Nierzetelna inwentaryzacja budynków i obiektów budowlanych
Według danych w ewidencji środków trwałych IRZiBŻ PAN na dzień 1 stycznia 2020 r. oraz 30 czerwca 2025 r. w grupie 1 (budynki i lokale, spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego i użytkowego) znajdowało się łącznie 120 i 129 środków trwałych, z tego: w Instytucie – cztery budynki, w Stacji Badawczej w Popielnie (przejętej przez IRZiBŻ PAN w kwietniu 2016 r.) – odpowiednio 116 i 125 budynków i obiektów budowlanych.
Inwentaryzacje środków trwałych za 2020 r. i 2024 r. zostały przeprowadzone w Stacji Badawczej w Popielnie z naruszeniem art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, bowiem nie przeprowadzono ich w oparciu o stan faktyczny, w konsekwencji czego nie zostały ujawnione różnice w stosunku do danych wynikających z ewidencji środków trwałych.
Inwentaryzację okresową za 2020 rok przeprowadzono w ciągu jednego dnia. Komisja inwentaryzacyjna składająca się z przewodniczącego i dwóch członków – w arkuszu spisu z natury zawierającym łącznie 372 pozycje potwierdziła rozpoczęcie i zakończenie spisu w dniu 7 stycznia 2021 r. Spisem objęto m.in. 116 budynków, lokali i obiektów budowlanych. Inwentaryzacja nie wykazała różnic z danymi w ewidencji środków trwałych. Tymczasem, zgodnie z danymi wynikającymi z treści ksiąg wieczystych oraz ewidencji gruntów i budynków zamieszczonych na stronie geoportal.gov.pl, w dyspozycji Stacji Badawczej w Popielnie znajdowało się (wg stanu na 1 stycznia 2020 r.) łącznie 149 budynków i obiektów budowlanych, a wg stanu na 1 stycznia 2021 r. – 154. Niezależnie od powyższego Kierownik Stacji Badawczej w Popielnie zlecając w 2020 r. przeprowadzenie okresowych przeglądów technicznych załączył do umowy wykaz 153 budynków i obiektów budowlanych.
Do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej za 2024 rok powołano czteroosobową komisję inwentaryzacyjną i zespół spisowy składający się z dwóch osób w Stacji Badawczej w Popielnie. Wszystkie arkusze spisowe (łącznie 43) podpisane przez członków komisji inwentaryzacyjnej objęły m.in. 125 pozycji stanowiących środki trwałe takie jak budynki i lokale, obiekty budowlane. W sprawozdaniu z 20 marca 2025 r. odnotowano m.in., że w trakcie spisu z natury komisja nie stwierdziła nieprawidłowości w arkuszach spisowych Stacji Badawczej w Popielnie, nie wniosła żadnych uwag do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji oraz nie zgłosiła wniosków pokontrolnych. Odnotowano także, że nie wystąpiły różnice inwentaryzacyjne. Tymczasem, zgodnie z danymi wynikającymi z treści Ksiąg wieczystych oraz ewidencji gruntów i budynków zamieszczonych na stronie geoportal.gov.pl, w dyspozycji Stacji Badawczej w Popielnie (wg stanu na 1 stycznia 2024 r.) było łącznie 164 budynków i obiektów budowlanych. Kierownik Stacji Badawczej zlecając zaś przeprowadzenie okresowych przeglądów technicznych załączył do umowy wykaz zawierający łącznie 151 budynków i obiektów budowlanych.
Nierzetelna ewidencja środków trwałych
Nierzetelnie prowadzono ewidencję środków trwałych w IRZiBŻ PAN, bowiem nie odzwierciedlała ona stanu faktycznego w zakresie środków ujętych w grupie 1 Klasyfikacji Środków Trwałych (budynki i lokale, spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego i użytkowego). W latach 2020-2024 wykazano na 1 stycznia odpowiednio 120 pozycji (2020 r. i 2021 r.), 123 (2023 r.), 130 (2024 r.) oraz 129 na 30 czerwca 2025 r. Tymczasem według danych wynikających z ksiąg wieczystych oraz informacji ze strony geoportal.gov.pl w zasobach Instytutu było odpowiednio 149 budynków i budowli (w 2020 r.), 154 (w 2021 r.) 159 (2022–2023) i 164 (w 2024 r. i według stanu na 30 czerwca 2025 r.).
Ponadto w ewidencji środków trwałych (wg stanu na 10 grudnia 2025 r.) nie ujęto budynku przy ul. Trylińskiego 18 w Olsztynie (tj. nowej siedziby Instytutu). Instytut uzyskał pozwolenie na jego użytkowanie w listopadzie 2024 r. pod warunkiem usunięcia nieprawidłowości wykazanej w stanowisku Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej
w Olsztynie (dalej: Komendant Miejski PSP) w terminie do 30 czerwca 2025 r. Komendant Miejski PSP w czerwcu 2025 r. nie wniósł sprzeciwu ani uwag w sprawie uzyskania pozwolenia na użytkowanie tego obiektu, a o tym fakcie został poinformowany PINB.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2414) w § 12 ust. 3 stanowi m.in., że zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania.
