacji prezentowanych przez Główną Komisję Orzekającą – 8,7 proc. naruszeń dyscypliny finansów publicznych dotyczyło inwentaryzacji.
Jakie nieprawidłowości mogą wystąpić?
Katalog potencjalnych nieprawidłowości jest obszerny. Oto przykładowe – wskazane jako nieprawidłowości już w 2021 roku.
W zakresie nieprzestrzegania własnej instrukcji inwentaryzacyjnej:
− zaniechano wydania zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz ustalenia jej planu (harmonogramu) przez Wójta Gminy, czym naruszono § 7 obowiązującej w jednostce Instrukcji inwentaryzacyjnej;
− przeprowadzenie w dniu 31 grudnia 2019 roku spisu z natury rzeczowych składników aktywów obrotowych przez dwóch członków zespołu spisowego bez udziału osoby materialnie odpowiedzialnej. Powyższe nie spełniało wymogu § 9 ust. 4 Instrukcji inwentaryzacyjnej;
− na arkuszach spisowych nie umieszczano klauzuli „spis zakończono na poz.”, co było wymagane przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi;
− stwierdzono, że w skład zespołu spisowego do przeprowadzenia inwentaryzacji majątku powołani zostali pracownicy Urzędu Gminy ponoszący materialną odpowiedzialność za spisywane składniki majątkowe. Naruszało to zasady ustalone w obowiązującej w jednostce Instrukcji.
W zakresie określenia metody inwentaryzacji:
− stwierdzono, że środki trwałe objęte ewidencją konta 011, podlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury, zostały zinwentaryzowane w oparciu o ewidencję środków trwałych;
− spisem z natury zostały objęte środki, do których dostęp jest znacznie utrudniony;
− spisem z natury nie objęto aktywów obrotowych jednostki w postaci zapasów materiałów zaewidencjonowanych na koncie 310-2;
− czynności inwentaryzacyjne w odniesieniu do zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek przeprowadzono drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, co nie spełniało wymogów w zakresie inwentaryzacji określonych w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
W zakresie techniki pracy:
− w zakresie salda konta 020 – Wartości niematerialne i prawne, przedłożony został protokół z weryfikacji salda wartości niematerialnych i prawnych – nie wskazano w nim jednak dokumentacji, przykładowo dowodów źródłowych, potwierdzających posiadanie przez Urząd Miejski;
– jednostka po dokonaniu czynności inwentaryzacyjnych sporządziła błędne rozliczenie końcowe;
− dokonywano poprawek w arkuszach spisu z natury w sposób niezgodny z wymogami określonymi w art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości;
− w protokołach z inwentaryzacji drogą weryfikacji sald nie zamieszczono daty ich sporządzenia, co uniemożliwiło zweryfikowanie, czy przeprowadzona inwentaryzacja została przeprowadzona w terminie;
− przy weryfikacji salda Ma konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” nie podano na podstawie jakich dokumentów źródłowych zweryfikowano saldo ww. konta;
– dokumentacja w zakresie inwentaryzacji udziałów nie odnosiła się do żadnych dowodów źródłowych, na podstawie których dokonano ujęcia w księgach rachunkowych, czego wymaga metoda inwentaryzacji jaką jest weryfikacja.
Sankcje mogą być poważne
Katalog potencjalnych sankcji – jakie mogą zostać nałożone na kierownika jednostki jest dość obszerny. Obejmuje on 1) upomnienie; 2) naganę; 3) karę pieniężną; 4) zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi.
Praktyka orzecznictwa Głównej Komisji Orzekającej pokazuje na korzystanie najczęściej z sankcji w postaci upomnienia (39 proc.), kary upomnienia (6 proc.) oraz nagany (7 proc). W 47 proc. odstąpiono od wymierzenia kary.
Wszystko w rękach… kierownika jednostki
W praktyce źródłem największej liczby nieprawidłowości są błędnie napisane instrukcje i zarządzania w sprawie inwentaryzacji. Pokazują to nie tylko ostatnie wystąpienia pokontrolne, ale również przypadki posiadania instrukcji „starych”, a więc niedostosowanych do obecnej sytuacji w jednostce, czy też zarządzeń z treści których np. nie da się ustalić daty na jaki dzień przeprowadza się inwentaryzację. Innym istotnym problemem jest częstokroć niezrozumienie przepisów, które przejawiają się choćby tym, że w świadomości wielu osób obowiązkowe jest posiadania arkuszy spisu z natury w formie druków ścisłego zarachowania. Znane są również przypadki jednostek, które twierdzą, że w roku w którym nie było u nich spisu z natury środków trwałych – nie było inwentaryzacji. To tylko przykłady, jednakże wskazują jak łatwo jest popełnić nieprawidłowość przez kierownika jednostki.
Zbliżający się IV kwartał to czas zintensyfikowania prac związanych z inwentaryzacją. Szczególnie w tym roku, nie można skorzystać ze znanej wszystkim metody tworzenia dokumentów inwentaryzacyjnych tj. „kopiuj-wklej”. Czas pandemii wymusił na wielu jednostkach zmiany, również takie, które wpływają na przebieg corocznej inwentaryzacji.
Trzeba do nowej rzeczywiści, również inwentaryzacyjnej, odpowiednio się przygotować. Prezydencie, burmistrzu, wójcie – nie bądź zaskoczony inwentaryzacją!
Piotr Rybicki
Biegły rewident, wykładowca zagadnień z zakresu inwentaryzacji, środków trwałych, odpisów aktualizujących oraz informacji dodatkowej w jednostkach budżetowych, panelista podczas największych wydarzeń gospodarczych w Polsce, komentator bieżących wydarzeń
