Przez wiele lat, praktyką wielu jednostek, było przechowywanie faktur związanych z zakupem środków trwałych w innym miejscu niż dokument OT tj. razem z innymi fakturami kosztowymi. W praktyce oznaczało to, że po upływie 5 lat wszystkie faktury, w tym i te związane ze środkami trwałymi, mogły być zutylizowane – i często spotykał je taki los.
Zapisy art. 74 ustawy o rachunkowości (bo to ten przepis reguluje zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych) nie odnoszą się bezpośrednio do faktur kosztowych, faktur związanych z zakupem środków trwałych, a także nie odnoszą się bezpośrednio do dokumentów OT. W/w dokumenty mieszczą się w katalogu określonym w art. 74 ust. 2, pkt 8 tj. „pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy”. A zatem bezsprzecznym jest okres 5 letni, jak również bezsprzeczne jest określenie od kiedy liczy mowy 5 letni okres – w art. 74, ust. 3 wskazano, że „oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą”.
Jeżeli zatem mamy „zwykłą” fakturę kosztową ujmującą koszty poniesione przez jednostkę np. 2 lipca 2021 roku to okres 5 lat będziemy liczyć od 1 stycznia 2022 roku. Tutaj nie mamy żadnych wątpliwości.
Inaczej wygląda sprawa z wszystkimi dokumentami (tj. fakturami, protokołami, decyzjami, OT) związanymi ze środkami trwałymi. Ich wpływ na ewidencję księgową (i sprawozdawczość) ma dwojaki charakter. Po pierwsze są podstawą do ujęcia środków trwałych na koncie 011 (ewentualnie 013, itd.) począwszy od pierwszego dnia przyjęcia go do użytkowania – i stan taki trwa do dnia likwidacji i sporządzenia dokumentu LT. Po drugie – w czasie dokonywania odpisów umorzeniowych stanowią podstawę do obciążenia wynik finansowy, a po ustaniu amortyzacji, kwota ta pozostaje na koncie 072.
Oznacza to, że okres 5 letni liczymy dopiero od momentu likwidacji i sporządzenia dokumentu LT. Gdyby taka likwidacja odbyła się np. 2 lipca 2021 roku (i dotyczyła np. środka trwałego zakupionego w 1997 roku) to okres 5 lat będziemy liczyć od 1 stycznia 2022 roku. Tutaj nie mamy również żadnych wątpliwości.
Ktoś powie – no dobrze, ale dokument OT mam – nie wynika z w/w przepisów obowiązek przechowywania faktur, czy innych dokumentów. Tutaj pozwolę sobie odpowiedzieć cytatem, usłyszanym od znajomej głównej księgowej: „Jak to nie muszę przechowywać faktur? A jak ja potem udowodnię jaka jest wartość początkowa środka trwałego?”.
Pośrednio również obowiązek ten wynika również z zapisów art. 26 ustawy o rachunkowości – a dokładniej z obowiązku dokonania inwentaryzacji metodą weryfikacji z odpowiednimi dokumentami. Trudno sobie bowiem wyobrazić weryfikację z odpowiednimi dokumentami (źródłowymi) w 2021 roku środka trwałego zakupionego w 1997 roku, gdy dokumenty źródłowe zlikwidowaliśmy w 2003 roku.
A o tym, że jednak trzeba dokonywać weryfikacji z odpowiednimi dokumentami środków trwałych pisało w ubiegłym roku Ministerstwo Finansów https://inwentaryzacja.info.pl/2021/02/czy-w-roku-w-ktorym-nie-przypada-termin-inwentaryzacji-srodkow-trwalych-na-terenie-strzezonym-nalezy-dokonac-inwentaryzacji-tych-srodkow-w-formie-weryfikacji/
Pamiętajmy o tym, aby obowiązkowo przechowywać całą dokumentację związaną ze środkami trwałymi. Dokument OT to niestety za mało.
Piotr Rybicki
Dołącz do grupy na FB
