1. Poza wskazaną informacją (iż „Zweryfikowano stan gruntów na dzień 31.12.2019r. na wartość 59.379.434,00 zł”) oraz wydrukiem z księgi środków trwałych dokumentacja nie zawierała porównania danych zawartych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi potwierdzającymi posiadanie poszczególnych gruntów. Należy zauważyć, iż księga środków trwałych jest ewidencją księgową stanu majątkowego, a nie jest dokumentem źródłowym, na podstawie którego środek trwały przyjęty został do ksiąg rachunkowych i w oparciu o który inwentaryzacja winna zostać przeprowadzona.
2. (…) zestawienie środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, nie zawierało porównania danych zawartych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi potwierdzającymi posiadanie poszczególnych środków trwałych trudnodostępnych oglądowi. Przedmiotowe zestawienie było powieleniem informacji wynikających z ewidencji pomocniczej jaką jest księga inwentarzowa.
3. (…) załącznik (wydruk z księgi środków trwałych) nie zawierał żadnego porównania danych wynikających ze sporządzonych wydruków ewidencji z danymi wynikającymi z dowodów źródłowych potwierdzających nabycie licencji oprogramowania (faktury, umowy). Należy zauważyć, że sporządzenie wydruków księgowych, nie jest przeprowadzeniem inwentaryzacji, gdyż księgi inwentarzowe / księgi środków trwałych są ewidencją księgową stanu majątkowego, a nie dokumentem źródłowym, na podstawie którego środek trwały przyjęty został do ksiąg rachunkowych i na podstawie którego inwentaryzacja winna zostać przeprowadzona.
4. W odniesieniu do powyższej weryfikacji kont jednostki (wybranych kont zespołu 0, 1,2 3 oraz 8) nie odniesiono się w żaden sposób do dokumentów źródłowych, z których wynikały poszczególne salda, jak np. w zakresie kont rozrachunkowych: faktury od kontrahentów, listy płac, deklaracje ZUS DRA, deklaracje PIT – na podstawie, których dokonano weryfikacji.
5. Odnosząc się do inwentaryzacji gruntów, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, WNiP – należy zwrócić uwagę, na zapis art. 26 ust 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wskazujący, że inwentaryzacja metodą weryfikacji polega na ustaleniu faktycznego stanu składników majątkowych jednostki oraz zweryfikowaniu rzetelności danych ujętych w ewidencji księgowej. Biorąc pod uwagę treść wskazanej normy wskazać należy, że inwentaryzacja metodą weryfikacji polega na porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Dokumentami takimi powinny być np. w zakresie gruntów i środków trwałych trudnodostępnych oglądowi: decyzje komunalizacyjne, akty notarialne, wypisy z księgi wieczystej, protokoły odbioru robót i dowody OT wraz z fakturami w zakresie wytworzenia środka trwałego, protokoły przekazania, etc. I to dane wynikające z tych dokumentów – w odniesieniu do każdej działki, każdego środka trwałego, do którego dostęp jest utrudniony, jak również WNiP – należy porównać z zapisami w ewidencji księgowej i dokonać weryfikacji poprawności tychże zapisów. Zatem celem przedmiotowej inwentaryzacji jest ustalenie czy posiadane przez jednostkę dokumenty potwierdzają istnienie poszczególnych składników aktywów, ich wiarygodność i poprawność wyceny.
6. (…) stwierdzono zaniechanie objęciem przedmiotową inwentaryzacją poniższych kont organu, które winny zostać zinwentaryzowane stosownie do zapisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości:
224 – rozrachunki budżetu– które na dzień 31 grudnia 2019 roku wykazywało saldo Wn w wysokości 966.805,28 zł,
240 – pozostałe rozrachunki – wskazujące na dzień 31 grudnia saldo Wn 1.171,39 zł,
909 – rozliczenia międzyokresowe – które na dzień 31 grudnia 2019 roku wykazywało saldo Ma w wysokości 2.095.586,00 zł.
