Na stronie głównej Ministerstwa Finansów znajduje się odwołanie do zagadnień związanych z inwentaryzacją w czasie Covid-19.
Ministerstwo Finansów odwołuje się m.in. do Rekomendacji Komitetu Standardów Rachunkowości (zobacz więcej: https://inwentaryzacja.info.pl/2020/12/inwentaryzacja-w-czasie-covid-19-rekomendacje-komitetu-standardow-rachunkowosci/) a także odpowiada na kilka pytań.
Oto one:
Pytanie nr 3
Czy przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzania, zatwierdzenia, udostępniania i przekazywania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. z 2020 r., poz. 570) w zakresie przesunięcia terminu przeprowadzenia inwentaryzacji mają zastosowanie do terminu zakończenia spisu z natury w jednostkach budżetowych?
Odpowiedź:
Z uwagi na fakt, że w jednostkach budżetowych rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to przepisy § 3 ww. rozporządzenia nie odnoszą się do jednostek budżetowych. Przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie do obowiązków dotyczących roku obrotowego kończącego się po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed dniem 31 marca 2020 r. (§ 10 ww. rozporządzenia). W przypadku jednostek budżetowych termin zakończenia spisu z natury upłynął 15 stycznia 2020 r.
Pytanie nr 4
Czy pandemia Covid-19 może być uzasadnieniem do przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury?
Odpowiedź:
Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku. Należy podkreślić, że systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji prowadzona jest w celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki.
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) – zwana dalej „uor” wskazuje w art. 26 ust. 1, aby jednostki przeprowadzały inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.
Ustawa ta zawiera równocześnie w zakresie inwentaryzacji pewne uproszczenia wskazane w art. 26 ust. 3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację wymienionych w tym przepisie składników majątku przeprowadzono odpowiednio: raz w roku, w ciągu 2 lub w ciągu 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na przestrzeni poszczególnych lat (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz, że w wyznaczonym okresie (np. na przestrzeni 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki.
Inwentaryzację przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji).
Wskazana w zapytaniu forma inwentaryzacji w drodze spisu z natury dotyczy aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie (art. 26 ust.1 pkt 1 uor). Natomiast inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych a także aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).
Mając powyższe na uwadze, jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.
Skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w ww. art. 26 ust. 1 pkt 3 uor (tj. przeprowadzenie w miejsce spisu z natury inwentaryzacji metodą weryfikacji) powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Wydaje się, że jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc.
Jednocześnie zauważenia wymaga, że ww. ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Wobec tego, każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID – 19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.
Pytanie nr 2
Dzień bilansowy spółki akcyjnej przypada 31 marca 2020 r. Czy zgodnie z rozporządzeniem zyskaliśmy więcej czasu na przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu w tym roku? Dodam, że w naszej jednostce nie korzystamy z prawa do odpisania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu.
Odpowiedź:
Termin i częstotliwość inwentaryzacji przeprowadzanej na ostatni dzień każdego roku obrotowego uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1).
W Państwa przypadku termin ten upływał z dniem 15 kwietnia 2020 r, a zatem termin zakończenia. inwentaryzacji może ulec przesunięciu o 90 dni.
Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – gdyż dla nich termin przeprowadzenia inwentaryzacji upłynął z dniem 15 stycznia 2020 r. (termin wykonania obowiązków upłynął przed dniem 31 marca 2020 r.) i nie uległ przedłużeniu.
Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/jednostki-sektora-prywatnego-oraz-jednostki-sektora-finansow-publicznych-z-osobowoscia-prawna-z-wylaczeniem-jednostek-dzialajacych-na-rynku-finansowym oraz https://www.gov.pl/web/finanse/jednostki-sfery-budzetowej—pytania-i-odpowiedzi
