Na dzień 31 grudnia 2018 r. i 31 grudnia 2019 r. nieprawidłowo zinwentaryzowano należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, tj. w drodze weryfikacji zamiast w drodze uzyskania potwierdzeń sald. Powyższym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn zm.). Zgodnie z przywołanymi przepisami, należności inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Naruszono tym również postanowienia rozdziału V § 15 ust. 1 obowiązującej instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie wprowadzonej zarządzeniem nr 127/2016 Burmistrza Miasta Czeladź z dnia 11 maja 2016 r., według których inwentaryzacji należności dokonuje się na ostatni dzień roku przez uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu tych aktywów przez kontrahentów.
Brak uzyskania na potrzeby inwentaryzacji potwierdzeń sald należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe:
- na koniec 2018 r.: dotyczył 22 podmiotów, gdzie łączna kwota należności pozostających do zapłaty stanowiła kwotę 6.984,84 zł, w tym: 749,08 zł odsetek,
- na koniec 2019 r.: dotyczył 22 podmiotów, gdzie łączna kwota należności pozostających do zapłaty stanowiła kwotę 13.617,58 zł, w tym: 1.112,37 zł odsetek.
Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników, w jednostce kierowano się niepisaną zasadą o występowanie o potwierdzenie sald jedynie w konkretnych przypadkach np. gdy saldo należności bądź odsetek było znaczące. Działanie takie miało na celu ograniczenie wydatków ponoszonych na opłaty pocztowe. Biorąc powyższe pod uwagę, nie wysłano pism o potwierdzenia sald za 2018 r. i 2019 r. Decyzją Głównej Księgowej (pełniącej obowiązki od 1.10.2020 r.) w marcu br. wysłano potwierdzenia sald za 2020 r. Weryfikację niepotwierdzonych pisemnie należności cywilno-prawnych przeprowadził podinspektor w Referacie Finansowym. Zadania w tym zakresie nie zostały mu powierzone na piśmie. Nadzór w tym zakresie sprawował Kierownik Referatu Finansowego.
W myśl art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
