W odpowiedzi na pismo znak FB.3201.1.2024 w sprawie zamknięcia ksiąg rachunkowych szkoły podstawowej, wyjaśniamy, co następuje.
Z nadesłanego do Izby pisma wynika, że Rada Gminy Ropa podjęła uchwałę w sprawie przekształcenia oddziałów przedszkolnych Szkoły Podstawowej Nr 2 w Ropie w Samorządowe Przedszkole w Ropie i utworzenia Zespołu Szkolno – Przedszkolnego Nr 2 w Ropie. Uchwała została podjęta na podstawie art. 92 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 737 ze zm.), z których wynika, że organ prowadzący szkołę podstawową, w której zorganizowano oddziały przedszkolne, może przekształcić te oddziały przedszkolne w przedszkole, a utworzone w ten sposób przedszkole tworzy zespół ze szkołą podstawową, w której dotychczas działały oddziały przedszkolne. Uchwała Rady Gminy w Ropie przewidując, że przekształcenie oddziałów przedszkolnych w przedszkole oraz utworzenie zespołu szkolno – przedszkolnego nastąpi z dniem 1 września 2024., stanowi także, że z dniem 1 września 2024 r. Zespół Szkolno – Przedszkolny Nr 2 w Ropie przejmuje mienie oraz dokumentację Szkoły Podstawowej Nr 2 w Ropie oraz wszelkie zobowiązania i należności tej jednostki, a pracownicy Szkoły Podstawowej stają się pracownikami Zespołu Szkolno – Przedszkolnego.
Analizując ocenę zasadności zamknięcia ksiąg rachunkowych szkoły podstawowej należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.) księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3-3d:
1) na dzień kończący rok obrotowy,
2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
W świetle powyższego księgi rachunkowe Szkoły Podstawowej Nr 2 w Ropie, która zostanie połączona z nowoutworzonym Samorządowym Przedszkolem w Ropie, tworząc nową jednostkę – Zespół Szkolno – Przedszkolny Nr 2 w Ropie, powinny zostać zamknięte na dzień 31 sierpnia 2024 r., czyli na dzień poprzedzający dzień połączenia jednostek i utworzenia zespołu szkolno – przedszkolnego.
Informując o powyższym należy zaznaczyć, że przedstawiane przez Izbę wyjaśnienia, odnoszące się do spraw dotyczących stosowania przepisów o finansach publicznych, są udzielane na podstawie kompetencji wynikających z art. 13 pkt 11 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1325) i nie mają charakteru wiążącego dla podmiotu wnioskującego o przedstawienie wyjaśnienia.
