Inwentaryzacja jest jednym z obszarów podlegających kontroli przez Regionalne Izby Obrachunkowe.
Z danych zaprezentowanych przez Krajową Radę Regionalnych Izb Obrachunkowych za 2022 rok wynika, że:
– nieprawidłowości (w ujęciu ilościowym) stanowiły 2,5% wszystkich nieprawidłowości (269 / 10709), rok ubiegły 2,2% (220 / 10152), rok 2020 – 2,2% (239 / 10677).
– nieprawidłowości (w ujęciu wartościowym) stanowiły aż 14,5% wszystkich nieprawidłowości (1 151 098 tys. zł / 7 933 298,3 tys. zł), rok ubiegły 6,9% (631 702,9 tys. zł / 9 150 919,6 tys. zł), rok 2020 – 10,2% (1 013 753,2 tys. zł / 9 914 951,8 tys. zł)
Oznacza to, że jedna nieprawidłowość w zakresie inwentaryzacji w 2022 roku była „wyceniana” na blisko 4,3 mln zł, w ubiegłych latach odpowiednio było to: blisko 2,9 mln oraz niewiele ponad 4,2 mln zł.
W sprawozdaniu brak szczegółowych danych jaka część nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji została skierowana, jako zawiadomienie, do Rzeczników Dyscypliny Finansów Publicznych. Ogółem było to w 2022 roku 13,6% (1460 / 10709), rok ubiegły 10,8% (1100 / 10152).
W sprawozdaniu KR RIO za 2022 rok zostały zaprezentowane przykładowe nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji:
– W gminie Zagnańsk (woj. świętokrzyskie) zobowiązania z tytułu wyemitowanych obligacji oraz z tytułu zaciągniętej pożyczki w łącznej kwocie 22 343,3 tys. zł zinwentaryzowano drogą wezwania do potwierdzenia salda udokumentowano „Zestawieniem wysłanych potwierdzeń stanów należności z tytułu wyemitowanych obligacji komunalnych oraz pożyczek na dzień 31 grudnia 2021 r.”, zamiast powyższe pasywa zinwentaryzować drogą weryfikacji
– Nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wg stanu na 31 grudnia 2020 r. w Urzędzie Gminy Budzów (woj. małopolskie), poprzez nieujawnienie w toku inwentaryzacji drogą weryfikacji salda konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, ośmiu inwestycji na łączną kwotę 513,6 tys. zł, które zostały zakończone w 2020 r., w związku z czym należało je ująć w ewidencji środków trwałych prowadzonej na koncie 011 „Środki trwałe”. W konsekwencji braku ujawnienia różnic inwentaryzacyjnych, nie zostały one wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w 2020 r
– Na dzień inwentaryzacji przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Rąbino (woj. zachodniopomorskie) według stanu na 30 listopada 2020 r. nie uzgodniono stanu pozostałych środków trwałych objętych analityczną ewidencją środków trwałych, prowadzoną przy użyciu programu komputerowego, która wykazywała stan tych aktywów w kwocie 1 496,1 tys. zł z ich ewidencją prowadzoną na koncie 013, według której wartość pozostałych środków trwałych wynosiła 1 579,8 tys. zł (różnica 83,7 tys. zł)
– Gmina Gozdnica (woj. lubuskie) zaniechała przeprowadzenia na dzień 31 grudnia 2021 r. inwentaryzacji drogą spisu z natury środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Inwentaryzacja ta powinna zostać przeprowadzona w związku z upływem czteroletniego terminu ostatniej inwentaryzacji, której termin przypadał na 31 grudnia 2017 r
Wskazane w sprawozdaniu KR RIO za 2022 rok przykładowe nieprawidłowości w zakresie środków trwałych oraz środków trwałych w budowie:
– Do dnia kontroli, zaniechano rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne zadań zrealizowanych w 2019 r. Dotyczyło to dwóch zadań o łącznej wartości 327,7 tys. zł, zakończonych i przyjętych do użytkowania w 2019 r., zgodnie z protokołami odbioru końcowego robót budowlanych. W trakcie kontroli przeniesiono wartość ww. zadań na konto 011.
– W ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Jędrzejowie (woj. świętokrzyskie) w 2021 r. i nadal na koncie 011 „Środki trwałe” (gr. „0”) ujęte są grunty o łącznej wartości księgowej 1 352,7 tys. zł przekazane w trwały zarząd siedmiu jednostkom oświatowym, Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Jędrzejowie oraz Zakładowi Usług Komunalnych w Jędrzejowie
– W księgach rachunkowych Urzędu Miasta i Gminy w Łagowie (woj. świętokrzyskie) z opóźnieniem wynoszącym od sześciu do 41 miesięcy ujęto na koncie 011 „Środki trwałe” operacje gospodarcze na łączną kwotę 5 905,5 tys. zł dotyczące środków trwałych powstałych w wyniku zakończonych inwestycji.
– W księgach rachunkowych Urzędu Gminy Zblewo (woj. pomorskie) nie ujęto nieruchomości stanowiących mienie gminy użytkowane przez dziewięć gminnych jednostek organizacyjnych (nieruchomości zostały ujęte w księgach rachunkowych tych jednostek), które nie zostały tym placówkom przekazane w trwały zarząd.
Brak przykładów dla wartości niematerialnych i prawnych
Obszary, w których może dochodzić do nieprawidłowości w obszarze środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych:
– nieprawidłowego sporządzania sprawozdań – 3,7% (396), rok ubiegły 369,
– nieprawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym np. dziennika, kont ksiąg pomocniczych, zestawień
obrotów i sald) – 3,1% (336), rok ubiegły 397,
– nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji – 2,5% (269), rok ubiegły 220,
– nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych – 2,4% (255), rok ubiegły 222,
– brak lub niewłaściwe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (w tym np. zakładowego planu kont, wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych, dokumentacji systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera) – 2,4% (254), rok ubiegły 242,
– nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków – 2,2% (233),
– niebieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych – 1,9% (201), rok ubiegły 199,
– niezgodności sald kont analitycznych z syntetycznymi – 0,7% (78), rok ubiegły 59,
– nieprawidłowej wyceny aktywów lub pasywów (np. nieuprawniona aktualizacja, nieprawidłowe umorzenia) – 0,6% (68) rok ubiegły 57,
– nierozliczenia lub nieprawidłowego rozliczenia kosztów inwestycji, nieprzeniesienia na stan środków trwałych zrealizowanych inwestycji – 0,6% (61). rok ubiegły 61,
– niesprawdzalnego prowadzenia ksiąg rachunkowych – 0,5% (55), rok ubiegły 48,
– ewidencjonowania operacji gospodarczych na kontach nieprzewidzianych w zakładowym planie kont – 0,5% (49), rok ubiegły 52.
Dla zainteresowanych: https://rio.gov.pl/153/24/sprawozdanie-krrio-za-2022-rok.html
