Rzetelne i zgodne z ustawą o rachunkowości przeprowadzanie i rozliczenie corocznej inwentaryzacji nieruchomości Skarbu Państwa jest podstawowym mechanizmem kontrolnym, umożliwiającym weryfikację rozbieżności pomiędzy ewidencją zasobu a stanem faktycznym oraz uniknięcie nieprawidłowości i niezgodności w ewidencjach, które zostały ujawnione podczas kontroli NIK.
(…)
Celem okresowego ustalania lub sprawdzania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (ustalenia stanu mienia), zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, kierownicy jednostek zobowiązani są przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników*. Zgodnie z art. 26 ust. 2 ww. ustawy inwentaryzacją obejmuje się znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania.
*Według opinii Ministerstwa Finansów Czy w roku, w którym nie przypada termin inwentaryzacji środków trwałych na terenie strzeżonym, należy dokonać inwentaryzacji tych środków w formie weryfikacji? – Ministerstwo Finansów – Portal Gov.pl w latach w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe inwentaryzuje się metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości.
(…)
Czynności inwentaryzacyjne stanowią podstawowy mechanizm kontrolny i służą sporządzeniu realnego i wiarygodnego obrazu stanu majątku i rzetelnego oszacowania sytuacji majątkowej każdej jednostki, a zatem zarówno niepodjęcie inwentaryzacji, jak i niepełne jej przeprowadzenie, czy też przeprowadzenie jej w taki sposób, że nie zostanie odzwierciedlony stan rzeczywisty wszystkich składników majątkowych danej jednostki jest stanem nieprawidłowym.
https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/25/069/
Dodatkowo, w Starostwie nie prowadzono pozabilansowej ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa znajdujących się dyspozycji Starosty, jak i nie obejmowano takich nieruchomości inwentaryzacjami, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
(…)
W okresie objętym kontrolą NIK, w Starostwie nie przeprowadzono inwentaryzacji nieruchomości Skarbu Państwa znajdujących się w dyspozycji Starosty, w tym nieruchomości nierozdysponowanych , co w ocenie NIK stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Starosta wyjaśnił, że w jego ocenie nieruchomości Skarbu Państwa nie spełniają warunków zawartych w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, definiujących aktywa jako kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Zapisy art. 26 uor nie wskazują jednoznacznie obowiązku inwentaryzowania majątku nie stanowiącego składnika aktywów jednostki. Na taki obowiązek nie wskazywały również dotychczasowe kontrole przeprowadzane w Starostwie.
W odniesieniu do ww. wyjaśnień NIK zauważą, że przepisy art. 26 ustawy o rachunkowości nie ograniczają aktywów podlegających inwentaryzacji wyłącznie do aktywów stanowiących własność danego podmiotu. Zgodnie z art. 26 ust. 2 tej ustawy, inwentaryzacją objęte powinny być również znajdujące się w danej jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek. Jednocześnie zgodnie z treścią art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy, inwentaryzacja gruntów powinna być przeprowadzana drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. Biorąc pod uwagę fakt, że nieruchomości Skarbu Państwa powinny być ujmowane w ewidencji pozabilansowej, w ocenie NIK, inwentaryzacja takich nieruchomości powinna polegać na porównaniu danych z tej ewidencji z dokumentacją źródłową.
/Starostwo Powiatowe w Mińsku Mazowieckim/
W latach 2022-2025 nie prowadzono pozabilansowej ewidencji dla większości nieruchomości Skarbu Państwa, w tym wszystkich nierozdysponowanych. Nieruchomości te nie były obejmowane coroczną inwentaryzacją.
(…)
W Starostwie obowiązywała wprowadzona zarządzeniem Starosty z dnia 27 listopada 2019 r. Instrukcja inwentaryzacyjna43 określająca zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Przyjęta instrukcja była zgodna z zasadami dotyczącymi inwentaryzacji nieruchomości uregulowanymi w art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Pomimo obowiązujących w Starostwie uregulowań dotyczących przeprowadzania inwentaryzacji i obowiązujących w tym zakresie przepisów, w latach objętych kontrolą, nie przeprowadzano inwentaryzacji nierozdysponowanych nieruchomości Skarbu Państwa ujmowanych w EZN SP (szczegóły w sekcji stwierdzone nieprawidłowości).
(…)
W okresie objętym kontrolą, nie objęto inwentaryzacją żadnych nieruchomości Skarbu Państwa, w tym nieruchomości nierozdysponowanych, ujętych w zasobie nieruchomości Skarbu Państwa.
Brak inwentaryzacji stanowił naruszenie art. 26 Urach, w myśl którego inwentaryzacja gruntów Skarbu Państwa powinna być przeprowadzana, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacji wartości tych składników.
Skarbnik Powiatu wyjaśniła, że inwentaryzacja nieruchomości Skarbu Państwa prowadzona była poprzez weryfikację sald kont pozabilansowych – 012 i 093. Tak przyjętą praktykę z powodu niedopatrzenia uznano za właściwą. Ustalenie rzeczywistego stanu majątku Skarbu Państwa i źródeł jego finansowania na dany moment, weryfikacja ich gospodarczej przydatności, a także wycena, a następnie porównanie uzyskanych stanów z ewidencją księgową, rozliczenie i wyjaśnienie różnic oraz skorygowanie ewidencji w taki sposób, aby odzwierciedlała stan faktyczny nie było możliwe w Starostwie ze względu na sposób, w jaki ww. majątek inwentaryzowano. Starosta wyjaśnił, że przeprowadzone w latach 2022-2024 inwentaryzacje nie obejmowały swoim zakresem nieruchomości Skarbu Państwa, ponieważ były one prowadzone metodą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją realnej wartości tych składników. Z powodu, że zasób nieruchomości Skarbu Państwa prowadzono pozabilansowo, nie było możliwości porównania tych danych. W związku z tym uznano, że skoro opisywane nieruchomości nie stanowią składników majątku Powiatu, przyjęte postępowanie jest właściwe i spełnia warunki określone w art. 26 ust. 1 pkt. 3 Urach.
Jako powód braku inwentaryzowania nieruchomości nierozdysponowanych Skarbnik wskazała brak poprawnego rejestru Zasobu. Dodała też, że w związku z wykazaną w toku kontroli nieprawidłową praktyką i w celu jej usunięcia, w II półroczu br. planowane jest przeprowadzenie inwentaryzacji (doraźnej) nieruchomości Skarbu Państwa.
NIK zauważa, że prawidłowa inwentaryzacja gruntów i nieruchomości to podstawa wiedzy o majątku Skarbu Państwa, który w tym przypadku jest zarządzany przez Starostę. Wiedza ta jest konieczna do prowadzenia właściwej, racjonalnej i skutecznej gospodarki nieruchomościami.
/Starostwo Powiatowe w Wołominie/
W latach 2022-2025 w Urzędzie nie prowadzono pozabilansowej ewidencji księgowej nieruchomości Skarbu Państwa, w tym nieruchomości nierozdysponowanych, co było działaniem nierzetelnym i niezgodnym z zaleceniami Ministerstwa Finansów.
Ministerstwo Finansów w opinii z dnia 29 września 2006 r. powtórzonej w 2021 r. wskazało, że nieruchomości Skarbu Państwa, którymi gospodaruje starosta, z uwagi na fakt, iż nie stanowią aktywów Powiatu, powinny być ujmowane w ewidencji pozabilansowej prowadzonej przez starostę. Analogicznie wypowiedział się Komitet Standardów Rachunkowości w uchwale nr 2/2019 z 20 lutego 2019 r.
Prezydent, jako przyczynę powyższego wskazał brak odpowiednich regulacji prawnych i uregulowanego stanu prawnego nieruchomości. Jak wyjaśnił, w przeszłości obowiązywały przepisy, które nie nakładały obowiązku prowadzenia takiej ewidencji, co skutkowało tym, że wiele nieruchomości nie było odpowiednio zinwentaryzowanych i monitorowanych. Dodatkowo rozbieżności w dokumentacji księgowej utrudniały prowadzenie precyzyjnej pozabilansowej ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa. W toku prowadzonej kontroli podjęto działania mające na celu prowadzenie w tut. Urzędzie pozabilansowej ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa, w tym nieruchomości nierozdysponowanych.
(…)
W okresie objętym kontrolą w Urzędzie nie przeprowadzono inwentaryzacji nieruchomości Skarbu Państwa, tj. 78 ujętych w zasobie nieruchomości Skarbu Państwa138, a tym samym w rocznych sprawozdaniach jako nieruchomości nierozdysponowane oraz łącznie 174 nieruchomości podlegających komunalizacji wyłączonych z ewidencji na podstawie art. 228 ugn, co stanowiło naruszenie art. 26 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w myśl którego inwentaryzacja gruntów Skarbu Państwa przeprowadzana powinna być stosownie do przepisów urach dotyczących tych składników majątku tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych (w tym wypadku ewidencji pozabilansowej) z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacji wartości tych składników. Z kolei inwentaryzacja budynków Skarbu Państwa powinna być przeprowadzona drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych (także z ewidencją pozabilansową) oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – w terminie raz na cztery lata.
Prezydent jako przyczynę powyższego wskazał brak ewidencji ww. nieruchomości w księgach rachunkowych Miasta.
/Urząd Miasta Skierniewice/
W Starostwie nie przeprowadzono inwentaryzacji nieruchomości Skarbu Państwa znajdujących się w dyspozycji Starosty wg stanu na koniec 2022 r. i 2023 r. co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Była Starosta, która pełniła tę funkcję w okresie od 23 listopada 2018 r. do 6 maja 2024 r. oraz poprzednia Skarbnik Powiatu Sokołowskiego, pełniąca tę funkcję w okresie od 20 grudnia 2019 r. do 18 grudnia 2024 r. wyjaśniły, że według ich wiedzy takie inwentaryzacje zostały przeprowadzone.
W Starostwie nie było jednak dowodów potwierdzających treść tych wyjaśnień. Przedstawione przez Starostwo do kontroli protokoły z inwentaryzacji aktywów przeprowadzonych drogą weryfikacji sald wg stanu na koniec 2022 r. i 2023 r. dotyczyły innych składników majątkowych.
/Starostwo Powiatowe w Sokołowie Podlaskim/
Z przeprowadzonej inwentaryzacji metodą weryfikacji konta 019 „Obce środki trwałe” zostały sporządzone protokoły weryfikacji według stanu na dzień: 31 grudnia 2022 r., 31 grudnia 2023 r. i 31 grudnia 2024 r. Komisja potwierdziła w tych protokołach, że wykazane saldo na tym koncie wynika z ewidencji księgowej. Przeprowadzona w tych latach inwentaryzacja nie obejmowała zatem nierozdysponowanych nieruchomości zasobu Skarbu Państwa, w tym przeznaczonych do komunalizacji, tylko rozdysponowane nieruchomości zaewidencjonowane na ww. koncie pozabilansowym. Stanowiło to naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(…)
W okresie objętym kontrolą inwentaryzacją nie objęto nieruchomości nierozdysponowanych ujętych w przedłożonym w trakcie kontroli zestawieniu, w tym nieruchomości przeznaczonych do komunalizacji, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzona została tylko coroczna inwentaryzacja metodą weryfikacji konta pozabilansowego, na którym zaewidencjonowane zostały wartościowo rozdysponowane nieruchomości Skarbu Państwa (oddane w użytkowanie wieczyste i przekazane w trwały zarząd oraz jeden budynek i grunty przekazane na rzecz Skarbu Państwa przez osobę prawną).
Starosta podał, że zgodnie z art. 20 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tworzy się następujące publiczne zasoby nieruchomości: Skarbu Państwa, gminny, powiatowy i wojewódzki. Natomiast rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostki samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej76 w § 8 ust. 1 wskazał, że inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.
Jak wskazała dalej Starosta, ponieważ ww. rozporządzenie nie przewiduje przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów nieruchomości Skarbu Państwa poprzez porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, inwentaryzacji dokonano poprzez weryfikację konta księgowego 019 „Obce środki trwałe”, z której to czynności sporządzono protokół.
NIK wskazuje, że w odniesieniu do inwentaryzacji gruntów Skarbu Państwa, ustawodawca nie rozróżnia w tym zakresie gruntów rozdysponowanych i nierozdysponowanych, tak więc objęcie nią w Starostwie jedynie części gruntów znajdujących się w zasobie Skarbu Państwa stanowi o naruszeniu wskazanych wyżej przepisów. W konsekwencji inwentaryzacja przeprowadzana powinna być, stosownie do zasad określonych w ustawie o rachunkowości, w odniesieniu do wszystkich nieruchomości Skarbu Państwa, którymi gospodaruje Starosta, tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacji wartości tych składników. Z kolei inwentaryzacja budynków Skarbu Państwa powinna zostać przeprowadzona drogą spisu ich ilości z natury, wyceną tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic – w terminie raz na cztery lata.
/Starostwo Powiatowe w Jarocinie/
W odniesieniu do 61 nieruchomości będących gruntami pokrytymi wodami płynącymi Starosta wyjaśniła, że: nieruchomości te stanowią własność SP i są oznaczone użytkiem „Wp” wody płynące. Nie zostały ujęte w Zasobie Nieruchomości SP ponieważ zgodnie z art. 21a ustawy ogn w skład Zasobu Nieruchomości SP, o którym mowa w art. 21a pkt 1, nie wchodzą grunty pokryte śródlądowymi wodami płynącymi w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. – Prawo wodne oraz stanowiące własność SP urządzenia wodne lub ich części oraz budowle i ich części, o których mowa w art. 216 ust. 5 tej ustawy.
Pomimo, że nieruchomości te nie są ujęte w Zasobie Nieruchomości SP, to jednak tytuł własności w odniesieniu do tych nieruchomości – zgodnie z wpisem do EGiB – przysługuje SP, co czyni je składnikami jego majątku. W związku z tym nieruchomości te podlegają obowiązkowej inwentaryzacji i są ujmowane w ewidencji księgowej pozabilansowej prowadzonej przez Starostwo zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).
(…)
Zarządzeniami Nr 57/2022 z 24 października 2022 r. i 85/2024 z 26 listopada 2024 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej w Starostwie oraz Zarządzeniem Nr 90/2023 z 21 listopada 2023 r. w sprawie inwentaryzacji pełnej, Starosta corocznie wyznaczał członków zespołów spisowych oraz określał harmonogram i zakres inwentaryzacji. I tak:
a) inwentaryzacją na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r. miały być objęte grunty, również będące w wieczystym użytkowaniu – nie dookreślono, czy dotyczy to również nieruchomości SP;
b) inwentaryzacją w drodze spisu z natury na dzień 30 listopada 2023 r. miały być objęte środki trwałe – tylko budynki – nie określono, czy dotyczy to również nieruchomości SP;
c) inwentaryzacją przez porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości według stanu na dzień 31 grudnia 2023 r. miały być objęte grunty, w tym prawo wieczystego użytkowania Powiatu i SP;
d) inwentaryzacją na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych według stanu na dzień 31 grudnia 2024 r. miały być objęte grunty, prawa użytkowania wieczystego oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości – nie dookreślono, czy dotyczy to również nieruchomości SP.
(…)
Nieobjęcie inwentaryzacją, według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r., gruntów, stanowiących nieruchomości SP, która, stosownie do postanowień Zarządzenia Starosty Nr 57/2022 z 24 października 2022 r., powinna zostać przeprowadzona na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych.
Starosta wyjaśniła, że: W 2022 r. weryfikacja gruntów SP oraz wartości gruntów i praw zakwalifikowanych do nieruchomości wg stanu na 31 grudnia 2022 r. została przeprowadzona poza inwentaryzacją, poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. Ewidencja pozabilansowa dotycząca lat 2022-2024 nie wykazuje uchybień oraz braków w zakresie poprawności wykonywania weryfikacji stanów ilościowych majątku SP.
(…)
Nieobjęcie inwentaryzacją, według stanu na dzień 30 listopada 2023 r., budynków, stanowiących nieruchomości SP, która stosowanie do postanowień Zarządzenia Starosty Nr 90/2023 z 21 listopada 2023 r., powinna zostać przeprowadzona w drodze spisu z natury.
Starosta wyjaśniła, że: Podczas inwentaryzacji na dzień 30 listopada 2023 r. budynki SP nie zostały spisane. W Zarządzeniu Starosty Nr 90/2023 z dnia 21 listopada 2023 r. w sprawie inwentaryzacji pełnej, w załączniku Nr 1 „Wykaz członków zespołów spisowych i inwentaryzacyjnych” zapisy w liczbie porządkowej nr 7 i 10 niejasno określały, który zespół spisowy ma spisać składniki majątkowe – budynki SP.
/Starostwo Powiatowe w Gryfinie/
W okresie objętym kontrolą inwentaryzacją nie objęto wszystkich nieruchomości nierozdysponowanych ujętych w zasobie nieruchomości Skarbu Państwa i w rocznych sprawozdaniach sporządzanych na ich podstawie, tj. drogą spisu z natury objęto tylko trzy lokale, nie przeprowadzając takiego spisu dla pozostałych czterech budynków.
Starosta wyjaśniła, że niepełne sporządzenie spisu z natury jest wynikiem z nałożenia się kilku czynników, m.in. skali i złożoności zasobu SP oraz przeoczenia.
/Starostwo Powiatowe w Stargardzie/
W latach 2022-2024 niezgodnie z regulacjami wewnętrznymi i nierzetelnie przeprowadzono inwentaryzację nierozdysponowanych nieruchomości SP, która nie ujawniła błędnych wpisów i braków w zasobie SP.
(…)
W ewidencji pozabilansowej w latach 2022-2024 nie ujęto wszystkich nieruchomości budynkowych i lokalowych SP oraz nieruchomości gruntowych objętych postępowaniami komunalizacyjnymi, co do których nie zostały wydane ostateczne decyzje potwierdzające nabycie nieruchomości, w tym: w 2022 r. – 26 i w 2024 r. – 20 nieruchomości.
Rzetelnie prowadzona ewidencja na koncie pozabilansowym 010-12 powinna obejmować wszystkie nieruchomości SP, którymi gospodaruje Starosta. Rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja nieruchomości SP na koniec roku ujawniłaby wszelkie niezgodności / różnice, które po dokonaniu stosownych korekt zapewniałyby ujęcie w ewidencji pozabilansowej całego powierzonego Staroście mienia SP.
(…)
Inwentaryzację nierozdysponowanych nieruchomości SP przeprowadzono niezgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 lit. j regulacji wewnętrznych w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym:
1) W 2023 r. do „Protokołu weryfikacji aktywów i pasywów” z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów metodą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości (weryfikacja sald) wg stanu na 31 grudnia 2023 r. oraz drogą potwierdzenia sald wg stanu na 31 grudnia 2023 r.” został załączony dokument pn. „Dane uzupełniające”, w którym środki trwałe obce – pozabilansowe „Nieruchomości SP zarządzane przez Starostę” na koncie 010-12 wykazano w wysokości 1 001 266 266,60 zł (do kontroli nie przedłożono innej dokumentacji z inwentaryzacji w 2023 r.). Wartość nieruchomości SP na koncie pozabilansowym 010-12 w 2022 r. była taka sama. Natomiast według danych ze sprawozdania z gospodarowania nieruchomościami w zasobie SP za 2023 r. dziewięć nieruchomości o łącznej powierzchni 1,4458 ha zostało sprzedanych oraz 29 nieruchomości o łącznej powierzchni 10,8307 ha zostało skomunalizowanych. W związku z powyższym przeprowadzona rzetelnie weryfikacja nierozdysponowanych nieruchomości SP z odpowiednimi dokumentami źródłowymi w 2023 r. powinna wykazać wartość nieruchomości SP inną niż w 2022 r.
2) W przeprowadzonych inwentaryzacjach nieruchomości SP (w 2022 r. i 2024 r.) inwentaryzacją nie objęto wszystkich nieruchomości budynkowych i lokalowych oraz nieruchomości objętych postępowaniami komunalizacyjnymi w 2022 r. – 26 w 2024 r. – 20 (z 65 badanych).
Inwentaryzacja nieruchomości SP powinna być przeprowadzona zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w drodze weryfikacji zapisów w ewidencji finansowo-księgowej z dokumentacją źródłową.
Wicestarosta wyjaśnił: Sprawdzanie stanu posiadanych nieruchomości SP, w tym wprowadzanie zmian, odbywało się na zasadzie weryfikacji ciągłej, tj. zmiany były dokonywane na bieżąco, w ciągu całego roku, każdorazowo w przypadku zaistnienia przesłanek wymagających aktualizacji danych oraz uzgadnianej na dzień 31 grudnia danego roku. (…) Weryfikacja polegała m.in. na: analizie aktualności danych ewidencyjnych, wartości nieruchomości, monitorowaniu zmian własnościowych i władania, bieżącej rejestracji zmian wynikających z decyzji administracyjnych, orzeczeń sądowych lub innych zdarzeń prawnych mających wpływ na stan prawny i faktyczny nieruchomości. W bazie prowadzonej w latach 2022-2024 w sposób ręczny, sukcesywnie wprowadzano również oznaczenia dotyczące sposobu zagospodarowania nieruchomości (…) Stan zasobu nieruchomości SP był przedstawiony w postaci „Zestawienia zasobu nieruchomości SP….” z podziałem na poszczególne gminy. Zestawienia nieruchomości wraz z oszacowaniem ich wartości były przekazywane do Wydziału Finansowego w celu wprowadzenia do ewidencji pozabilansowej.
Naczelnik Wydziału Gospodarki Mieniem z upoważnienia Starosty wyjaśniła: W latach 2022-2024 nie przeprowadzono inwentaryzacji nierozdysponowanych budynków i lokali SP drogą ich spisu ilości z natury. Inwentaryzacja tego typu została zaplanowana w czwartym kwartale 2025 roku. Powyższe wynikało m.in. ze zmian w przepisach prawa i zwiększonej liczby spraw wymagających rozpatrzenia oraz zmian kadrowych w wydziale. Podczas rozpatrywania bieżących spraw, merytoryczny pracownik zawsze dokonuje wizji w terenie nieruchomości, której sprawa dotyczy. Z uwagi na rozproszenie zasobu SP na dużym obszarze powiatu oraz ilość nieruchomości, preferowaną formą weryfikacji zasobu jest przegląd danych EGiB, która umożliwia dostęp do informacji o charakterze zagospodarowania, w tym o istnieniu zabudowy.
Zdaniem NIK, inwentaryzacja przeprowadzona zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w sposób rzetelny powinna ujawnić braki w zasobie SP.
/Starostwo Powiatowe w Kamieniu Pomorskim/
W Starostwie nie opracowano zasad przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa i gospodarowanych przez Starostę.
Przyczynę braku takich zasad Starosta wyjaśnił tym, że przepisy o rachunkowości nie nakładają obowiązku inwentaryzacji kont pozabilansowych, ponieważ nie są one składnikiem aktywów ani pasywów firmy. Jednostka sama może nałożyć na siebie ten obowiązek poprzez zapis w swojej polityce rachunkowości lub instrukcji inwentaryzacyjnej.
(…)
Analiza zapisów inwentaryzacyjnych w 2024 r. wykazała, że inwentaryzacją objęto 640 nieruchomości Skarbu Państwa, nie zinwentaryzowano natomiast 831 nieruchomości Skarbu Państwa, wyszczególnionych w sprawozdaniu z gospodarowania tymi nieruchomościami za 2024 r. jako niezagospodarowane.
(…)
W Starostwie nie przeprowadzono pełnej inwentaryzacji nieruchomości Skarbu Państwa odstępując od inwentaryzacji 831 nierozdysponowanych nieruchomości Skarbu Państwa, pomimo wynikającego z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którym jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację gruntów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Starosta wyjaśnił, że nie zostały zinwentaryzowane z uwagi na brak określonej wartości przedmiotowych nieruchomości.
W ocenie NIK, Starosta realizując wynikający z art. 12 ugn obowiązek gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki, powinien zapewnić wycenę tych nieruchomości, a następnie dokonać pełnej inwentaryzacji tych nieruchomości w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości.
/Starostwo Powiatowe w Sieradzu/
Inwentaryzacja nierozdysponowanych nieruchomości SP w latach 2022-2024 była przeprowadzana (bez porównania z odpowiednimi dokumentami źródłowymi) na podstawie ewidencji pozabilansowej gruntów w trwałym zarządzie, budynków, budowli oraz ewidencji nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste – w których to ujęto wartości bilansowe nieruchomości, a także na podstawie ewidencji pozabilansowej nierozdysponowanych nieruchomości SP – w której zdecydowana większość nieruchomości nie posiadała określonej wartości. Z przeprowadzonych czynności nie sporządzono protokołów końcowych z wyników inwentaryzacji.
(…)
Coroczna inwentaryzacja nierozdysponowanych nieruchomości SP została przeprowadzona bez porównania z odpowiednimi dokumentami źródłowymi, co stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 urach, zgodnie z którym inwentaryzacja gruntów Skarbu Państwa przeprowadzana powinna być stosownie do przepisów urach dotyczących tych składników majątku, tj. w przypadku gruntów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi. Nie inwentaryzowano także nieruchomości Skarbu Państwa dla których nie założono jeszcze księgi wieczystej, które identyfikowane były przez Starostę poprzez ujmowanie w odrębnym od zasobu rejestrze. Ponadto wbrew postanowieniom art. 27 urach zrealizowane czynności jak i wyniki inwentaryzacji nie zostały odpowiednio udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych w sposób umożliwiający potwierdzenie ich prawidłowości.
W 2025 r. z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych za 2024 r. nie sporządzono także protokołów końcowych z wyników inwentaryzacji wymaganych Zarządzeniem nr 64 Starosty Wieluńskiego z dnia 30 września 2024 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Wieluniu.
Jak wyjaśnił Starosta, inwentaryzacja została przeprowadzona na podstawie dokumentów otrzymanych i prowadzonych przez wydział merytoryczny, który z kolei prowadzi ją na podstawie bardzo obszernych dokumentów źródłowych, wymagających wiedzy merytorycznej. Zgodnie z zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej w Starostwie (Zarządzenie nr 64 z 30-09-2024 r.), § 12 pkt. 3 „Inwentaryzacji drogą porównania, weryfikacji i oceny realności sald pracownicy Wydziału Finansowo-Księgowego, prowadzący podlegające weryfikacji konta analityczne lub syntetyczne, obowiązkowo wspomagani są przez właściwych dla danego konta pracowników z innych komórek merytorycznych”. Na dzień inwentaryzacji otrzymane dokumenty uznano za prawidłowe, a na dowód przeprowadzonej inwentaryzacji co roku sporządzano protokół weryfikacji środków trwałych, będących w ewidencji pozabilansowej, który jest traktowany jako protokół końcowy z wyniku inwentaryzacji. Odnośnie nieinwentaryzowania nieruchomości bez założonej księgi wieczystej, Starosta wyjaśnił, iż nieruchomości te nie zostały włączone do ewidencji pozabilansowej, z uwagi na ustalone wcześniej w Starostwie, przez poprzednich pracowników zasady tj. „nie ewidencjonowaliśmy nieruchomości, którymi z uwagi na brak dokumentów nie jesteśmy w stanie gospodarować”, co w konsekwencji doprowadziło do ich niezinwentaryzowania.
NIK zauważa, iż w świetle rozbieżności jakie ustalono w toku kontroli pomiędzy ewidencją zasobu nieruchomości a EGiB, inwentaryzacja ta nie spełniła swojej funkcji. W toku jej przeprowadzenia nie wykryła różnic i błędów pomiędzy EGiB a zasobem nieruchomości SP jak i w samym zasobie, gdyż taka forma inwentaryzacji opierała się jedynie na zestawieniu danych, które były zawarte w jednym dokumencie źródłowym – ewidencji ilościowej nierozdysponowanych nieruchomości SP. Dokumentacja przedstawiona do kontroli, mająca potwierdzić inwentaryzację, nie zawierała odwołania do dokumentacji źródłowej, a także informacji ile nieruchomości zinwentaryzowano oraz jakie dokumenty źródłowe stanowiły podstawę czynności.
(…)
W ewidencji pozabilansowej Powiatu Skierniewickiego nie ujęto wartości wszystkich nierozdysponowanych nieruchomości SP i w konsekwencji nieprawidłowo przeprowadzono inwentaryzację tych nieruchomości. Wprawdzie Starosta podejmował działania celem uregulowania stanu prawnego nierozdysponowanych nieruchomości SP, jednak nie sprawował należytego nadzoru i kontroli nad zagospodarowaniem nierozdysponowanych gruntów SP, w celu niedopuszczenia do zasiedzenia tych nieruchomości, co potwierdziły stwierdzone podczas kontroli przypadki gospodarowania nieruchomością SP przez podmiot niedysponujący tytułem prawnym do nieruchomości.
/Starostwo Powiatowe w Wieluniu/
W Starostwie nierzetelnie przeprowadzano inwentaryzację nieruchomości Skarbu Państwa, bowiem nie objęto nią:
– w kolejnych latach odpowiednio: 154, 176 i 173 działek przeznaczonych do komunalizacji, w tym: 95, 80 i 100 na podst. art. 13 ust. 2 i 4 ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa oraz 59, 96 i 73 – na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy komunalizacyjnej:
– w 2022 r. – 19 działek ujętych w ewidencji zasobu jako oddane w dzierżawę i użytkowanie w 2022 r., a w latach 2023 i 2024- 16 takich działek;
– w latach 2022 i 2023 – dwóch działek102 omyłkowo nieujętych w zasobie, a w 2024 r. – jednej z tych działek
W odniesieniu do nieruchomości przeznaczonych do komunalizacji, Starosta wskazał na przyczyny analogiczne do powołanych w przypadku braków w ewidencji pozabilansowej. Pozostałe braki Starosta wyjaśnił omyłką.
/Starostwo Powiatowe w Łodzi/
Źródło: https://www.nik.gov.pl/kontrole/P/25/069/
Zdjęcie: AI
