W wielu arkuszach spisu z natury, szczególnie tych „wzorcowych”, obowiązkowym polem do wypełnienia jest wpisanie imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej materialnie za składniki objęte spisem z natury. Kogo w tym miejscu zatem wpisać? Czy w przypadku braku lub nieobecności takiej osoby, wpisuje się tam kierownika jednostki (wójta, burmistrza, prezydenta, dyrektora jednostki)?
1. Przede wszystkim ważne jest by jednoznacznie odpowiedzieć w jakich przypadkach mamy do czynienia z „osobą odpowiedzialną materialnie”? Otóż taka odpowiedzialność następuje tylko i wyłącznie za zgodą pracownika, a także na podstawie zapisów kodeksu pracy (art. 124 i następne), a dodatkową odpowiedzialność materialna musi być potwierdzona na piśmie. A zatem nie ma możliwości jednostronnego przekazania odpowiedzialności materialnej – bez wiedzy i zgody pracownika.
2. Na arkuszu spisu z natury umieszczamy tylko te osoby odpowiedzialne materialnie, które faktycznie uczestniczą w spisie z natury. Jeżeli zatem osoba odpowiedzialna materialnie nie jest obecna, to albo umieszczamy w tym miejscu osobę, którą ona wyznaczyła do udziału w spisie w „jej imieniu”, albo nie umieszczamy tam nikogo; oczywiście umieszczając odpowiednią informacje na arkuszu lub w sprawozdaniu.
3. Warto jednak pamiętać, że w przypadku jst i jednostek budżetowych dla każdego składnika majątku (011, 013) powinna zostać przypisana osoba lub komórka odpowiedzialna. Nie jest to osoba/komórka odpowiedzialna materialnie, ale osoba/komórka, której zadaniem jest „opiekowanie” się składnikiem majątku tj. przekazywanie informacji (np. do księgowości czy też działu technicznego) w przypadku jego uszkodzenia, utraty oznakowania, czy też innych zdarzeń skutkujących koniecznością podjęcia działań, jak również i pomoc w procesie inwentaryzacji. W takim przypadku – co oczywiste – nie wpisujemy tej osoby, jako osoba odpowiedzialna materialnie (bo takową nie jest), ale jako osoba odpowiedzialna (i może wymuszać zmianę „wzoru” arkusza spisu z natury). Osoba ta pełni zatem funkcję „wsparcia” dla pracy zespołu spisowego, a także w przypadku stwierdzenia różnić – dla osób wyjaśniających i rozliczających inwentaryzację. Oczywiście w tym przypadku – podpis takiej osoby powinien znaleźć się na arkuszu spisu z natury.
4. Kierownik jednostki – jeżeli nie uczestniczy w konkretnym spisie z natury – nie będzie figurował na arkuszu. Nie musi tam również znajdować się jego podpis. Nie pojawia się również na arkuszu spisu z natury w miejsce „brakującej” osoby odpowiedzialnej materialnie. Co nie oznacza, że nie pojawią się przypadki gdy jego obecność i wtedy podpis będą obowiązkowe. Pierwsza to sytuacja ma miejsce, gdy będzie miał on (ona) powierzony majątek na mocy kodeksu pracy (czyli analogicznie jak to miało miejsce w pkt 1), druga to gdy będzie faktycznie uczestniczył(a) w spisie np. w celach kontrolnych (wtedy będzie umieszczony w miejscu – inne osoby uczestniczące w spisie). Natomiast automatyczne podpisywanie wszystkich arkuszy spis z natury przez kierownika jednostki – automatyczne tj. bez ich analizy – jest całkowicie niezasadne. Nie wnosi wartości w inwentaryzację, nie podnosi ważności dokumentu, a także nie potwierdza odpowiedzialności. Kierownik jednostki – bezpośrednio z racji swojej funkcji – ponosi odpowiedzialność zarówno za inwentaryzację, jak i za majątek.
Piotr Rybicki
