Nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji – RIO Kielce

287
views

W zakresie przeprowadzania inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2022 r. ustalono następujące nieprawidłowości:

a) inwentaryzacja salda kont budżetu 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” i 260 „Zobowiązania finansowe” oraz kont Urzędu 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 141 „Środki pieniężne w drodze” oraz konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” nie została należycie udokumentowana, bowiem nie wskazano dowodów źródłowych, stanowiących podstawę weryfikacji.

b) w dn. 20.03.2023 r. dokonano weryfikacji salda konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, na okoliczność czego sporządzono protokół, w którym wskazano saldo Wn 50.380.037,91 zł obejmujące wartość realizowanych i niezakończonych w 2021 r. inwestycji w kwocie 16.331.436,73 zł oraz wartość nakładów poniesionych na inwestycje kontynuowane w 2022 r. wraz ze wskazaniem nazwy poszczególnych zadań i salda na dzień 31.12.2022 r. w kwocie 34.048.601,18 zł. W protokole nie odniesiono się do dokumentów źródłowych składających się na saldo danego zadania (np. faktury, rachunki, akty notarialne, inne dokumenty). Na protokole brak potwierdzenia weryfikacji sald poszczególnych zadań przez komórkę zajmującą się w Urzędzie inwestycjami. Brak również informacji dotyczących realizacji poszczególnych inwestycji w przyszłości.

Analiza stanów na koncie 080 wykazała, iż pomimo zakończenia w 2022 r. siedem inwestycji na kwotę ogółem 948.304,26 zł i użytkowania powstałych w ten sposób środków trwałych, nakłady na te zadania nie zostały rozliczone w księgach 2022 r. – rozliczenia dokonano w I kwartale 2023 r. przed dniem sporządzenia bilansu Urzędu Miasta za 2022 r. Na dzień 31.12.2022 r. salda konta 080 wg zadań wykazują wartości, co świadczy o nierealności salda konta 080.

c) na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji gruntów (saldo konta 011 – gr. 0) sporządzono wydruk z ewidencji środków trwałych, w którym wskazano numer działki wraz z powierzchnią, numer inwentarzowy oraz wartość brutto(3083 pozycje). Na wydruku widnieje pisemna adnotacja Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, iż zweryfikowano z dokumentacją źródłową wydziału merytorycznego wg stanu na dzień 31.12.2022 r.

Do wydruku załączono również 2 pisma Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, w których wskazano iż:

– zgodnie z prowadzoną ewidencją gminnego zasobu nieruchomości w programie „Mienie” wartość gruntów stanowiących własność Gminy oddanych w użytkowanie wieczyste wynosi 2.418.764,39 zł,

– stan gruntów Gminy na dzień 31.12.2022 r. wynosi: 543,621 ha – ogólna powierzchnia gruntów, dla których Gmina posiada tytuł własności; 525,1413 ha – powierzchnia zasobu gruntów gminnych (w tym 6,381 ha powierzchnia gruntów, dla których Gmina posiada prawo użytkowania wieczystego na nieruchomościach SP, 43,4675 ha powierzchnia gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste); 59,8083 ha powierzchnia gruntów w samoistnym posiadaniu gminy. Wartość gruntów, dla których Gmina posiada tytuł prawny wynosi 33.336.639,24 zł

Z przeprowadzonej inwentaryzacji gruntów nie sporządzono protokołu weryfikacji. Z załączonego wydruku oraz ww. pism nie wynika czy porównano dane ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Na zestawieniu i pismach widnieją tylko podpisy Naczelnika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami oraz pracowników Referatu Geodezji, Gospodarki Gruntami i Ewidencji Adresowej, brak natomiast adnotacji pracownika Wydziału Finansowego na dowód przeprowadzenia inwentaryzacji oraz wskazania dokumentów będących podstawą weryfikacji.

d) na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony (saldo konta 011 – gr. 2) sporządzono protokół, w którym zawarto informację, iż środki trwałe do których dostęp jest utrudniony to urządzenia infrastruktury technicznej, budowle podziemne zaewidencjonowane na koncie 011 w grupie 2 z klasyfikacją rodzajową 210 i 211. W protokole wskazano saldo środków wg ww. rodzaju na kwotę ogółem 37.065.293,77 zł z podziałem na rodzaj środka, dla których wskazano wartość brutto i wartość dotychczasowego umorzenia, stawkę % oraz dla każdego rodzaju środka wskazano numer pozycji wg numeru inwentarzowego. Protokół zawiera adnotację, iż ww. wartości są zgodne z ewidencją środków trwałych oraz dane zostały zweryfikowane z dokumentami źródłowymi (dokumenty przyjęcia OT, dokumenty modernizacji DM) wydziału merytorycznego. Protokół został podpisany przez Skarbnika i Podinspektora Referatu Planowania Budżetu i Księgowości. Do protokołu załączono wydruki z ewidencji środków trwałych wg grup objętych weryfikacją ze wskazaniem nazwy, numeru inwentarzowego, wartości brutto i wartość umorzenia. Protokół oraz wydruki nie zawierają podpisu pracowników z referatów merytorycznych w ramach Wydziałów Rozwoju i Planowania Przestrzennego, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Dróg i Transportu.

Inwentaryzacja salda konta 011 – grupa 0 i 2 nie została przeprowadzona we właściwy sposób. Nie spełnia ona wymogów prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji drogą weryfikacji, bowiem nie dokonano porównania danych rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – w protokole w zakresie budowli oraz w wydrukach w zakresie gruntów nie wskazano dokumentów, na podstawie których dana nieruchomość została przyjęta na stan mienia gminnego i środków trwałych wraz z datą jego przyjęcia (np. decyzje Wojewody, odpisy aktów notarialnych, umowy, wyciągi z ksiąg wieczystych, dokumentów OT itp.), czy dany środek istnieje, czy jednostka sprawuje nad nim kontrolę, czy jednostka dysponuje dokumentami stwierdzającymi prawo własności do danego środka.

e) przeprowadzona inwentaryzacja sald kont budżetu 241 i 252 nie wyjaśniła faktycznej treści sald, bowiem:

· w protokole weryfikacji salda konta 252 „Rozliczenie podatku VAT JST” wskazano, iż:

saldo Wn 7.436,39 zł wynika z cząstkowych deklaracji VAT-7 poszczególnych jednostek objętych centralizacją VAT i oznacza stan należności – opis wskazuje, iż saldo dotyczy kilku jednostek, podczas gdy zgodnie ze stanem faktycznym ustalonym na podstawie uproszczonych ewidencji VAT i wyciągów bankowych saldo to dotyczy tylko jednej jednostki: Centrum Obsługi Inwestora (kwota został wpłacona w dn. 16.01.2023 r.),

saldo Ma 1.487.742,59 zł wynika z cząstkowych deklaracji VAT-7 poszczególnych jednostek organizacyjnych i oznacza wpływy podatku VAT od tych jednostek, podczas gdy stan faktyczny ustalony na podstawie uproszczonych ewidencji VAT i wyciągów bankowych, wskazuje iż na saldo Ma składa się 5 kwot: 3.329,24 zł (nadwyżka VAT naliczonego jednostki Centrum Integracji Społecznej, wykazywane jako kwota do przeniesienia na następny okres); 28.905,05 zł (zobowiązanie Gminy względem MCSiR z tytułu nadpłaty powstałej w wyniku dokonania wpłaty przez MCSiR podatku należnego w zawyżonej kwocie); 1.455.507,79 zł (zobowiązanie Gminy względem Urzędu Miasta z tytułu nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym za grudzień 2022 r. plus zaokrąglenia z wcześniejszych wpłat; kwota 0,01 zł i 0,50 zł stanowi nadpłaty z poprzednich rozliczeń). Saldo Ma 1.487.742,59 zł oznacza zobowiązanie Gminy względem jednostek objętych centralizacją.

· w protokole weryfikacji salda konta 241 „Pozostałe rozrachunki” wskazano, iż:

saldo Wn w kwocie 1 455 321,55 zł wynika z cząstkowych deklaracji VAT-7; powyższa kwota została zinwentaryzowana na podstawie dokumentów (deklaracji VAT-7) oraz zapisów księgowych w drodze weryfikacji sald i oznacza należności od Urzędu Skarbowego (nadpłata podatku VAT w kwocie 1 425 067,00 zł), podczas gdy stan faktyczny wskazuje, iż na dzień 31.12.2022 r. Gmina posiada należność od US (nadwyżka podatku naliczonego nad należnym) w kwocie 1.425.067,00 zł, która wynika z pliku JPK Gminy za grudzień 2022 r

saldo Ma w kwocie 30 254,55 zł wynika z cząstkowych deklaracji VAT-7 jednostek podległych Gminie Skarżysko-Kamienna i oznacza stan zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku VAT, podczas gdy stan faktyczny wskazuje, iż na 10 jednostek, które posiadały nadwyżkę VAT należnego do wpłaty na rachunek Gminy jako jednostki centralnej, 9 wpłaty dokonało w grudniu 2022 r., a jedna (COI) część 2.000,00 zł w grudniu, a część 7.436,39 zł w styczniu 2022 r. i kwota ta stanowi saldo Wn konta 252, które służy do rozliczeń w zakresie VAT z jednostkami organizacyjnymi.

f) nieprawidłową metodą, tj. spisem z natury dokonano w terminie od 5.12 do 30.12.2022 r. inwentaryzacji środków trwałych wg stanu na dzień 30.11.2022 r. wycenionych na kwotę ogółem 85.895.774,56 zł typu: ulice, drogi, oświetlenie, boiska, parkingi, ogrodzenia, kładki pieszo-rowerowe. Część środków nie posiadała wskazanej wartości. Środki te należało zinwentaryzować poprzez coroczne porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości objętych nią składników.

Nieprawidłowość narusza art. 26 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 oraz art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości a w zakresie inwentaryzacji nieruchomości również § 8 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r.

https://bip.kielce.rio.gov.pl/temp/zdjecia_art/4353/WK.60.36.2023.pdf