1. W przypadku czynności inwentaryzacyjnych stwierdzono następujące uchybienia:
− brak możliwości sprawdzenia zgodności pobranych do inwentaryzacji arkuszy spisowych z ewidencją druków ścisłego zarachowania;
− na arkuszach spisowych pozycja „sprawdził” nie była wypełniana;
− nie przedłożono kontrolującym oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki mienia zarówno przed rozpoczęciem spisu, jak również po jego zakończeniu. W § 14 obowiązującej w jednostce Instrukcji określającej gospodarkę majątkiem trwałym, inwentaryzację majątku i zasady odpowiedzialności za powierzone mienie wskazano, że przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za powierzone mienie składa oświadczenie (wzór – załącznik nr do niniejszej instrukcji). Po zakończeniu spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem powinna złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, że brała czynny udział w inwentaryzacji powierzonych składników majątkowych oraz że spisem z natury objęto wszystkie składniki majątkowe (załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji);
− na niektórych arkuszach spisowych brak było klauzuli „Spis zakończono na poz. …”; nie wykreślono również wolnych pozycji, co umożliwiało dopisanie bądź wykreślenie pozycji na arkuszu;
− nie przedłożono dokumentacji potwierdzającej rozliczenie inwentaryzacji (sprawozdanie/protokół); − nie przedłożono kontrolującym dokumentacji potwierdzającej inwentaryzację druków ścisłego zarachowania (w dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji znajdował się jedynie protokół z komisyjnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania). Należy wskazać, że zespół spisowy powinien dokonać czynności spisu druków ścisłego zarachowania i faktycznego ich przeliczenia, a także weryfikacji ich stanu wynikającego z książki druków ścisłego zarachowania;
− analizując zapisy na arkuszach spisu stwierdzono zapisy typu „przebudowa drogi (…)”, „nawierzchnia asfaltowa”, „przebudowa/budowa drogi (…), „zwiększenie odnawialnych źródeł energii (…)”, „zagospodarowanie terenu wzdłuż ścieżki pieszo-rowerowej (…)”. Powyższe może świadczyć o tym, że spisu środków trwałych dokonano metodą „przy biurku” na podstawie księgi inwentarzowej środków trwałych;
− w księgach inwentarzowych często posługiwano się ww. nazewnictwem zadań inwestycyjnych. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości – ilekroć mowa o środkach trwałych – rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: a) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, c) ulepszenia w obcych środkach trwałych, d) inwentarz żywy. Zatem nazwy środków trwałych powinny odzwierciedlać rodzaj środka trwałego z jakim mamy do czynienia, a nie rodzaj nakładów jakie na niego poniesiono;
− z przedłożonych kontrolującym arkuszy spisu z natury wynikało, że spisem z natury objęto również niektóre środki trwałe trudno dostępne oglądowi zaewidencjonowane na koncie 011, takie jak: linie kablowe (np. arkusz nr 000445/2021), kanalizacje deszczowe (np. arkusz nr 000446/2021), kanały deszczowe (np. arkusz nr 000017/2021).
Sposób inwentaryzacji przedmiotowych aktywów trwałych został określony w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Ponadto w Instrukcji inwentaryzacyjnej, w § 16 zapisano, że inwentaryzacja aktywów i pasywów, tj. m.in. środków trudno dostępnych oglądowi odbywa się w drodze weryfikacji danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.
————————–
2. Należy wskazać, że stosownie do uregulowań zawartych w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 120) – środki trwałe w budowie inwentaryzowane są corocznie wg stanu na dzień 31 grudnia danego roku metodą weryfikacji czyli porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację ich wartości.
————————–
3. Stwierdzono przypadki nieprawidłowego określenia nazwy środka trwałego – zarówno na dokumencie OT, jak i na karcie środka trwałego. W stosowanym nazewnictwie składników majątkowych często posługiwano się nadaną nazwą zadania inwestycyjnego, w wyniku którego powstał nowy środek trwałych bądź ulepszano istniejący składnik majątku, np.: „Przebudowa ulicy Kochanowskiego w Wieluniu”, „Rewitalizacja zabytkowego centrum Wielunia – odbudowa Baszty Swawola oraz zabezpieczenie murów obronnych”
Przez środek trwały, zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. a ustawy o rachunkowości – rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego. Zatem, środkiem trwałym jest budynek, jak również budowla, a nie ich modernizacja, przebudowa czy remont. Wartość dokonanego ulepszenia – przebudowy/remontu drogi, modernizacji stanowi zwiększenie wartości istniejącego środka trwałego, nie nowy środek trwały – jeżeli spełniona jest dyspozycja art. 31 ust.1 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego – wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.
Modernizacją środka trwałego jest zatem jego ulepszenie polegające na jego unowocześnieniu, poprawieniu stanu i zmiany jego cech bądź przystosowaniu danego środka trwałego w celu zmiany jego przeznaczenia i pełnionej funkcji. Efektem ulepszenia jest zwiększenie wartości użytkowej składnika majątku.
Za modernizację środka trwałego należy uznać wydatki poniesione w celu podniesienia standardu składnika majątku, poprawy jego funkcjonalności, jego rozbudowy (powiększenia w przypadku budynków), a także zmiany jego cech i właściwości poprzez np. adaptację do pełnienia innej, nowej funkcji, co w efekcie prowadzi do zwiększenia wartości.
————————–
4. W zakresie naliczania umorzeń stwierdzono, że dla dwóch obiektów inwentarzowych (oświetlenia ulicznego i bocznicy kolejowej) – szczegółowo opisanych w protokole kontroli – zastosowano nieprawidłowe stawki umorzeniowe, tj. 2,5% zamiast 4,5% (oświetlenie) i 10% zamiast 4,5% (bocznica). Oświetlenie uliczne ujęto w klasyfikacji jako rodzaj 210 – rurociągi, linie telekomunikacyjne i elektroenergetyczne, przesyłowe. Dla oświetlenia – ustalona w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych – stawka amortyzacyjna wynosi 4,5%. Powyższa nieprawidłowość spowodowała zaniżenie dokonanych odpisów umorzeniowych w roku 2021 na łączną kwotę 102.684,36 zł. Z kolei bocznicę kolejową ujęto w klasyfikacji jako rodzaj 221 – drogi szynowe, drogi kolei napowietrznych lub podwieszanych i kolei podziemnych. Dla rodzaju 221 ustalona w załączniku nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stawka amortyzacyjna wynosi 4,5% (za wyjątkiem urządzeń zabezpieczających ruch pociągów, dla których przewidziano stawkę 10%). Przedmiotowa nieprawidłowość spowodowała zawyżenie dokonanych odpisów umorzeniowych w roku 2021 na łączną kwotę 261.635,00 zł.
Klasyfikacja środków trwałych (KŚT) jest usystematyzowanym wykazem środków trwałych (obiektów) służących do celów ewidencyjnych, ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych. Struktura KŚT jest trzystopniowa. Na pierwszym szczeblu podziału klasyfikacyjnego jest 10 jednocyfrowych grup środków trwałych. Grupy środków trwałych dzielą się na drugim szczeblu podziału klasyfikacyjnego na podgrupy, którym nadane zostały symbole dwucyfrowe. Wprowadzono też trzeci szczebel, któremu nadano symbole trzycyfrowe.
Źródło: https://bip.lodz.rio.gov.pl/artykul/239/2937/m-gm-wielun-kontrola-kompleksowa-przeprowadzona-przez-rio-w-lodzi-zakonczona-w-2023-r
