Przeprowadzona inwentaryzacja konta 014 „Zbiory biblioteczne” nie spełnia wymogów prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji drogą weryfikacji, bowiem nie dokonano porównania danych rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
Z protokołu z inwentaryzacji metodą weryfikacji salda z dokumentacją źródłową konta 014 „Zbiory biblioteczne” wynika, że zinwentaryzowano wartość majątku w kwocie 81.812,10 zł, różnic nie stwierdzono i saldo jest zgodne z ewidencją księgową.
W protokole z dnia 17.03.2023 r. wskazano saldo na dzień 31.12.2022 r. wg ewidencji księgowej oraz wg dokumentacji źródłowej. Nie wskazano na podstawie jakiej dokumentacji porównano stan zbiorów bibliotecznych. Do protokołu dołączono wydruk z ewidencji Urzędu Miejskiego „Zestawienie obrotów i sald” dla konta 014 „Zbiory biblioteczne”.
W księgach Urzędu Miejskiego konto 014 „Zbiory biblioteczne” na dzień 31.12.2022 r. wykazuje saldo Wn w kwocie 81.812,10 zł. Z wyjaśnień uzyskanych podczas kontroli wynika, iż w Urzędzie nie funkcjonuje biblioteka zakładowa i fachowa wspierająca realizację zadań zakładu pracy oraz służąca potrzebom doskonalenia zawodowego pracowników a wartość stanowią zbiory biblioteczne użyczone Bibliotece Publicznej im. Stefana Rowińskiego oraz Szkole Podstawowej nr 4.
Kontrolującym oprócz wyjaśnienia nie przedłożono innych dokumentów, nie przedłożono umów przekazania zbiorów bibliotecznych ani ewidencji pomocniczej z której wynikałoby co zostało przekazane.
Zbiory biblioteczne, tak jak pozostały majątek jednostki sektora finansów publicznych, podlegają również kontroli w formie inwentaryzacji. Jednak ze względu na ich szczególny charakter przeprowadza się ją nie na zasadach ogólnych, lecz według przepisów rozporządzenia w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Wszystkie zbiory biblioteczne muszą zostać raz w roku skontrolowane przez ustalenie wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej (księga inwentarzowa) i porównanie jej z wartością wykazywaną na koncie 014 w ewidencji księgowej. W przypadku występowania zbiorów w jednostce, jest ona zobowiązana do zweryfikowania salda na koncie 014, czy wartość zbiorów wynikająca z konta odpowiada wartości w księdze inwentarzowej. Nie jest to jednak inwentaryzacja, która w bibliotekach nazywa się skontrum.
Kierownik Referatu Księgowości Budżetowej wyjaśniła: „Zbiory biblioteczne są w użyczeniu Bibliotece Publicznej im. Stefana Rowińskiego oraz Szkole Podstawowej nr 4. W Urzędzie Miejskim nie funkcjonuje biblioteka zakładowa służąca potrzebom doskonalenia zawodowego pracowników”
Źródło: https://bip.poznan.rio.gov.pl/kategorie/217-2024/artykuly/2848-miasto-ostrow-wielkopolski?lang=PL
