Kontrola wypełniania przez Szkołę obowiązków w zakresie inwentaryzacji wykazała, że nie wprowadzono ogólnych, stale obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych o charakterze mającym zwyczajowo postać „instrukcji inwentaryzacyjnej”. W dotychczasowej praktyce Dyrektor Szkoły każdorazowo ustala treść instrukcji inwentaryzacyjnej jako załącznik do zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Po raz pierwszy instrukcja taka została wprowadzona jako załącznik do zarządzenia Dyrektora Zespołu Szkół w Kobylinie Borzymach z dnia 24 października 2013 r. W kolejnych latach jej treść była zasadniczo powielana, z uwzględnieniem pojedynczych aktualizacji i zmian poszczególnych zapisów. Ostatnia zmiana treści instrukcji miała miejsce w 2021 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, instrukcja wprowadzana w tej formie nie odnosi się do sposobu dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych. W efekcie Szkoła nie posiada regulacji wewnętrznych, które określałyby formę i sposób dokumentowania inwentaryzacji – za wyjątkiem inwentaryzacji gotówki w kasie, której spis zgodnie z instrukcją kasową powinien być potwierdzony protokołem. W toku analizy dokumentacji inwentaryzacyjnej za 2024 r. ustalono, że inwentaryzacja oleju opałowego, gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania została przeprowadzona i udokumentowana wyłącznie w formie „protokołu”.
Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zatem dokumentacja opisująca zasady rachunkowości powinna określać podstawowe kwestie odnoszące się do jej przeprowadzenia. Mając zaś na względzie potrzebę zapewnienia spójności, przejrzystości i jednolitości działań związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji, zasadne jest rozważenie wprowadzenia ogólnych, obowiązujących na stałe w Szkole pisemnych procedur, w formie instrukcji określającej szczegółowe zasady przeprowadzania oraz dokumentowania inwentaryzacji.
Analiza okazanej podczas kontroli dokumentacji inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji na dzień 31 grudnia 2024 r. wykazała, że według jej treści pominięto inwentaryzację kont 201, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, 240 „Pozostałe rozrachunki” oraz kont zespołu 7 i 8. Według wyjaśnień głównego księgowego salda zespołu 2, 4, 7 i 8 na dzień 31 grudnia 2024 r. w zbiorczym protokole weryfikacji sald z dnia 10-01-2025 r. nie zostały ujęte omyłkowo. Salda były weryfikowane z dokumentami źródłowymi do prawidłowego i rzetelnego sporządzenia sprawozdań finansowych za 2024 rok i bilansu. (…) W dniu 23 kwietnia 2025 r. kontrolującemu okazano aneks do protokołu zbiorczego weryfikacji sald przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2024 r. zawierający brakujące konta.
(Szkoła Podstawowa w Kobylinie-Borzymach)
Saldo na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” w kwocie 11.400 zł miało oznaczać wartości udziałów gminy w spółce Przedsiębiorstwo Komunalne Żwirownia Sp. z o. o. W wyniku kontroli ustalono, że faktyczna wartość udziałów gminy wynosi 114.000 zł. Uchwałą Nr XVII/148/13 Rady Gminy w Brańsku z dnia 21 lutego 2013 r. w sprawie utworzenia poza sferą użyteczności publicznej jednoosobowej spółki z o. o. gminy Brańsk utworzono „Przedsiębiorstwo Komunalne Żwirownia” sp. z o. o. Kapitał zakładowy spółki wynosił 114.000 zł, co potwierdza akt założycielski spółki sporządzony w formie aktu notarialnego dnia 20 sierpnia 2013 r., i został pokryty przez jedynego udziałowca, tj. gminę Brańsk.
W następstwie ustaleń kontroli doksięgowano na koncie 030 brakującą wartość udziałów do wysokości kwoty 114.000 zł, tj. kwotę 102.600 zł – str. 165 protokołu kontroli. Nierzetelny stan konta 030 należy wiązać z wieloletnimi zaniedbaniami w zakresie inwentaryzacji (jest on bowiem równoznaczny albo z jej zaniechaniem albo z nierzetelnym przeprowadzaniem). Nie okazano potwierdzenia inwentaryzacji długoterminowych aktywów finansowych (konto 030) na dzień 31 grudnia 2024 r. Wyjaśnił Pan, że treść obowiązujących w jednostce przepisów wewnętrznych nie przewiduje inwentaryzacji długoterminowych aktywów finansowych. Pragnę wskazać, że okoliczność ta nie zwalnia z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów finansowych określonego w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
(Gmina Brańsk)
Według postanowień zakładowego planu kont, na koncie 310 „Materiały” nie księguje się materiałów przeznaczonych do bezpośredniego zużycia. Ponadto postanowiono, że „paliwo do samochodów będących własnością jednostki, paliwo do zbiornika stacjonarnego oraz opał (węgiel, gaz) w momencie zakupu odnosi się w koszty. Na koniec roku nanosi się stan wartości materiałów wg przeprowadzonej inwentaryzacji”. Ustalono, iż sposób prowadzenia ewidencji na kontach 310-3 „Strażnica węgiel”, 310-9 „Świetlica Jakubowskie” i 310-10 „Zbiornika paliwa” był sprzeczny z przyjętymi regulacjami. Wartość nabywanych materiałów ujmowano na tych kontach w momencie zakupu, zamiast odnosić ją w tym momencie w koszty, jak przewidują przywołane regulacje. Zmniejszenie stanu materiałów na wymienionych kontach księgowano pod datą 31 grudnia poprzez wyksięgowanie zużycia na podstawie wyników inwentaryzacji.
(Gmina Boćki)
Obowiązująca w czasie przeprowadzania ostatniej pełnej inwentaryzacji w 2022 r. instrukcja inwentaryzacyjna stanowiąca załącznik nr 2 do zarządzenia Pana Wójta Nr 26.2022 z dnia 7 grudnia 2022 r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących zasady gospodarki finansowej w Urzędzie Gminy Szypliszki zawierała niespójne postanowienia. W § 4 ust. 3 instrukcji wśród uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przewidziano m.in. kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym, wypełnionych przez zespoły spisowe, arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji. Natomiast z § 5 instrukcji wynikało, że spisu z natury na arkuszach dokonuje komisja inwentaryzacyjna (a nie zespoły spisowe). W praktyce zespoły spisowe nie były powoływane, a przewodnicząca komisji inwentaryzacyjnej była jednym z członków komisji podpisującym arkusze spisowe, a jednocześnie – zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej – kontrolowała przebieg spisu oraz wypełnianie arkuszy spisu z natury pod względem formalnym i rachunkowym. Zaistniała sytuacja powodowała zdublowanie funkcji kontroli prawidłowości inwentaryzacji z funkcją jej rzeczywistego przeprowadzenia. Na nieprawidłowość zwracano uwagę w trakcie ostatniej kontroli kompleksowej zalecając „wyznaczanie na członków zespołów spisowych innych osób niż członkowie komisji inwentaryzacyjnej, mając na uwadze zapewnienie realizowania przez zespoły spisowe zadań określonych w wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej, które nie są tożsame z zadaniami komisji inwentaryzacyjnej”. Jak wynika z powyższych ustaleń, zalecenie to nie było realizowane. Z obecnie obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia Pana Wójta Nr 31.2023 z dnia 29 grudnia 2023 r. wynika, że arkusze spisu z natury wypełniają zespoły spisowe, przy czym brak postanowień dotyczących np. procedury powoływania członków zespołów spisowych, co prowadzi do wniosku, że w instrukcji inwentaryzacyjnej pojęcia członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych stosowane są zamiennie
(Gmina Szypliszki)
W instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, że w drodze spisu z natury inwentaryzuje się m.in. zbiory biblioteczne, natomiast komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki m.in. zarządzeniem w sprawie przeprowadzenia skontrum. Należy wskazać, iż postanowienia w tym przedmiocie są bezprzedmiotowe, bowiem w Urzędzie Gminy Śniadowo nie jest prowadzona ewidencja zbiorów bibliotecznych
(Gmina Śniadowo)
Nie przeprowadzono na dzień 31 grudnia 2024 r. inwentaryzacji niektórych aktywów i pasywów, które należało zinwentaryzować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, wbrew wymaganiom art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Stwierdzona nieprawidłowość dotyczyła kont zespołu 4, 7 i 8. W udzielonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazała, że z uwagi na natężenie pracy związane z zamknięciem roku budżetowego 2024, rozpoczęciem nowego roku budżetowego 2025 oraz długotrwałą absencją chorobową pracownika z Referatu Budżetu i Finansów, którego jestem kierownikiem, uszło to mojej uwadze i nie dokonałam inwentaryzacji kont zespołu 4, 7 oraz 8 na dzień 31 grudnia 2024 roku
(Gmina Śniadowo)
W wyniku kontroli zagadnień dotyczących inwentaryzacji ustalono w szczególności, że:
a) poprzednia inwentaryzacja środków trwałych została przeprowadzona według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r., tj. 5 lat wcześniej niż kolejna inwentaryzacja środków trwałych, poddana szczegółowej kontroli, zarządzona przez Pana w dniu 15 grudnia 2024 r. według stanu na 31 grudnia 2024 r. Na pytanie o przyczynę niezachowania częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych określonej w art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości odpowiedział Pan, że Przeprowadzenie okresowej inwentaryzacji na koniec 2023 roku nie było możliwe z powodu nagłego odejścia z pracy osoby odpowiedzialnej za sprawy informatyczne w Urzędzie. Pracownik złożył wypowiedzenie 13 grudnia 2023 roku a następnie dostarczył zwolnienie lekarskie. Pracownik ten przed złożeniem wypowiedzenia z pracy dokonał naprawy komputera na którym zainstalowane były poprzednio programy do obsługi środków trwałych i pozostałych środków trwałych, jednak nie przeinstalował w/w oprogramowania. Pracownik uprzednio zajmujący się sprawami informatycznymi w czasie wypowiedzenia i po zakończonym stosunku pracy nie przekazał haseł, loginów i innych informacji niezbędnych do poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych w Urzędzie i innych jednostkach gminy, nie współpracował z firmą która przejęła funkcję informatyka. Urząd na przełomie 2023 i 2024 roku miał problemy z poprawnym funkcjonowaniem, część systemów przez pewien czas nie działała lub działa w ograniczony zakresie. Urząd sukcesywnie w roku 2024 uzyskiwał dostęp do kolejnych zasobów. Mając powyższe na uwadze na dzień 31.12.2023 roku przeprowadzono jedynie inwentaryzację roczną w zakresie materiałów i zasobów pieniężnych, przeprowadzono weryfikację sald księgowych. Okresowa inwentaryzacja została przeprowadzona na dzień 31.12.2024 roku. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym, przeprowadzono raz w ciągu 4 lat
b) zgodnie z dokumentacją inwentaryzacyjną dla m.in. budynków (np. budynek Urzędu Gminy), garaży, wiat, altanek, przystanków zastosowano metodę weryfikacji sald, bez przeprowadzenia ich spisu z natury, mimo że dostęp do tych obiektów nie był obiektywnie utrudniony, a więc nie zachodziły przesłanki odstąpienia od inwentaryzacji drogą spisu z natury w świetle przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o rachunkowości. W sprawie udokumentowania inwentaryzacji budynków i innych wymienionych obiektów protokołem weryfikacji wyjaśnił Pan: Udokumentowanie inwentaryzacji środków trwałych grupy 1 – budynków protokołem weryfikacji było wynikiem błędu, błędnej interpretacji przepisów prawa. Inwentaryzacja metodą spisu z natury została zrealizowana w przewidzianym w ustawie o rachunkowości terminie, zespoły spisowe jeździły po terenie gminy. Załącznik do protokołu weryfikacji budynków obejmuje spis poszczególnych nieruchomości uszeregowany według miejsca ich posadowienia z przyporządkowaną kwotą odpowiadającą wartości każdego z nich. Spis ten jest w kluczowych punktach tożsamy z arkuszem spisu z natury. Jedna z osób podpisanych pod w/w spisem była przewodniczącym zespołu spisowego który dokonywał inwentaryzacji metodą spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych z terenu poszczególnych sołectw gminy. Brak właściwych arkuszy spisu z natury budynków nie wynika z braku weryfikacji ich obecności w terenie a jedynie błędnej metody dokumentacji inwentaryzacji. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jednostka przeprowadza inwentaryzację środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
(Gmina Kuźnica)
Kontrola wypełniania przez Szkołę obowiązków w zakresie inwentaryzacji wykazała, że w dniu 20 grudnia 2024 r. zarządziła Pani przeprowadzenie inwentaryzacji m.in. środków w kasie. Następstwem tego było sporządzenie przez zespół spisowy protokołu z inwentaryzacji kasy, stwierdzającego stan zerowy gotówki w kasie. Należy wskazać, że od przynajmniej dwóch lat w jednostce nie funkcjonuje obrót kasowy. Obowiązujące postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej w części dotyczącej inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie uznać należy za niemające praktycznego zastosowania w jednostce. Sporządzanie dokumentacji mającej poświadczać rzekome przeprowadzenie inwentaryzacji kasy jest bezprzedmiotowe
(Szkoła Podstawowa w Łubinie Kościelnym)
Kontrola wykazała, że na koncie 310-3 „Materiały – paliwo do samochodów UM” ewidencjonowano w praktyce wartość paliwa zakupionego do użytkowanego w Urzędzie pojazdu Nissan Qashqai. Na stan konta przyjęto w 2023 r. zakup paliwa – 8.948,45 zł a zdjęto ze stanu na podstawie protokołów sporządzanych co miesiąc łącznie 9.026,45 zł. W zakresie rozliczania paliwa w tym pojeździe stwierdzono uchybienia w obliczeniu zużycia za grudzień 2023 r. Miały one wpływ na księgowanie rozchodów (zmniejszenia stanu) konta 310. Zarządzeniem Pana Burmistrza Nr 413/2022 z dnia 1 marca 2022 r. w sprawie powołania komisji i ustalania normy zużycia paliwa dla samochodu służbowego postanowiono, że po zakończeniu miesiąca osoba upoważniona na podstawie kart drogowych wylicza zużycie paliwa. Dopuszcza się możliwość przekroczenia do 10% ustalonej normy zużycia paliwa w szczególności na skutek długotrwałej eksploatacji samochodu w trudnych warunkach drogowych. Przyjęta norma zużycia paliwa ustalona zarządzeniem wynosiła 7 l/100 km. Należy wskazać, iż z protokołu zużycia paliwa stanowiącego załącznik do poprzedniego zarządzenia (z dnia 19 lipca 2021 r.) wynikało, że komisja ustaliła normę zużycia na 9 l. Przyjmowanie co roku tak rozbieżnych norm wskazuje na błędy w sposobie ich ustalania. Z rozliczenia materiałów pędnych za okres od 1 grudnia do 31 grudnia 2023 r. wynika m.in. stan licznika na początek i koniec miesiąca, ilość przejechanych kilometrów w miesiącu 1.162, stan paliwa pozostałego z ubiegłego miesiąca 65 l, zakupionego w grudniu 90 l, faktyczne zużycie paliwa – 90 l (czyli w ilości paliwa zakupionego w miesiącu), zużycie paliwa wg normy eksploatacyjnej – 89,47 l (norma 7,7l, tj. po zwiększeniu o 10% ze względu na okres zimowy – oszczędność 0,53l) a także stan paliwa pozostałego na miesiąc następny – 65l. Z karty drogowej z grudnia wynika, iż wyjazdy samochodem służbowym miały miejsce jeszcze po dniu tankowania, tj. w dniu 27 grudnia – 102 km i 28 grudnia – 49 km. Ostatnie tankowanie w poprzednim miesiącu miało miejsce 29 listopada 2023 r. (16 l). Z powyższego wynika, iż błędnie obliczono zużycie paliwa, przyjmując kilometry przejechane z całego grudnia 2023 r., mimo iż po ostatnim tankowaniu (20 grudnia) samochód był jeszcze wykorzystywany. Przyjmując, iż tankowanie z 29 listopada i 20 grudnia 2023 r. (gdyż w grudniu 2023 r. nie było więcej tankowań) było „do pełna”, kontrolujący wyliczył faktyczne zużycie paliwa za okres 29 listopada – 20 grudnia na 90 l, tj. 8,97 l/100 km, podczas gdy normatywne wynosiłoby 77,32 l (7,7 l/100 km), co wskazuje na wystąpienie przepału. Z „arkusza spisu z natury” z inwentaryzacji paliwa w pojeździe z dnia 29 grudnia 2023 r. wynika natomiast zinwentaryzowany stan paliwa 65 l, co nie może być prawdą z uwagi na przejechanie jeszcze 151 km po ostatnim zatankowaniu
Z kolei na koncie 310-7 ewidencjonowano na takich samych zasadach paliwo do pojazdu Mercedes. Z protokołu zużycia paliwa wynika, iż za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r. przejechano tym pojazdem 21.224 km, zakupiono 1.254,71 l paliwa, zużycie za 2023 r. wyniosło 1.185 l a pozostało 68,74 l. Natomiast według „arkusza spisa z natury” zinwentaryzowano stan paliwa w dniu 29 grudnia 2023 r. w ilości 68,74 l (wartość 453 zł) z dopiskiem „na podstawie protokołu zużycia paliwa samochodu służbowego Mercedes…” Wynika stąd, że inwentaryzacja paliwa polegała na spisaniu danych z karty kontowej, co świadczy o braku rzeczywistej weryfikacji
(Miasto i Gmina Michałowo)
Kontrola wypełniania przez OFK obowiązków w zakresie inwentaryzacji wykazała, że:
a) inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia w Zespole Szkół w Kalinówce Kościelnej zarządził w dniu 1 grudnia 2023 r. dyrektor Zespołu. W wyjaśnieniu, dlaczego inwentaryzacja nie została zarządzona przez Panią Kierownik wskazano, że odpowiedzialność za inwentaryzację w jednostkach budżetowych (oświatowych) ponosi kierownik jednostki, a nasze wewnętrzne przepisy nie określają inaczej. To kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, które zostały określone w Ustawie o rachunkowości. Izba nie podziela stanowiska przedstawionego w wyjaśnieniu. Do OFK należy realizowanie obowiązków jednostek obsługiwanych w zakresie rachunkowości, zatem stosownie do art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym mają być one realizowane w całości. Jednym z tych obowiązków jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości). W konsekwencji to kierownik jednostki obsługującej powinien zarządzać inwentaryzację w jednostkach obsługiwanych oraz dbać o przestrzegane przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie realizacji tych obowiązków – str. 83 protokołu kontroli; b) podczas inwentaryzacji drogą weryfikacji na dzień 31 grudnia 2023 r. pominięto m.in. konto 240 „Pozostałe rozrachunki” oraz konta zespołu 7 i 8. Jak wyjaśniła pracownica pełniąca obowiązki głównego księgowego inwentaryzacja drogą weryfikacji sald została sporządzona wzorując się wzorem lat poprzednich, który nie zawierał kont 210, konto 240, konta 7i 8 dlatego przez nie uwagę ominięto spis tych kont (…)
(Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn)
Na wszystkich arkuszach spisu z natury w pozycji „sprawdził” widnieje podpis Skarbnika Gminy, podczas gdy zadanie polegające na kontrolowaniu pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych i innych dokumentów z inwentaryzacji zostało przypisane Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej – § 9 pkt 10 instrukcji inwentaryzacyjnej;
(Gmina Grabowo)
Ponadto ustalono, że pełna inwentaryzacja w Szkole Podstawowej w Grabowie została przeprowadzona w 2022 r. na podstawie zarządzenia wydanego przez dyrektora tej jednostki. Stosownie do uchwały Nr XI/79/16 Rady Gminy Grabowo z dnia 17 czerwca 2016 r. oraz art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym obowiązki w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości przejęte zostały w całości przez Urząd Gminy w Grabowie jako jednostkę obsługującą. Zatem, mając na uwadze przepisy art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości, do Urzędu Gminy należy realizacja wszystkich obowiązków składających się na rachunkowość każdej z jednostek obsługiwanych, w tym zapewnienie okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, stanowiącej element rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości
(Gmina Grabowo)
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia na dzień 31 grudnia 2023 r. inwentaryzacji środków trwałych, wykazała, że w arkuszu spisu z natury nr 11/2024 udokumentowano inwentaryzację gruntów. Należy wskazać, że inwentaryzację tego rodzaju środków trwałych przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości
(Zarząd Dróg i Zieleni w Suwałkach)
W zakresie inwentaryzacji środków pieniężnych i rozrachunków ustalono, że na koniec 2023 r. zaniechano, z naruszeniem art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości, zinwentaryzowania w drodze potwierdzenia salda należności niemających charakteru publicznoprawnego i przypadających od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe: Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów na kwotę 3.884,95 zł, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Augustowie na kwotę 4.854,84 zł oraz Spółdzielni Mieszkaniowej na kwotę 154,01 zł
(Gmina Augustów)
Poprzednia inwentaryzacja środków trwałych została przeprowadzona według stanu na dzień 30 listopada 2018 r., tj. wcześniej o 4 lata i 1 miesiąc niż inwentaryzacja poddana szczegółowej kontroli. Na pytanie o przyczynę wyznaczenia w zarządzeniu dnia, na który ma być przeprowadzona inwentaryzacja, przypadającego później niż 4 lata od ostatniej pełnej inwentaryzacji, Skarbnik – jako osoba sporządzająca projekt zarządzenia – odpowiedział: Pełna inwentaryzacja została przeprowadzona w 2018 r. Zarządzeniem Starosty Augustowskiego Nr 31/2018 r. z dnia 28 listopada 2018 r. W § 1 Zarządzenia określono, że powołuje się Komisję Inwentaryzacyjną w celu przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej wg stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.
Natomiast w § 2 i załączniku do Zarządzenia określono, że środki trwałe i wyposażenie ma być objęte stanem na dzień 30 listopada 2018 r, a pozostałe składniki na dzień 31 grudnia 2018 r. Wyznaczając termin przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji w 2022 r. ustalono w Zarządzeniu Starosty Augustowskiego Nr 31/2022 z dnia 28 grudnia 2022 r. jednakowy termin przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich składników na dzień 31 grudnia 2022 r. Prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2022 r. była kontrolowana przez audytora wewnętrznego-biegłego rewidenta, który nie stwierdził nieprawidłowości. Z ustaleń kontroli wynika, że uchybiono o 1 miesiąc częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych. W myśl art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat
(Powiat Augustowski)
Inwentaryzacja „magazynu żywnościowego” została przeprowadzona w dniu 29 grudnia 2023 r., zgodnie z przyjętym sposobem ewidencji tych składników w księgach. Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła żadnych artykułów spożywczych. W wyniku kontroli ustalono, że w dniu 20 grudnia 2023 r. dokonano zakupu środków spożywczych, których możliwość zużycia do przygotowania posiłków w terminie do 22 grudnia 2023 r. (tj. do ostatniego dnia przed rozpoczęciem przerwy świątecznej) budzi uzasadnione wątpliwości. Zakup obejmował bowiem m.in. 5 kg przyprawy warzywnej. Niewykazanie żadnych artykułów w drodze inwentaryzacji jest w tej sytuacji okolicznością uzasadniającą sformułowanie wątpliwości co do rzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji lub prawidłowości gospodarowania składnikami. Wątpliwości te nie mogą być usunięte z powodu braku jakiejkolwiek ewidencji bieżącego zużycia i stanu ilościowego artykułów żywnościowych
(Zespołu Szkół w Dowspudzie)
Brak regulacji wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji – nie zostały one okazane kontrolującym, co wytłumaczono ich zagubieniem. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy (…) mając na uwadze znaczą ilość wprowadzonych, odrębnymi zarządzeniami, zmian zakresie zasad (polityki) rachunkowości, podjęto działania zmierzające do opracowania tekstu jednolitego polityki rachunkowości jednostki, z uwzględnieniem regulacji wewnętrznych w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji w urzędzie, jak i obszarów do tej pory nie objętych zapisami zasad (polityki) rachunkowości
(Gmina Nowogród)
Na dzień 31 grudnia 2023 r. przeprowadzona została inwentaryzacja roczna, która obejmowała m.in. uzyskanie potwierdzenia sald środków pieniężnych na rachunkach bankowych. Analiza przedłożonego do kontroli potwierdzenia sald wykazała, że jednostka uzyskała z banku potwierdzenie, które obejmowało jedynie rachunki, na których występowały salda inne niż 0 zł. Dopiero w trakcie kontroli uzyskano od banku potwierdzenie sald na dzień 31 grudnia 2023 r. wszystkich otwartych rachunków bankowych. Należy wskazać, że potwierdzenie wykazanego w księgach zerowego stanu rachunku bankowego również stanowi czynności inwentaryzacyjną wymaganą przez art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, a dane wynikające z tego potwierdzenia podlegają konfrontacji z danymi ksiąg rachunkowych na podstawie art. 27 tej ustawy
(Gmina Nowogród)
