Weryfikacja, dzień inwentaryzacji, rozpoczęcie spisu z natury przed wydaniem zarządzenia, niedobory a likwidacja, rozliczenie inwentaryzacji, przechowywanie dokumentacji

336
views

1.

Kontrola prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji wykazała brak dowodów na przeprowadzenie na ostatni dzień 2021 r. inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z załączonego do protokołu kontroli zestawienia obrotów i sald wynika, że w świetle przepisów art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości tą metodą powinny być zinwentaryzowane salda kont 020, 071, 072, 201, 225, 229, 231, 800, 851 i 860. Artykuł 26 ust. 3 pkt 1 ustawy oraz instrukcja inwentaryzacyjna obowiązująca w Przedszkolu przewidują, że inwentaryzacja w drodze weryfikacji według stanu na dzień 31 grudnia powinna być przeprowadzona nie później niż do 15 stycznia roku następnego. Według § 11 instrukcji wyniki „weryfikacji dokumentowej” znajdują swoje odzwierciedlenie w protokole. Z kolei § 8 ust. 7 instrukcji stanowi, że inwentaryzacji drogą weryfikacji dokonują pracownicy księgowości, których powołuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w porozumieniu z główną księgową. Z protokołu kontroli nie wynika, aby w 2021 r. powoływano komisję inwentaryzacyjną; komisja taka była powołana w 2020 r. w związku z okresową inwentaryzacją środków trwałych i pozostałych środków drogą spisu z natury.

Główna księgowa w sprawie dowodów na weryfikację sald na koniec 2021 r. wyjaśniła: Posiadam tylko z Banku Spółdzielczego w Zambrowie potwierdzenie zgodności sald naszych rachunków bankowych na koniec roku 2021. Wyjaśnienie potwierdza zatem nieprzeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji. Wynika z niego, że jednostka posiada potwierdzenia sald rachunków bankowych. Jednakże na str. 21 protokołu kontroli zaznaczono, że Przedszkole posiada wyłącznie wyciągi bankowe do rachunków, a nie potwierdzenia sald na dzień 31 grudnia 2021 r., wbrew art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy.

Ponadto z ustaleń dotyczących inwentaryzacji zawartych na str. 67-69 protokołu kontroli wynika, że nie określono dnia, na który miała być przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych w 2020 r. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji środków trwałych uważa się za dotrzymane, jeżeli przeprowadzono ją raz w ciągu 4 lat. W związku z dowolnością wyboru dnia, na który ma być przeprowadzana inwentaryzacja tych składników, wskazanie go przez kierownika jednostki w treści zarządzenia stanowiącego podstawę wszczęcia inwentaryzacji jest niezbędne dla jej rozliczenia i powiązania wyników z danymi ksiąg.

2.

Ostatnią pełną inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono w 2020 r. Zarządzeniem Nr 021.04.2020 z dnia 16 listopada 2020 r. wyznaczył Pan, że inwentaryzacja ma być przeprowadzona według stanu na dzień 30 listopada 2020 r., w okresie od 1 grudnia 2020 r. do 15 stycznia 2021 r. Arkusze spisu z natury zawierają zaś następujące daty: rozpoczęcia spisu 15 listopada 2020 r. i jego zakończenia – 30 listopada 2020 r. Z powyższego wynika, że inwentaryzację w drodze spisu z natury rozpoczęto przed dniem wydania przez Pana zarządzenia w sprawie jej przeprowadzenia.

Na dokumentach nazwanych jako „Środki trwałe zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wg stanu na dzień 30.11.2020 – wszystkie różnice”, Środki trwałe – darowizny zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wg stanu na dzień 30.11.2020 – wszystkie różnice” oraz „Środki trwałe – dotacja zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wg stanu na dzień 30.11.2020 – wszystkie różnice” wyszczególniono m.in. pozycję „ilość”, w której wstawiano cyfrę 0 lub 1, gdzie oznaczenie „0” skutkowało wykazaniem stanu jako „niedobór” a oznaczenie „1” jako „nadwyżka”. Według złożonego wyjaśnienia Sformułowanie stan (przy 0) niedobór należy rozumieć jako brak przedmiotu w danym miejscu spisu. Został „przeniesiony” do innego miejsca użytkowania. Sformułowanie stan (przy 1 ) nadwyżka oznacza przedmiot będący na stanie innego miejsca spisu. (…).

Z wymienionych dokumentów inwentaryzacyjnych wynika, że powstał „niedobór” na kwotę 163.848,53zł (jest to różnica pomiędzy „nadwyżkami” (1) a „niedoborami” (0)). W dokumencie pn. „PR – Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych…” sporządzonym z datą 30 listopada 2020 r. wskazano wartość środków trwałych wynoszącą 163.848,53 zł z orzeczeniem komisji likwidacyjnej „Powyższe środki należy zlikwidować (stan nie do używania)”. Decyzja komisji została przez Pana Dyrektora zatwierdzona. Przedstawiona dokumentacja wskazuje zatem, że w rzeczywistości nie wystąpił niedobór spisywanych składników – rozumiany jako brak środków trwałych uwidocznionych w księgach rachunkowych – ponieważ stwierdzono ich istnienie, a jedynie ocena przydatności do dalszego użytkowania była negatywna. Wniosek ten potwierdzają daty z dokumentacji – spis przeprowadzono w dniach od 15 do 30 listopada 2020 r. a orzeczenie o likwidacji datowano na 30 listopada 2020 r. Komisję likwidacyjną powołał Pan zaś w dniu 30 listopada 2020 r. w celu „oceny przydatności środków trwałych i wyposażenia będącego na stanie Centrum”. Składniki potraktowane jako niedobór inwentaryzacyjny w praktyce istniały, ponieważ wystąpiła konieczność ich likwidacji. Wskazuje to na nierzetelność dokumentacji inwentaryzacyjnej wynikającą z posługiwania się w jej treści pojęciami nieadekwatnymi do stanu faktycznego. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości ujawnione w roku inwentaryzacji różnice między stanem ewidencyjnym a stanem wykazanym w księgach podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach. Stwierdzony przez jednostkę „niedobór” nie stanowił tego rodzaju różnicy – nie obrazował różnicy między stanem faktycznym stwierdzonym w wyniku spisu a stanem ewidencyjnym.

Do zlikwidowania na łączną wartość 163.848,53 zł wskazano m.in. plac zabaw przy ul. Cieliczańskiej (2.473,72 zł), ogrodzenie przy ul. Cieliczańskiej (6.876,91 zł), zbiornik ścieków przy ul. Cieliczańskiej (269 zł) oraz zestawy komputerów, drukarki, kino domowe, telewizory, wieże, aparaty cyfrowe, kopiarkę, fortepian, wykaszarkę, regały, grzejniki, odkurzacze, rolety, gaśnice (łącznie na 154.228,90 zł). Środki trwałe na wskazaną wartość zostały wyksięgowane z ewidencji pod datą 31 grudnia 2020 r. W wyjaśnieniu co do wyksięgowania z ewidencji placu zabaw, ogrodzenia i zbiornika ścieków przy ul. Cieliczańskiej główna księgowa przedstawiła: W roku 2018 Centrum Kultury i Rekreacji w Supraślu otrzymało darowiznę (akt notarialny) od Urzędu Miasta Supraśl budynek wraz z gruntem przy ul. Cieliczańskiej 1. Wraz z działką przekazano protokołem plac zabaw, ogrodzenie, zbiornik ścieków będący na stanie UM Supraśl. W związku z brakiem powyższych urządzeń na działce 1432 przy ul. Cieliczańskiej 1 Centrum postanowiło je zlikwidować i wyksięgować ze stanu środków (…).

Plac zabaw, ogrodzenie oraz zbiornik ścieków przekazane zostały Centrum przez Urząd Miejski w Supraślu na podstawie protokołów PT z dnia 29 czerwca 2018 r. Na podstawie wyjaśnienia należy stwierdzić, że w dokumencie przekazania wykazano nierzetelne dane, gdyż składniki takie nie istniały – w tym zakresie wynikiem inwentaryzacji powinno być zatem ustalenie niedoboru. Rzetelny sposób jego rozliczenia to skorygowanie dokumentu PT w porozumieniu z UM w Supraślu i wyksięgowanie na tej podstawie objętych nim pierwotnie składników, a nie tworzenie dokumentacji wskazującej na likwidację nieistniejących urządzeń. Dokumentację przeznaczającą środki trwałe do likwidacji należy zatem w tej części uznać za nierzetelną.

Dokumentacja likwidacyjna nie zawierała dowodu oddania sprzętu elektronicznego do wyspecjalizowanego punktu zajmującego się utylizacją. Protokołu zniszczenia wyposażenia, takiego jak np. meble, również nie okazano. W wyjaśnieniu wskazał Pan, że Wszystkie uszkodzone i zużyte zestawy komputerowe oraz elektronarzędzia zostały zutylizowane zgodnie z protokołem Komisji Likwidacyjnej z 30.11.2020 r. Pracownik Centrum Kultury i Rekreacji w Supraślu zawiózł je do odpowiedniego kontenera. Nie otrzymał protokołu likwidacji, ponieważ zakład odbierający odpady nie chciał wystawić faktury na CKiR tylko na osobę prywatną. Zawiezione sprzęty zostały udokumentowane fotograficznie – str. 55-59 protokołu kontroli.

3.

Zarządzeniem z dnia 20 grudnia 2019 r. powołał Pan komisję inwentaryzacyjną, którą zobowiązał do przeprowadzenia w terminie do 31 stycznia 2020 roku spisu z natury rzeczowych składników majątku na dzień 31 grudnia 2019 r. Jak wynika z protokołu kontroli, pomimo przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych środków trwałych ujętych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” nie zostało udokumentowane:
– sporządzenie sprawozdania z przebiegu spisu z natury;
– zestawienie różnic inwentaryzacyjnych;
– rozliczenie końcowe ilościowo-wartościowe;
– sporządzenie protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych;
– decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych.

Wymienione dokumenty określone zostały w treści Instrukcji obiegu dokumentów księgowo-finansowych… Kontrola wykazała brak możliwości ustalenia osób odpowiedzialnych za brak tych dokumentów – regulacje wewnętrzne i zakres czynności głównego księgowego nie odnoszą się do realizacji tych zadań, zaś zarządzenie z 20 grudnia 2019 r. ogranicza się do wymienienia osób powołanych w skład komisji inwentaryzacyjnej i stwierdzenia, że komisja ma przeprowadzić spis z natury.

Nieokazanie wyspecyfikowanej wyżej dokumentacji należy ocenić jako świadczące o niedokonaniu rozliczenia inwentaryzacji, wbrew art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Potwierdza to wynik zsumowania przez kontrolującego danych ze 105 arkuszy spisu z natury. Wartość ujętych na arkuszach spisu składników była niższa o 3.900,98 zł od salda konta 013 na dzień 31 grudnia 2019 r

W odniesieniu do pozostałych składników podlegających inwentaryzacji w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych nie okazano dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie ostatniej inwentaryzacji materiałów ujętych na koncie 310, podstawowych środków trwałych ujętych na koncie 011 oraz wartości niematerialnych i prawnych z konta 020. W związku z tym zwrócono się do Pana o pisemne wyjaśnienie, kiedy została przeprowadzona ostatnia inwentaryzacja tych składników. Dopiero w dniu podpisania protokołu kontroli została okazana dokumentacja inwentaryzacji środków trwałych na dzień 31 grudnia 2018 r., wartości niematerialnych i prawnych na dzień 31 grudnia 2021 r. oraz materiałów na dzień 17 grudnia 2021 r.

W kwestii sposobu przechowywania i czasu okazania dokumentacji potwierdzającej inwentaryzację składników aktywów ujętych na wskazanych kontach należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze – str. 44-46 protokołu kontroli.

Źródło: https://bip.bialystok.rio.gov.pl/kategorie/177-2022/artykuly/234-wystapienia-pokontrolne-2022