Liczy się każdy dzień, czyli o nieterminowym ujmowaniu zdarzeń w ewidencji księgowej (z kontroli Regionalnych Izb Obrachunkowych)

1724
views

29.10.2021
„nieujęcie w ewidencji księgowej prowadzonej do konta 011 – ,,Środki trwałe” operacji zbycia mienia, w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenie to miało miejsce. Powyższe jest niezgodne z przepisem określonym w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i dotyczyło działki nr 803/1 położonej w miejscowości Porąbka Uszewska, zbytej na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego w dniu 30.03.2021 r., a wyksięgowanej z ww. konta w dniu 02.04.2021 r.”
http://bip.krakow.rio.gov.pl/?a=7493

Komentarz (31.10.2021):

Przykład tej nieprawidłowości jest na tyle kuriozalny i abstrakcyjny, że postanowiłem napisać kilka słów komentarza.
1. Z formalnego punktu widzenia ujęcie zdarzenia gospodarczego w innym miesiącu (tu: kwiecień) niż zdarzenie miało miejsce (tu: marzec) stanowi podstawę do stwierdzenia, iż księgi rachunkowe nie są prowadzone na bieżąco (art. 24 ust. 5 ustawy o rachunkowości tj. pochodzące z ksiąg rachunkowych informacje uniemożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań). Natomiast przywołany w wystąpieniu pokontrolnym art. 20 ust. 1 („do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym”) sugeruje nieprawidłowość w postaci nierzetelnego sporządzenia sprawozdań finansowych, budżetowych, statystycznych lub innych (tu: ujęcie w I kw 2021 zbytego w marcu środka trwałego skutkuje nieprawidłowym sprawozdaniem… F0-1).
2. Zastanawia fakt, z jakiego powodu jednostka nie ujęła zdarzenia w księgach rachunkowych poprzedniego miesiąca (tu: marzec), mimo iż faktycznie je księgowała na początku następnego miesiąca (tu: 2 kwietnia), mając zapewne otwarte księgi za poprzedni miesiąc. Nic nie stało na przeszkodzie (podobnie jak to ma miejsce np. z wyciągami bankowymi księgowanymi dzień później, lub po weekendzie, w przypadku których nikt nie twierdzi, że zapłata nastąpiła „w dniu księgowania”), aby ująć zbycie w poprzednim miesiącu (tu: marzec). Powody mogą być dwa: 1/ niewiedza, że tak można zrobić, 2/ likwidacja innego środka trwałego już w nowym miejscu (tu: np. 1 kwietnia) i niejako utrata ciągłości numeracji. Obydwa te przypadki wydają się tak abstrakcyjne, że na pewno jest jakiś trzeci powód.
3. System obiegu dokumentów pozwalający zaksięgować zdarzenie po 3 dniach od jego wystąpienia zasługuje na… pochwałę. Zbycie działki nastąpiła we wtorek, a już w piątek zdarzenie zostało ujęte w księgach. Tym bardziej zapewne boląca jest nieprawidłowość, bo mimo dołożenia wszelkich starań – 3 dni okazały się zbyt długim czasem.

Podsumowując:

Nic nie stoi na przeszkodzie, by zdarzenie, które miało miejsce w jednym miesiącu (tu: 30.03.2021) zostało ujęte w księgach rachunkowych w następnym miesiącu (tu: 2.04.2021) pod datą z poprzedniego miesiąca (tu: 30.03.2021 lub 31.03.2021). Spełniony będzie wtedy obowiązek określony w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości (wprowadzono każde zdarzenie, które nastąpiło okresie sprawozdawczy i w art. 24 ust. 5 (umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań), a także – o czym w wystąpieniu pokontrolnym nie wskazano – umożliwią od właściwego miesiąca zaniechać amortyzacji.

Piotr Rybicki

Ad vocem.
Smuci brak jakiejkolwiek działalności informacyjnej ze strony Regionalnych Izb Obrachunkowych. Obecnie w wielu jednostkach kontrole zarzucają nieterminowe ujmowanie w księgach rachunkowych fakt zbycia lub nabycie środków trwałych. Gdyby ciężar prac został ukierunkowany na informowanie i edukację w tym zakresie – a nie tylko wskazywanie nieprawidłowości – zapewne spowodowało by to mniej stresów u niejednego kierownika jednostki i głównego księgowego. Ale to niestety tylko marzenia…

Aktualizacja 5.11.2021
Zobacz nieprawidłowość nr 5 https://warszawa.rio.gov.pl/?a=43988