Na podstawie wystąpienia pokontrolnego RIO w Łodzi z 14 września 2026 r. można wyodrębnić kilkanaście nieprawidłowości dotyczących inwentaryzacji według stanu na 31 grudnia 2025 r. Poniżej przedstawiam je szczegółowo, zachowując ustalenia RIO.
1. Brak oświadczenia wstępnego osoby materialnie odpowiedzialnej
Zespół spisowy nie pobrał od Zastępcy Burmistrza, wskazanego w arkuszach jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątku znajdujące się na polu spisowym „Urząd Miasta i Gminy w Kiernozi”, wymaganego oświadczenia wstępnego.
Oświadczenie to miało potwierdzać, że przed rozpoczęciem inwentaryzacji do księgowości przekazano wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe dotyczące składników majątkowych, tak aby zostały one ujęte w ewidencji księgowej. Obowiązek sporządzenia takiego oświadczenia wynikał z § 4 pkt 7 Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 73/2025.
Znaczenie nieprawidłowości: brak oświadczenia osłabiał możliwość upewnienia się, że stan ewidencji księgowej na moment rozpoczęcia spisu odpowiadał faktycznemu stanowi dokumentacji gospodarczej.
2. Nieprawidłowa metoda inwentaryzacji składników przekazanych innemu podmiotowi
Na arkuszu spisowym nr 16 wykazano składniki majątkowe znajdujące się na terenie Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łowiczu, m.in. łóżeczka dziecięce przekazane wcześniej temu podmiotowi do użytkowania.
RIO wskazała, że takich składników nie należało inwentaryzować poprzez spis z natury przeprowadzany przez gminny zespół spisowy. Składniki powierzone kontrahentowi powinny być objęte inwentaryzacją poprzez uzyskanie od kontrahenta potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach stanu aktywów, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Istota błędu: zastosowano niewłaściwą metodę inwentaryzacji w stosunku do charakteru składnika majątkowego.
3. Arkusz nr 42 dotyczący 19 samochodów nie został prawidłowo sporządzony
Na arkuszu spisu z natury nr 42 wykazano 19 samochodów osobowych o łącznej wartości 476.729,04 zł.
RIO stwierdziła, że dokument:
- nie zawierał informacji o osobie odpowiedzialnej materialnie za spisywany majątek,
- nie został podpisany przez członków zespołu spisowego.
Co więcej, z notatki sporządzonej przez członków zespołu wynikało, że podczas inwentaryzacji pojawiły się wątpliwości co do istnienia części środków trwałych ujętych wcześniej w ewidencji i arkuszach spisowych.
Jednocześnie składniki te zostały wpisane do arkusza, mimo że – jak wynikało z ustaleń RIO – nie zostało wcześniej bezpośrednio potwierdzone ich faktyczne istnienie na danym polu spisowym. Było to sprzeczne z zasadą wynikającą z § 5 pkt 12 Instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którą składnik powinien być wpisany do arkusza bezpośrednio po ustaleniu jego rzeczywistej ilości.
4. Dokonywanie zmian w arkuszu przez osobę, która nie uczestniczyła w spisie
Na arkuszu nr 18 dopisano dwa biurka o łącznej wartości 630 zł. Korekty dokonał pracownik odpowiedzialny za wycenę składników majątkowych, który nie uczestniczył w czynnościach spisowych.
RIO uznała taki sposób modyfikacji dokumentacji za nieprawidłowy, ponieważ osoba nieuczestnicząca w spisie nie posiadała bezpośredniej wiedzy o faktycznym stanie składników na danym polu spisowym. W konsekwencji podważało to wiarygodność dokumentacji dokumentującej wyniki spisu.
5. Brak numerów inwentarzowych na części arkuszy
W części arkuszy spisu z natury nie wskazano numerów inwentarzowych spisywanych składników majątkowych.
RIO wskazała, że obowiązek ten wynikał wprost z § 5 pkt 13 ppkt h Instrukcji inwentaryzacyjnej.
Skutek praktyczny: utrudniało to jednoznaczne powiązanie konkretnego składnika fizycznie stwierdzonego podczas spisu z odpowiadającą mu pozycją ewidencji środków trwałych.
6. Nieprawidłowe oznaczenie arkuszy spisowych
Arkusze spisu zostały oznaczone numerami, ale bez dodatkowego oznaczenia uniemożliwiającego ich zamianę.
RIO wskazała, że arkusze spisu z natury były – zgodnie z § 5 pkt 1 ppkt 11 Instrukcji inwentaryzacyjnej – drukami ścisłego zarachowania. Ich oznaczenie powinno zatem zapewniać odpowiednią kontrolę nad wykorzystaniem dokumentacji.
7. Nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania z przebiegu spisu
Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury z 31 grudnia 2025 r. odnosiło się wyłącznie do pozostałych środków trwałych, mimo że w rzeczywistości spisem objęto również:
- ruchome i dostępne oglądowi środki trwałe,
- środki pieniężne,
- druki ścisłego zarachowania,
- materiały znajdujące się w magazynie.
Ponadto sprawozdanie nie zawierało informacji o:
- trudnościach napotkanych podczas inwentaryzacji,
- innych istotnych okolicznościach mogących wpływać na ustalenie i rozliczenie wyników inwentaryzacji.
RIO powiązała to z naruszeniem art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
8. Stosowanie weryfikacji zamiast spisu z natury dla ruchomych środków trwałych
Jedną z istotniejszych nieprawidłowości było objęcie metodą weryfikacji części ruchomych składników majątkowych, które mogły zostać bezpośrednio spisane z natury.
W wykazach dotyczących konta 011 znalazły się m.in.:
- agregat prądotwórczy – oczyszczalnia – 78.763,92 zł,
- elektrokardiograf – 6.551,40 zł,
- podgrzewacz – ośrodek zdrowia – 32,20 zł,
- monitor interaktywny – 30.366,24 zł,
- urządzenie wielofunkcyjne – 20.295,00 zł.
RIO wskazała, że zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości środki trwałe powinny być inwentaryzowane drogą spisu ich ilości z natury, a następnie poprzez wycenę, porównanie z księgami oraz wyjaśnienie i rozliczenie różnic.
Weryfikacja nie może być traktowana jako dowolna alternatywa dla spisu z natury – stosuje się ją w sytuacjach przewidzianych ustawą, m.in. gdy przeprowadzenie spisu lub uzgodnienie salda z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe.
9. Weryfikacją objęto również całe salda kont, mimo zastosowania innych metod
RIO stwierdziła, że w całości metodą weryfikacji zinwentaryzowano salda kont 011, 013 i 130, mimo że składniki ujęte na tych kontach były już częściowo lub całkowicie inwentaryzowane innymi metodami – poprzez spis z natury albo potwierdzenie salda.
W protokołach weryfikacji uznano jednocześnie, że salda są prawidłowe.
Taki sposób postępowania był niezgodny z konstrukcją art. 26 ust. 1 pkt 1–3 ustawy o rachunkowości, który przypisuje konkretne metody do poszczególnych kategorii aktywów i pasywów.
10. Brak udokumentowania porównania ewidencji księgowej z ewidencją zasobu nieruchomości
W odniesieniu do nieruchomości RIO wskazała, że nie udokumentowano czynności pozwalających na porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiedniego gminnego zasobu nieruchomości.
Wymóg taki wynikał z § 8 ust. 1 właściwego rozporządzenia dotyczącego rachunkowości i planów kont.
Nie chodziło więc wyłącznie o fizyczne stwierdzenie nieruchomości, lecz również o udokumentowanie zgodności danych majątkowych pomiędzy odpowiednimi ewidencjami.
11. Niejednoznaczne nazwy środków trwałych
W wykazach załączonych do protokołów weryfikacji salda konta 011 występowały nazwy, które nie pozwalały na jednoznaczną identyfikację konkretnego środka trwałego.
RIO podała przykładowo:
- „utwardzenie destruktem dróg dojazdowych” – 153.539,07 zł,
- „telekomunikacja Kiernozia” – 2.000,00 zł,
- „Stępów” – 30.341,50 zł.
Taki opis nie pozwalał jednoznacznie ustalić, jaki konkretny obiekt stanowi środek trwały ani zweryfikować jego:
- istnienia,
- kompletności,
- przydatności do użytkowania.
Jest to szczególnie istotne w kontekście inwentaryzacji, ponieważ prawidłowy opis składnika musi umożliwiać jego identyfikację i powiązanie z dokumentacją księgową.
12. Dokumentacja końcowa stwierdzała zgodność, mimo występowania sygnałów o różnicach
Bardzo istotne ustalenie RIO dotyczyło dokumentów:
- „rozliczenie końcowe wyników inwentaryzacji”,
- „sprawozdanie z inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją poprzez spis z natury lub potwierdzenie salda”.
Dokumenty te wskazywały na zgodność zinwentaryzowanych aktywów i pasywów ze stanem księgowym, pomimo licznych informacji zawartych w arkuszach spisowych, które wskazywały na występowanie różnic inwentaryzacyjnych albo nieprawidłowy przebieg czynności. Dokumenty te zostały zaakceptowane przez Burmistrza.
To jest jedna z najpoważniejszych kwestii w całym zakresie inwentaryzacji, ponieważ podstawowym celem inwentaryzacji jest:
- ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- porównanie go ze stanem księgowym,
- wyjaśnienie stwierdzonych różnic,
- ich rozliczenie.
13. Nieprawidłowa weryfikacja salda rachunku bankowego
W protokole weryfikacji nr 8 dotyczącym konta 130 wskazano zgodność danych księgowych z dowodami księgowymi, w tym saldo konta 130-3 po stronie Wn w wysokości 12.071,00 zł.
Saldo to jednak nie zostało potwierdzone przez bank prowadzący rachunki jednostki.
W tym przypadku problem dotyczył zatem zastosowania właściwej metody inwentaryzacji aktywów pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych – wymagane jest uzgodnienie/potwierdzenie salda z bankiem, a nie zastępowanie tej czynności wewnętrzną weryfikacją dokumentów.
Opracowano (z użyciem AI) na podstawie: https://bip.lodz.rio.gov.pl/artykul/250/3535/m-gm-kiernozia-kontrola-kompleksowa-przeprowadzona-przez-rio-w-lodzi-zakonczona-w-2026r
Zdjęcie: AI
