Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji – uwagi zgłoszone w zakresie inwentaryzacji

428
views

Ministerstwo Finansów realizuje projekt pn. Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji – więcej o projekcie: https://www.gov.pl/web/finanse/modernizacja-ustawy-o-rachunkowosci

W opracowanym dokumencie (raport zaprezentowano 12.01.2024) wskazano następujące kluczowe wnioski:

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji – wykorzystanie systemów informatycznych

art. 26 ust. 1

Metody przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych nie wykorzystują dzisiejszych możliwości technologicznych, lecz zakładają, że zespoły spisowe osobiście wizytują lokalizacje, w których znajdują się środki trwałe i dokonują liczenia w sposób manualny. W rzeczywistości spółki posiadające jako środki trwałe, np.

● terminale, z których korzystają indywidualne osoby (lub przedsiębiorcy),

● paczkomaty,

● urządzenia techniczne (serwery, komputery, anteny) itp.,

● inne środki trwałe podłączone do systemów monitoringu lub innych systemów weryfikacji,

są w stanie sprawdzić istnienie i prawidłowość funkcjonowania tych środków trwałych, wykorzystując możliwości połączenia internetowego z każdym indywidualnym środkiem trwałym, sprawdzając sygnał internetowy i łącząc się z konkretnym urządzeniem. Nawet gdyby takie urządzenie było fizycznie uszkodzone, np. miało wgniecenia (czego nie da się stwierdzić na odległość), nie jest to istotne dla wartości, funkcjonowania i przydatności ekonomicznej tego urządzenia.

Dodatkowo obecne systemy do kontroli zdalnej pozwalają również na bieżąco monitorować poziom zapasów.

W przypadku zapasów powierzonych innym podmiotom istnieją techniczne możliwości połączenia z systemami operatora – należałoby rozważyć czy taki sposób potwierdzenia istnienia zapasów wypełniał obowiązek inwentaryzacji.

Ponadto w przypadku inwentaryzacji rozrachunków istnieją wątpliwości, czy wystarczające jest potwierdzenie elektroniczne. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami stwierdza, że „Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.”

Wstępne proponowane rozwiązanie/ ogólny kierunek zmian:

Rekomendowane byłoby zmodyfikowanie wymogów Ustawy w obszarze inwentaryzacji – zaczynając od określenia w Ustawie, co jest nadrzędnym celem inwentaryzacji. Mając na uwadze nadrzędny cel, należałoby rozważyć wprowadzenie następujących zmian:    

● Dopuszczenie pośredniej metody inwentaryzacji pomiędzy spisem z natury a weryfikacją – tj. uwzględnienie w przepisach wskazanych powyżej kwestie związanych z nowoczesnymi rozwiązaniami informatycznymi;

● Wprowadzenie zasady, iż metoda inwentaryzacji powinna być dostosowana do danego środka trwałego.

Rekomendowane byłoby aby kierunek zmian w tym obszarze uwzględniał podstęp technologiczny, digitalizację, oraz był możliwie neutralny technicznie, tak, żeby użytkownik zachowywał cel, ale nie był ograniczony konkretna technologią, lub brakiem możliwości użycia technologii.

Inwentaryzacja w magazynach zautomatyzowanych

art. 26 ust. 2

Istnieją wątpliwości jak w praktyce przeprowadzić spis z natury towarów w przypadku, gdy dostęp „rzeczywistego sprzedającego” jest ograniczony, tj. np. w sytuacji, gdy magazyn jest w pełni zautomatyzowany i nie przewiduje się możliwości zaprzestania jego funkcjonowania na czas liczenia przez komisję inwentaryzacyjną. Powstaje pytanie, jak postąpić w przypadku magazynów w pełni zautomatyzowanych, kiedy przeprowadzenie fizycznego spisu z natury jest niemożliwe lub znacznie utrudnione.

Warto także rozszerzyć zakres jednostek zwolnionych z obowiązku inwentaryzacji towarów obcych o jednostki świadczące usługi tzw. fullfilmentu (obsługi logistycznej zamówień).

Wstępne proponowane rozwiązanie/ ogólny kierunek zmian:

Rekomendowane byłoby, aby uwzględnić w przepisach wskazane powyżej kwestie, oraz aby kierunek zmian w tym obszarze uwzględniał podstęp technologiczny, digitalizację, oraz był możliwie neutralny technologicznie, tak, żeby użytkownik zachowywał cel, ale nie był ograniczony konkretna technologią, lub brakiem możliwości użycia technologii.

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji

art. 26 ust. 3 pkt 1)-3)

W trakcie rozmów ze spółkami a także analizy zapytań zgłaszanych w ramach doradztwa księgowego, obserwujemy iż spółki wciąż zgłaszają wątpliwości, czy w przypadku stosowania zwolnienia przewidzianego Ustawą i przeprowadzania inwentaryzacji raz w ciągu 2 lub 4 lat, istnieje możliwość jej przeprowadzenia w dowolnym momencie tego okresu, czy też wyłącznie na dzień bilansowy.

Dodatkowo, w przypadku majątku trudno dostępnego, którego inwentaryzacja wymaga np. szerokiego zaangażowania specjalistów / specjalistycznego sprzętu, jest czasochłonna i wymaga określonych warunków atmosferycznych, przewidziany w Ustawie termin 3 miesięcy przed końcem roku może być niewystarczający. Istnieją również wątpliwości dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej – istniejące przepisy nie wydają się być wystarczająco precyzyjne w tym zakresie.

Terminy inwentaryzacji narzucone Ustawą o rachunkowości w obszarze potwierdzania rozrachunków (zakończenie do 15 dnia następnego roku zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1) Ustawy) nastręczają praktycznych zagadnień do dyskusji w przypadku potwierdzania sald na 31 grudnia. W szczególności spółki ze znaczącymi saldami rozrachunków, wskazują, że termin narzucony przez Ustawę jest niewystarczający.

Wstępne proponowane rozwiązanie/ ogólny kierunek zmian:

Rekomendowane byłoby doprecyzowanie w przepisach wskazanych powyżej kwestie oraz ewentualne umożliwienie przeprowadzenia inwentaryzacji w dłuższym niż obecnie okresie.

Potwierdzanie sald

art. 26 ust. 1 pkt. 2

W praktyce powszechny jest brak odpowiedzi od kontrahentów na potwierdzenia sald.

Papierowa forma potwierdzania sald jest archaiczna. Wytyczne w zakresie formy potwierdzania sald znajdują się wyłącznie w Stanowisku nt. Rozrachunków i nie są precyzyjne.

W przypadku podmiotów świadczących usługi masowe istnieją wątpliwości dotyczące możliwości potwierdzania sald z wykorzystaniem algorytmów. Brakuje też możliwości uwzględnienia istotności w tym obszarze Ustawy

Wstępne proponowane rozwiązanie/ ogólny kierunek zmian:

Rekomendowane byłoby rozważenie poniższych kwestii:

● Rozważenie, czy forma potwierdzania sald oraz obowiązek udzielenia odpowiedzi nie powinny zostać wskazane w Ustawie – ta kwestia wiązałaby się z koniecznością analizy potencjalnych sankcji, które ewentualnie miałyby zostać wprowadzone.

● Do rozważenia byłoby również wskazanie, aby przynajmniej raz w roku dokonać potwierdzenia salda z kontrahentem (tj. poinformować o saldzie rozliczeń); równocześnie za takie potwierdzenie można by uznać brak ‘protestu’ ze strony kontrahenta w odpowiedzi na przesłane saldo. Takie potwierdzenie mogłoby być dokonane na inną datę niż dzień bilansowy – jako procedura kontrolna w odniesieniu do salda należności. Byłoby to bardzo pomocne w przypadku jednostek, które posiadają dużą liczbę klientów detalicznych. Jednocześnie taki obowiązek nie istniałby w przypadku sald zobowiązań.

Doprecyzowanie rodzajów aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji

art. 26 ust. 1

W art. 26 ust. 1 pkt 3) zawarto sformułowanie dotyczące inwentaryzacji drogą porównania z dokumentami i weryfikacji: „a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2,” – ten przepis budzi wątpliwości jakich aktywów i pasywów dotyczy.

Wstępne proponowane rozwiązanie/ ogólny kierunek zmian:

Wskazane byłoby, aby w Ustawie lub w aktach niższego rzędu doprecyzować wskazany przepis.

Kluczowe obszary do dyskusji

Rekomendowane byłoby również, aby uwzględnić rozwiązania technologiczne umożliwiające przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób zdalny.

Art. 73 ust. 2 Ustawy wskazuje co prawda na możliwość przeniesienia na informatyczne nośniki danych treści dowodów księgowych (pod pewnymi warunkami z pewnymi ograniczeniami). Jednakże w praktyce, użytkownicy Ustawy zgłaszają wątpliwości interpretacyjne w tym obszarze. W konsekwencji można by rozważyć wprowadzenie bardziej precyzyjnych przepisów dotyczących uznanie dowodów w formie papierowej i elektronicznej za równoważne, co stanowiłoby znaczące udogodnienie dla podmiotów prowadzących rachunkowość, oraz byłoby zgodne ze zmieniającym się pod względem środowiskiem technologicznym. Jednocześnie, należy przyjąć, że niektóre mniejsze podmioty mogą uważać za bardziej zasadne utrzymywanie dokumentacji źródłowej wyłącznie w formie papierowej – podmiotom takim należy także umożliwić, aby konwertowane przez nich dokumenty z wersji elektronicznej na wersję papierową były wystarczającymi dowodami.