Nieprawidłowo udokumentowano ewidencję i kontrolę arkuszy spisowych, stanowiących druki ścisłego zarachowania. Arkusze spisu z natury zostały kolejno ponumerowane, z tym, że rozliczenia arkuszy dokonano na dokumencie zawierającym jedynie zestawienie kolejno ponumerowanych arkuszy, nazwę pola spisowego oraz ewentualne uwagi. Arkusze spisu z natury są drukami służącymi do udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych metodą spisu z natury. Od prawidłowego uregulowania zasad wydawania, wypełniania, rozliczania i zwrotu arkuszy oraz zapewnienia ich przestrzegania przez członków komisji inwentaryzacyjnej/zespołów spisowych zależy rzetelność przeprowadzenia inwentaryzacji i możliwość prawidłowego rozliczenia jej wyników. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
W związku z tym kierownik jednostki powinien dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji określić zasady ewidencji i kontroli wydawanych arkuszy spisu z natury, które stanowią dla jednostki druki ścisłego zarachowania. Arkusze spisu z natury podlegają ewidencji i kontroli zużycia w sposób odmienny od typowych druków ścisłego zarachowania, a mianowicie nie od chwili ich nabycia, lecz dopiero z chwilą nadania tym drukom odpowiednich cech (m.in. niepowtarzalnego numeru). Zgodnie z powyższym, przed wydaniem arkuszy spisu z natury należy je ponumerować i oznaczyć w sposób uniemożliwiający ich zamianę.
Komentarz: żaden przepis prawa nie obliguje do traktowania arkuszy spisu z natury jako drugi ścisłego zarachowania. A zatem powyższą interpretację można traktować tylko jako luźną – niepopartą przepisami prawa – „pogadankę” Regionalnej Izby Obrachunkowej.
Dodatkowo należy wskazać, że Zarządzeniu Ministra Finansów w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej (Monitor Polski – rok 1983 nr 40 poz. 233) w §44 znajdował się zapis następującej treści: „Arkusze (karty) spisu z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako formularze ewidencjonowane, objęte ilościową kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy (kart) spisu oraz oznaczenie w sposób uniemożliwiający ich zamianę powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy (kart) spisu członkom zespołów spisowych. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy (kart) spisu odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.„, jednakże regulacja ta została zniesiona 31 grudnia 1990 roku.
