Według przyjętych w Urzędzie Miejskim zasad ewidencji materiałów „Materiały w postaci: opał, paliwa do pojazdów podlegają na koniec roku inwentaryzacji i wycenie (w cenie ewidencyjnej) oraz ujmuje się je na koncie 310 zmieniając równocześnie koszty. Nie ujmuje się na koncie 310 i nie dokonuje korekty kosztów, jeżeli zapas paliwa w poszczególnych pojazdach nie przekracza kwoty 1.200 zł”. Wskazania wymaga, że zakres dopuszczalnych ustawą uproszczeń warunkowany jest niewywieraniem istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy). Postanowienie o odstąpieniu od ujmowania wartości materiałów na koncie 310 i zaniechania korygowania kosztów o ich wartość powinno zatem odnosić się do łącznej wartości materiałów posiadanych przez jednostkę, albowiem to ta wartość może być oceniona pod kątem wywierania wpływu na informację o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Odwołanie się do paliwa w konkretnym pojeździe – jak postanowiono w przepisach wewnętrznych – może spowodować, że na koncie 310 będzie należało ująć paliwo o wartości 1.210 zł w jednym z posiadanych pojazdów, a pominąć w księgach wartość paliwa w 10 innych posiadanych pojazdach, gdy w każdym z nich zapas odpowiadałby wartości 1.190 zł, a łącznie 11.900 zł.
Ponadto przyjęcie, że ustalony na koniec roku w wyniku inwentaryzacji zapas materiałów spisywanych w trakcie roku w koszty w momencie zakupu podlega wycenie w cenie ewidencyjnej, jest sprzeczny z ustawą o rachunkowości. Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy rzeczowe składniki aktywów obrotowych (w tym materiały) wycenia się na dzień bilansowy według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. Pojęcie ceny ewidencyjnej określone jest w art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości – składniki rzeczowych aktywów obrotowych mogą być na dzień nabycia lub wytworzenia ujmowane w księgach rachunkowych w cenach przyjętych do ewidencji (cenach ewidencyjnych), z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu, albo kosztami wytworzenia. Na dzień bilansowy wartość składników rzeczowych aktywów obrotowych, wyrażoną w cenach ewidencyjnych, doprowadza się do poziomu określonego w art. 34 ust. 1 (cena zakupu) lub w art. 28 ust. 1 pkt 6 (cena nabycia lub koszt wytworzenia). Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy wybór metody odpisywania materiałów w koszty w momencie zakupu wiąże się z obowiązkiem ustalenia ich stanu oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy. Cena ewidencyjna zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy może być stosowana do uproszczonej wyceny materiałów ujmowanych w księgach w trakcie okresu sprawozdawczego a nie do ich wyceny na dzień bilansowy.
Weryfikacja praktycznego stosowania przyjętych zasad ewidencji materiałów wykazała, że wartość zapasu paliwa w pojazdach OSP wykazana na koniec roku jako saldo subkonta 310-3 było rozbieżne z wartością wyceny zapasu tego paliwa wynikającą z dokumentacji inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2022 r. – saldo konta 310-3 było wyższe o 1.055,04 zł od wyceny wyników inwentaryzacji. Jest to pochodna braku odpowiednich zasad wyceny materiałów w jednostce oraz nieprzestrzegania przepisów art. 27 ustawy o rachunkowości, według których wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Rozbieżności stwierdzono również podczas analizy sald subkont 310-1 „olej opałowy Urzędu Miejskiego”, 310-2 „olej opałowy Świetlicy Czaje-Wólka”, 310-7 „olej opałowy Świetlica Wojtkowice Stare” i 310-10 „nagrzewnica OSP Pobikry”, w zakresie których rozbieżności ewidencji z wyceną spisu wynosiły odpowiednio 14.032,85 zł, 56,02 zł, 217,46 zł i 37,80 zł. Z wyjaśnienia załączonego do protokołu kontroli wynika, że Rozbieżności sald subkont w 2022 roku w korespondencji do danych arkuszy spisu z natury inwentaryzacji na koniec 2022 roku wynikają z tego że na subkontach księgowano z faktury w dniu zakupu, a w arkuszach spisu z natury z ostatniej faktury w roku. Należy przy tym wskazać, że z analizy załączonego do protokołu kontroli wydruku konta 310-1 wynika, że olej opałowy, który według przyjętych zasad rachunkowości miał być spisywany w koszty w momencie zakupu, był w rzeczywistości obejmowany ewidencją na koncie 310 w momencie zakupu a jego wartość została na dzień 31 grudnia 2022 r. częściowo wyksięgowana na podstawie protokołu zużycia – str. 189-191 protokołu kontroli.
Kontrola wybranych zagadnień związanych z realizacją przepisów ustawy z dnia 27 października 2022 r. o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2236, ze zm.) wykazała, że w dniu 2 grudnia 2022 r. gmina Ciechanowiec zawarła umowę z Przedsiębiorstwem Robót Komunalnych FARE Sp. z o.o. na wykonanie usługi polegającej na transporcie, dystrybucji i wydaniu węgla zakupionego przez gminę po cenach preferencyjnych. Zakres przedmiotu umowy obejmował sukcesywny odbiór i transport węgla; składowanie i przechowywanie węgla na placu; ważenie zalegalizowaną wagą wydawanego węgla mieszkańcom wskazanym przez zamawiającego; prowadzenie dokumentacji określającej ilość wydanego węgla oraz dane osób, którym węgiel został wydany. Zgodnie z okazaną dokumentacją w dniu 30 grudnia 2022 r. sporządzony został arkusz spisu z natury węgla przeznaczonego do sprzedaży, zgodnie z którym stwierdzona ilość węgla wynosiła 65,86 ton, w tym 14,86 ton orzech oraz 51 ton ekogroszek. Spis został przeprowadzony przez trzyosobową komisję złożoną z pracowników Urzędu, przy udziale Pana Burmistrza jako osoby materialnie odpowiedzialnej. Należy wskazać, że w związku ze zleceniem usługi przechowywania i dystrybucji węgla spółce, przeprowadzanie przez Urząd Miejski spisu z natury było bezpodstawne. Właściwą metodą inwentaryzacji węgla, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, było w tej sytuacji uzyskanie od kontrahenta (PRK FARE) potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów – str. 166-169 protokołu kontroli.
Kontrola prawidłowości rozliczania i dokumentowania zużycia paliwa w pojazdach będących na wyposażeniu Urzędu Miejskiego wykazała nieprawidłowości polegające na stwierdzonych rozbieżnościach:
a) danych wynikających z karty drogowej nr 87/22 wydanej dla pojazdu Toyota RAV4, a spisem z natury paliwa dokonanym na dzień 30 grudnia 2022 r. Karta drogowa przy zwrocie wykazywała ilość pozostałego paliwa w pojeździe na 43 l, podczas gdy inwentaryzacja wskazywała na ilość 55 l paliwa, co wskazuje na nierzetelność przeprowadzenia spisu z natury; w rzeczywistości po dotankowaniu zbiornika do pełna pojazd zrealizował jeszcze tego samego dnia podróż na odcinku 206 km zużywając określoną ilość paliwa, co zostało uwzględnione w kracie drogowej ale już nie w dokumentacji inwentaryzacyjnej;
b) danych wynikających z karty drogowej nr 88/22 wydanej dla pojazdu Volkswagen, a spisem z natury paliwa dokonanym na dzień 30 grudnia 2022 r. Karta drogowa przy zwrocie wykazywała ilość pozostałego w pojeździe paliwa na 64 l, podczas gdy inwentaryzacja wskazywała na 69 l paliwa w baku, również skutkując – według ustaleń zawartych w protokole kontroli – wnioskiem o nierealności danych spisu z natury.
Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania – mającego w niektórych przypadkach, zwłaszcza w zakresie rachunkowości, rażący charakter – bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.
