1.
Na dzień 31.12.2020 r. saldo Wn konta 011-0 „Środki trwałe grunty” w kwocie 2.944.403,60 zł, uznano za realne, pomimo iż na ten dzień w ewidencji księgowej Urzędu nie ujęto co najmniej 19 działek, stanowiących własność Gminy Brody. Powyższych rozbieżności nie ujawniła przeprowadzona wg stanu na dzień 31.12.2020 roku inwentaryzacja gruntów w drodze weryfikacji, pomimo iż nieujęte w księgach rachunkowych działki figurowały w ewidencji zasobu nieruchomości Gminy Brody na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji.
2.
W zakresie inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2020 r. ustalono następujące nieprawidłowości:
a/ inwentaryzację zobowiązań z tytułu kredytów (konto 134 „Kredyty bankowe” – saldo Ma w kwocie 3.300.000,00 zł) i obligacji (konto 260 „Zobowiązania finansowe” – saldo Ma w kwocie 42.255.000,00 zł) przeprowadzono drogą otrzymania od banków potwierdzeń sald, zamiast drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
b/ w zakresie inwentaryzacji drogą weryfikacji sald kont Urzędu kontrolującemu przedłożono tylko wydruki z ewidencji księgowej tych kont. Wszystkie wydruki opatrzone są pieczątką z podpisem Skarbnika. Wśród wydruków brak konta 221, 223, 225-02, 225-06 i 225-08, 245, 851 i 860. Protokołu dokumentującego przeprowadzenie weryfikacji sald kont Urzędu nie sporządzono. Salda ww. kont Urzędu na dzień 31.12.2020 r. wg ewidencji księgowej były następujące: konto 030 – saldo Wn 28.718.716,86 zł, konto 080 – saldo Wn 14.087.963,04 zł, konto 201 – saldo Wn 77,49 zł, saldo Ma 501.935,77 zł, konto 221 – saldo Wn 2.273.366,43 zł i saldo Ma 205.503,26 zł, konto 223 – saldo Ma 8.162.801,20 zł, konto 225 – saldo Ma 69.968,20 zł, konto 229 – saldo Ma 167.501.08 zł, konto 231 – saldo Ma 290.930,64 zł, konto 240 – saldo Ma 1.056.687,91 zł, konto 245 – saldo Ma 22,00 zł, konto 800 – saldo Ma 187.270.851,70 zł, 851 – saldo Ma 24.229,68 zł, konto 860 – saldo Ma 119.165.224,74 zł.
Inwentaryzacja sald kont Urzędu nie została zatem przeprowadzona we właściwy sposób lub całkowicie zaniechano jej przeprowadzenia. Nie spełnia ona wymogów prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji drogą weryfikacji, bowiem nie dokonano porównania danych rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Wydruki z ewidencji księgowej nie stanowią dowodu na przeprowadzenie inwentaryzacji.
c/ budynki o wartości księgowej ogółem 11.861.486,74 zł ujęte na koncie 011-04 „Środki trwałe – Budynki i lokale” (grupa 1 KŚT) zinwentaryzowano wg stanu na dzień 31.12.2020 r. poprzez weryfikację wartości tych składników z dokumentacją źródłową, co wynika z protokołu z inwentaryzacji, zamiast powyższe składniki majątku objąć spisem z natury wg stanu na dzień 31.12.2020 r., który zarządzeniem Nr 535/2020 Burmistrza z dnia 14 grudnia 2020 r. został zarządzony na okres 18-29.12.2020 r. W przedłożonej kontrolującemu dokumentacji inwentaryzacyjnej obejmującej formularze spisowe brak arkuszy spisu z natury potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji budynków powyższą metodą spisu z natury
d/ inwentaryzacja środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych na koniec 2020 r. w formie spisu z natury nie została właściwie udokumentowana, bowiem w arkuszach spisu z natury nie określono daty rozpoczęcia i zakończenia przeprowadzania spisu.
e/ zarządzeniem Nr 535/2020 Burmistrza z dnia 14 grudnia 2020 r. w sprawie przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Miejskim w Jędrzejowie w załączniku nr 1 w kol. „Termin inwentaryzacji” wskazano, iż inwentaryzację w drodze weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych, gruntów i środków trwałych o utrudnionym dostępie, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań publiczno-prawnych, inwestycji rozpoczętych, funduszy specjalnych, zobowiązań i rezerw, przychodów przyszłych okresów należy przeprowadzić w okresie od 18.12.2020 r. do 31.12.2020 r., co uniemożliwia potwierdzenie kompletności zobowiązań, bowiem dokumenty dotyczące operacji rodzących zobowiązania mogą spływać do jednostki w styczniu i lutym roku następnego.
3.
W zakresie przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów wg stanu na dzień 31.12.2021 r. stwierdzono następujące nieprawidłowości:
a/ nie dokonano potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu środków pieniężnych ponieważ stan środków pieniężnych zgromadzonych na dzień 31.12.2021 r. na rachunkach bankowych wynosił 5.628.491,61 zł, natomiast zgodnie z ewidencją księgową budżetu i Urzędu 5.514.422,42 zł. Różnica w kwocie 114.069,19 zł powstała na skutek nie objęcia ewidencją księgową 6 rachunków lokat założonych ze środków gromadzonych na rachunku sum depozytowych. Nieujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice świadczą o niepowiązaniu przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych z zapisami ksiąg rachunkowych;
b/ w protokole weryfikacji salda konta 011 „Środki trwałe” – „Grunty” sporządzonym w dniu 31.12.2021 r. wskazano jedynie wartość gruntów wg ewidencji księgowej, tj. 5.520.376,24 zł nie wskazano natomiast, czy saldo jest realne i czy wynika z zapisów udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Do protokołu załączono zestawienia gruntów sporządzone przez Inspektora ds. Gospodarki Nieruchomościami i Gospodarki Rolnej, w których wskazano wartość gruntu oraz nr księgi wieczystej,
c/ w zakresie inwentaryzacji środków trwałych w budowie (inwestycji) wskazano w ogólnym protokole weryfikacji (sporządzonym w dniu 07.01.2022 r.) saldo konta 080 nie wskazano natomiast co było przedmiotem inwentaryzacji, co porównano, z jakimi dowodami źródłowymi, jakie zapisy były przedmiotem weryfikacji. Ponadto w protokole nie wskazano, czy saldo jest realne i poprawnie wycenione.
4.
Budynki o łącznej wartości księgowej brutto 15.592.682,89 zł ewidencjonowane na koncie 011- 01 „Środki trwałe – Budynki” (Grupa KŚT 1) zinwentaryzowano wg stanu na dzień 31.12.2020 r. metodą weryfikacji zamiast powyższe składniki majątku objąć inwentaryzacją w drodze spisu z natury przeprowadzaną wg stanu na dzień 31.12.2020 r. na podstawie zarządzenia Nr 133/2020 Wójta z dnia 30 listopada 2020 r. Powyższe powstało na skutek przyjęcia w polityce rachunkowości metody inwentaryzacji budynków drogą porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.
5.
W zakresie inwentaryzacji ustalono następujące nieprawidłowości:
a/ inwentaryzacja przeprowadzana drogą weryfikacji wg stanu na dzień 31.12.2020 r. salda konta 011- grupa 0 „Środki trwałe – grunty” obejmuje tylko grunty, wobec których dokonywano zmian w 2020 r.,
b/ nieprawidłową metodą, tj. drogą spisu z natury wg stanu na dzień 31.12.2020 r. dokonano inwentaryzacji środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
c/ inwentaryzację drogą weryfikacji środków trwałych (konto 011) grupa 2 – kanalizacja, ciepłociągi, gazociągi, wodociągi, oświetlenie, przyłącza, sieci odwodnienia przeprowadzono wg stanu na dzień 30.09.2020 r., zamiast zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego, tj. 31.12.2020 r.
6.
W zarządzeniu Nr 120.18.2021 Wójta z dnia 31 grudnia 2021 roku w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia weryfikacji sald na dzień 31.12.2021 roku wskazano, że inwentaryzację na dzień 31.12.2021 roku należy przeprowadzić w terminie do dnia 31.01.2022 roku, pomimo iż powyższy termin przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji uniemożliwia rzetelne ustalenie stanu aktywów i pasywów do celów bilansowych.
7.
Inwentaryzację środków trwałych powierzonych jednostce do użytkowania przez wówczas funkcjonujące Ministerstwo Cyfryzacji o wartości 12.692,31 zł, przeprowadzono w dniu 28.03.2022 roku w drodze wezwania do potwierdzenia salda, zamiast w terminie do dnia 15 stycznia 2022 roku w drodze spisu z natury. Nieprawidłowość narusza art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
8.
W zakresie prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2021 r. ustalono następujące nieprawidłowości:
a/ część należności z tytułów publicznoprawnych (podatek od nieruchomości, rolny, leśny, od środków transportowych) od osób prawnych oraz należności niepodatkowe od osób fizycznych nieprowadzących ksiąg rachunkowych ujętych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” zinwentaryzowano drogą potwierdzenia salda zamiast w drodze weryfikacji,
b/ należności w kwocie 58.712,53 zł od Stowarzyszenia „Przyjaciele Milczan” z tytułu udzielonej na podstawie umowy z dnia 28.10.2021 r. oprocentowanej pożyczki w kwocie 58.629,00 zł – saldo Wn konta 250 „Należności finansowe” – zinwentaryzowano w drodze weryfikacji zamiast w drodze potwierdzenia salda,
c/ o wynikach spisu obcych środków trwałych nie poinformowano jednostki będącej właścicielem tych składników aktywów.
9.
W zakresie inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2020 r. ustalono następujące nieprawidłowości:
a/ nie dokonano inwentaryzacji drogą weryfikacji sald kont budżetu 909 „Rozliczenia międzyokresowe” (saldo Ma 770.000,00 zł), 960 „Skumulowane wyniki budżet” (saldo Wn 27.176.500,50 zł) i 961 „Wynik wykonania budżetu” (saldo Ma 3.073.722,36 zł),
b/ czynności inwentaryzacyjne w odniesieniu do zobowiązań z tytułu kredytów (konto 134 „Kredyty bankowe” – saldo Ma 27.080.728,51 zł) przeprowadzono drogą otrzymania od banków potwierdzeń sald, zamiast drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników
c/ inwentaryzacja salda konta 011 „Środki trwałe” – grupa 0 Grunty i grupa 2 Budowle nie została przeprowadzona we właściwy sposób, bowiem w sporządzonych Protokołach wskazano wartość gruntów i budowli ogółem wg stanu na dzień 31.12.2020 r. (4.321.530,68 zł i 61.594.179,82 zł) oraz wyszczególniono wszystkie mające miejsce w 2020 r. zmiany w zakresie gruntów – zwiększenia na kwotę ogółem 95.066,08 zł i zmniejszenia na kwotę ogółem 38.929,04 zł oraz w zakresie budowli – zwiększenia na kwotę ogółem 20.387.211,41 zł. Nie dokonano natomiast porównania danych rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – w Protokole nie odniesiono się do wszystkich gruntów i budowli stanowiących saldo konta 011 dla grupy 0 i grupy 2 na dzień 31.12.2020 r., nie wskazano dokumentów, na podstawie których dana nieruchomość została przyjęta na stan mienia gminnego i środków trwałych wraz z datą jego przyjęcia (np. decyzje Wojewody, odpisy aktów notarialnych, umowy, wyciągi z ksiąg wieczystych, dokumentów OT itp.), czy dany środek istnieje, czy jednostka dysponuje dokumentami stwierdzającymi prawo własności do danego środka. Udokumentowanie inwentaryzacji odnosi się tylko do gruntów i budowli, wobec których dokonywano zmian w 2020 r., co oznacza, iż przeprowadzona inwentaryzacja nie została powiązana z zapisami ksiąg rachunkowych oraz należycie i wyczerpująco udokumentowana.
d/ inwentaryzacja należności i zobowiązań konta rozrachunkowego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wg analityki: 221-03 użytkowanie wieczyste gruntu (saldo Ma 5.243,09 zł), 221-09 opłata za korzystanie z przystanków (saldo Wn 4.165,18 zł), 221-22-01-136 opłata targowa (saldo Wn 324,40 zł), 221-22-01-140 podatki osoby fizyczne i prawne (Wn 450.288,13 zł), 221-45 rezerwacja (saldo Wn 4.351,87 zł), 221-51 opłata za gospodarowanie odpadami (saldo Wn 377.324,32 zł) i konta 225-13 „Rozrachunki z budżetami – podatek VAT” (saldo Ma 4.397,93 zł) nie została właściwie przeprowadzona oraz należycie i szczegółowo udokumentowana, bowiem w protokołach nie wskazano poszczególnych dowodów księgowych, na podstawie których dokonano weryfikacji, nie wskazano dłużników, nie wyjaśniono czego/kogo dokładnie salda dotyczą, jedynie wpisano nazwy należności wg tytułów wraz z saldem ogółem oraz załączano zestawienia obrotów i sald na koniec 2020 r. konta 221 i 225 wg analityki. Ponadto w zakresie podatków i opłaty za odpady komunalne w Protokołach z weryfikacji wskazano tylko salda Wn, podczas gdy ze sprawozdania Rb-27S Urzędu i ewidencji podatkowej i opłat wynikają nadpłaty, tj. w podatku od nieruchomości od os. fizycznych nadpłata wynosi 622,13 zł, w podatku rolnym od os. fizycznych – 727,10 zł, w podatku leśnym od os. fizycznych – 138,55 zł, dla opłaty od odpadów komunalnych – 14.680,72 zł.
e/ inwentaryzacja sald kont budżetu 226 „Rozliczenia z jednostkami organizacyjnymi z tytułu VAT” (226-001 Urząd, 226-009 Zespół Szkół Ogólnokształcących, 226-012 Szkoła Podstawowa w Pawłowicach) i 227 „Rozliczenie z US z tytułu podatku VAT” (227-002) nie została przeprowadzona w sposób właściwy, ponieważ wskazuje na salda wynikające z ewidencji księgowej tych kont (konto 227-002- saldo Ma 1,30 zł, 226-001 – saldo Ma 133.246,98 zł, 226-009 – saldo Ma 164,15 zł i 226-012 – saldo Wn 110,05 zł), natomiast nie wyjaśnia czego salda dotyczą. Weryfikacja nie została powiązana w żaden sposób z dokumentami źródłowymi, tzn. salda nie znajdują odzwierciedlenia w dokumencie JPK Gminy za grudzień 2020 r. oraz w rozliczeniach jednostek podległych i wykonanych operacjach, bowiem w księgach rachunkowych ww. konta wykazywały nierealne salda:
– z salda konta 226-001 wynika zobowiązanie Gminy względem Urzędu w kwocie 133.246,98 zł, podczas gdy UM na koniec 2020 r. zgodnie z deklaracją posiada nadwyżkę podatku należnego do wpłaty do US w kwocie 4.284,12 zł,
– z salda konta 227-002 wynika zobowiązanie Gminy względem US w kwocie 1,30 zł, podczas gdy z dokumentu JPK Gminy za grudzień 2020 r. wynika nadwyżka podatku naliczonego nad należnym w kwocie 16.005,00 zł oraz deklarowany zwrot przez US kwoty 15.000,00 zł i przeniesienie na następny okres rozliczeniowy kwoty 1.005,00 zł – zwrot z US na rachunek podatku VAT w kwocie 15.000,00 zł nastąpił w dniu 13.07.2021 r.
– z salda konta 226-012 wynika należność Gminy od szkoły w kwocie 110,05 zł, podczas gdy podatek należny w kwocie 80,16 zł wpłacono w dn. 31.12.2020 r. W przypadku Szkoły Podstawowej ustalono, iż szkoła w ciągu 2020 r. dokonywała wpłat należnego podatku w innych kwotach niż wynikają z deklaracji VAT-7, w konsekwencji na dzień 31.12.2020 r. posiada wg ewidencji saldo Wn 110,05 zł. Uwzględniając prawidłowy przypis podatku VAT za grudzień 2020 r. realne saldo na koniec 2020 r. wynosi 190,21 zł i dotyczy braku wpłaty za grudzień 2020 r. w kwocie 80,16 zł, listopad 2020 r. – 109,51 zł i część za październik 2020 r. – 0,54 zł.
Ponadto nie dokonano inwentaryzacji salda konta 226-007 prowadzonego dla rozliczeń z Ośrodkiem Sportu i Rekreacji, bowiem z ewidencji księgowej wynika obustronne saldo 0,00 zł, podczas gdy faktycznie OSiR na koniec 2020 r. zgodnie z deklaracją VAT-7 posiada nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym w kwocie 20.533,10 zł.
W konsekwencji w Bilansie z wykonania budżetu Gminy w aktywach w poz. II.2 „Należności od budżetów” oraz w pasywach w poz. I.3 „Pozostałe zobowiązania” wykazano dane niezgodnie z treścią ekonomiczną.
10.
W zakresie inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2021 r. ustalono następujące nieprawidłowości:
a/ w zakresie inwentaryzacji salda konta budżetu 224 „Rozrachunki budżetu” w Protokole wpisano, iż na saldo Ma 19.615,75 zł składają się zwroty dotacji do ŚUW w kwocie 5.366,72 zł i kwocie 3.912,86 zł oraz rozliczenie z tytułu podatku VAT w kwocie 10.336,17 zł. W zakresie kwoty 10.336,17 zł stanowiącej saldo konta 224-007 „Rozrachunki budżetu – Podatek VAT” zaniechano porównania go z dowodami księgowymi i wskazując, co saldo końcowe tego konta oznacza,
b/ inwentaryzacja salda konta 011 „Środki trwałe” (gr. 0 i gr. 2) oraz salda konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” nie została właściwie przeprowadzona oraz należycie udokumentowana, bowiem w sporządzonych Protokołach wskazano wartość gruntów i środków trudnodostępnych oraz wartości niematerialnych i prawnych ogółem wg stanu na dzień 31.12.2021 r., tj. 512.0,35,73 zł i 23.207.391,33 zł oraz 229,180,01 zł, wskazano wartość zwiększeń i zmniejszeń w 2021 r. (dla konta 011). Do protokołów załączono wydruki zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2021 r. oraz wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych – grupa 0 i grupa 2, w których wskazano nazwę działki, miejsce jej położenia, jednostkę miary i wartość, numer inwentarzowy środka trwałego trudno dostępnego, nazwę środka i miejsce użytkowania oraz jednostkę miary (bez wskazania wartości), załączono również wydruk z tabeli amortyzacyjnej za rok 2021. W protokole zawarto treść, iż „stan wynikający z ewidencji księgowej konta 011 „Środki trwałe” jest zgodny z gminnym zasobem nieruchomości”. Do protokołu weryfikacji konta 020 załączono wydruk zestawienia wartości niematerialnych i prawnych, w którym wskazano nr inwentarzowy, nazwę programu komputerowego, miejsce użytkowania i ilość.
c/ inwentaryzacji składników majątku będących własnością Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w Warszawie użytkowanych przez inne jednostki – Urząd Gminy (serwer, router, zestawy komputerowe, czytniki, skanery, drukarki, switch) metodą spisu z natury dokonano dnia 28 października 2021 r. według stanu na dzień 11.06.2021 r., natomiast nie przeprowadzono inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2021 r
11.
W zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzonej według stanu na dzień 31.12.2020 r. stwierdzono, że:
a/ inwentaryzacja sald kont Urzędu: 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” oraz kont zespołu „2 Rozrachunki i rozliczenia”: 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 225 „Rozrachunki z budżetami”, 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, 245 „Wpływy do wyjaśnienia”, 290 „Odpisy aktualizujące należności” została nierzetelnie przeprowadzona, ponieważ w „Protokołach porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami” sporządzonych w dniu 15.03.2021 r. nie wskazano co było przedmiotem inwentaryzacji, co porównano, z jakimi dowodami źródłowymi, jakie zapisy były przedmiotem weryfikacji. Na nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji wskazuje fakt, iż nie ustalono rzeczywistego stanu środków trwałych w budowie – nie ujawniono nierealnych sald kont szczegółowych prowadzonych do konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” o numerach: 080B015, 080B030, 080B033, 080B107, 080B155, 080P007, 080P017, 080P018, 080P060, 080P149, które w 2020 r. nie wykazywały obrotów.
Ponadto tak udokumentowana inwentaryzacja uniemożliwia potwierdzenie jej przeprowadzenia i rozliczenia, tym bardziej, że na saldo Ma konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ogółem na kwotę 362.158,83 zł składa się saldo Ma konta szczegółowego 201-505 na kwotę 127.985,08 zł oraz na saldo Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” ogółem na kwotę 771.685,31 zł składa się saldo Wn konta szczegółowego 221-066 na kwotę 127.985,08 zł, które nie wynikają z dokumentacji księgowej jednostki.
b/ inwentaryzacja sald kont budżetu: 224 „Rozrachunki budżetu”, 240 „Pozostałe rozrachunki”, 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, 960 „Skumulowane wyniki budżetu”, 961 „Wynik wykonania budżetu”, 962 „Wynik na pozostałych operacjach” została udokumentowana poprzez sporządzenie protokołów, z których nie wynika z jakimi dokumentami źródłowymi zostały powiązane salda aktywów i pasywów. Inwentaryzacja została przeprowadzona nierzetelnie, ponieważ nie ustalono rzeczywistego salda konta 224-02 „Rozrachunki budżetu – udziały w podatku dochodowym od os. fizycznych”, które wykazywało na dzień 31.12.2020 r. saldo Wn na kwotę 95.078,00 zł, podczas gdy na rachunek budżetu w styczniu 2021 r. wpłynęły udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2020 r. na kwotę ogółem 94.573,00 zł.
Weryfikacja sald powinna być udokumentowana w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, co do rzetelności jej przeprowadzenia i faktycznego porównania sald z dokumentacją źródłową. Jej celem jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie, realność i wiarygodność określonego salda, a także poprawność tego salda.
12.
W zakresie rzetelności przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów wg stanu na dzień 31.12.2021 r. ustalono następujące nieprawidłowości:
a/ w bankowym potwierdzeniu sald wystawionym na Urząd Gminy ujęte były salda 6 rachunków bankowych, w tym rachunku nr 73 …. 0015 z saldem 30.726,30 zł. Pomimo niewystępowania w ewidencji księgowej budżetu i Urzędu konta służącego do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na rachunkach bankowych, które wykazywałoby na dzień 31.12.2021 r. ww. saldo, zaniechano wyjaśnienia różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Z ustaleń kontroli wynika, że ww. rachunek jest w posiadaniu jednostki organizacyjnej, tj. PSP w Bidzinach i dotyczy środków ZFŚS tej jednostki;
b/ inwentaryzacja środków trudnodostępnych oraz gruntów udokumentowana protokołem weryfikacji z dnia 14.01.2022 r. nie spełnia wymogów prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji, bowiem nie wynika z niej, że dokonano porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. W protokole wskazano wartość tych środków trwałych oraz stwierdzono, że porównując kwoty z ewidencją księgową na dzień 31.12.2021 r. nie stwierdzono różnic. Salda realne i poprawnie ustalone. Do protokołu załączono wydruki z programu RADIX STW+ „Zestawienie środków trwałych” dla grupy 0 i grupy 2 oraz sporządzone przez Inspektor ds. gospodarki nieruchomościami i rolnictwa zestawienie pn. „Inwentaryzacja – ewidencja nieruchomości będących w zasobach Gminy Wojciechowice. Stan na 31 grudnia 2021 r.”. Ponadto nie dokonano porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości o czym świadczą nieujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice, tj. np.:
– wg stanu na dzień 31.12.2021 r. w ewidencji analitycznej środków trwałych ujęta była działka nr 198/14 w msc. Wlonice o wartości 12.777,00 zł, którą w dniu 21.08.2020 r. Gmina Wojciechowice zbyła na rzecz osoby fizycznej. Działka ta nie widnieje w gminnym zasobie nieruchomości;
– wg stanu na dzień 31.12.2021 r. w gminnym zasobie nieruchomości widnieją nabyte w 2020 roku działki oznaczone nr 24 w msc. Jasice o wartości 15.000,00 zł, nr 172 w msc. Kaliszany o wartości 8.400,00 zł, nr 238/2 w msc. Kunice o wartości 19.660,00 zł, które do dnia 31.12.2021 r. nie zostały ujęte w ewidencji środków trwałych.
Powyższe wskazuje, że ustalenia Komisji inwentaryzacyjnej zawarte w protokole weryfikacji gruntów nie są zgodne ze stanem rzeczywistym a inwentaryzacja nie została przeprowadzona w sposób rzetelny. W konsekwencji zaniechano wyjaśnienia różnic pomiędzy stanem gruntów wynikającym z ewidencji księgowej a stanem rzeczywistym;
c/ w protokole weryfikacji salda konta 020 (brak daty sporządzenia) wskazano jedynie saldo konta i dołączono wydruk „Wykaz stanów i obrotów” za okres 2021 r. Z protokołu nie wynika, że porównano dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i zweryfikowano wartość tych składników;
d/ z „protokołu weryfikacji zobowiązań” (dot. konta 201) sporządzonego w dniu 25.04.2022 r. wynika, że wartość zinwentaryzowanych zobowiązań wyniosła 140.961,85 zł, mimo że na dzień 31.12.2021 r. saldo Ma konta 201 wynikające ze wszystkich prowadzonych w jednostce dzienników, tj. nr 1, 2 i 3 wynosiło 146.645,65 zł. Zatem inwentaryzacją nie objęto zobowiązań w kwocie 5.683,80 zł, które wynikają z urządzeń księgowych prowadzonych dla operacji gospodarczych dotyczących dowozu uczniów (dziennik nr 2),
e/ w „protokole weryfikacji należności” (dot. sald kont 221 i 225) nie wskazano jakie dokumenty były przedmiotem weryfikacji. Ustalenia kontroli wskazują, że saldo konta 225 w zakresie rozliczeń podatku VAT jest nierealne, co świadczy o nierzetelnym przeprowadzeniu inwentaryzacji. Ponadto wartość zinwentaryzowanych należności ujętych na koncie 221 wyniosła 815.455,03 zł (strona Wn), mimo że na dzień 31.12.2021 r. saldo Wn konta 221 obejmujące wszystkie prowadzone w jednostce dzienniki, tj. nr 1, 2 i 3 wynosiło 3.425.536,45 zł. Zatem inwentaryzacją nie objęto należności w kwocie 2.610.081,42 zł, które wynikają z urządzeń księgowych prowadzonych dla operacji gospodarczych dotyczących funduszu alimentacyjnego (dziennik nr 3);
f/ w sporządzonych odrębnie protokołach weryfikacji sald kont 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” wskazano jedynie salda poszczególnych kont analitycznych wg podziałek klasyfikacji budżetowej. Z protokołów weryfikacji nie wynika w jaki sposób przeprowadzono inwentaryzację oraz czy zapewniła ona porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości tych składników;
g/ w sporządzonych w dniu 12.01.2022 r. protokołach weryfikacji salda konta 134, 224 i 909 nie wskazano dokumentów źródłowych będących podstawą weryfikacji jak również nie załączono wydruków z ewidencji księgowej. W przypadku kont 134 i 909 przepisano jedynie salda tych kont do protokołów, natomiast w przypadku konta 224 wskazano w sposób ogólny np. ostateczne rozliczenie 2022, rozliczenie VAT itp. Inwentaryzacja konta 224 nie ujawniła różnic między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym, zarówno w zakresie podatku VAT (dot. 224-008) jak i salda konta analitycznego 224-756-75616-0500, które na dzień 31.12.2021 r. wykazywało saldo Wn w kwocie 1.454,00 zł, z czego kwota 1.120,00 zł nie znajdowała odzwierciedlenia w dokumentacji źródłowej;
h/ wg stanu na dzień 31.12.2021 r. nie przeprowadzono w drodze spisu z natury inwentaryzacji obcych składników majątku będących własnością Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
